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A folha de pagamento é um dos itens mais importantes no departamento pessoal de uma empresa. Esse documento tem diversas finalidades, desde as mais operacionais – como, por exemplo, organizar a contabilidade da empresa – até o papel fiscal e contábil.

E a cada mês empresas precisam fazer o fechamento e cálculo de pagamentos do mês dos funcionários. Para isso é necessário inúmeros cálculos que podem ser feitos de forma automática com a plataforma certa.

Por isso, criamos um artigo completo sobre folha de pagamento, com tudo o que você precisa saber sobre legislação, erros mais comuns e como facilitar os processos de folha no dia a dia.

Vem com a gente!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento emitido mensalmente por empresas para seus colaboradores e espelha as informações da jornada de trabalho, fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário em valores. Ela contabiliza todos os valores que a empresa deve aos funcionários, aos prestadores de serviços. Ao final da elaboração da folha de pagamento é emitido o holerite.

O que é o holerite?

O holerite é um documento em que consta as informações salariais e de descontos feitos em folha para o funcionário. Ele funciona como uma comprovação de que o colaborador recebeu o salário devidamente.

No holerite deve conter informações fiscais como:

• Desconto de faltas sem justificativas ou suspensões;
• FGTS;
• INSS;
• Adicional noturno;
• Jornada de trabalho;
• Aviso prévio;
• Plano de saúde e odontológico quando oferecidos;
• Entre outros.

Para que serve a Folha de Pagamento?

‍A folha de pagamento reúne informações do empregado e da empresa, gerando um documento que indica todos os valores de remuneração, impostos, descontos e bonificações dos trabalhadores. Assim, assegura que os colaboradores tenham a sua remuneração recebida corretamente, sem atrasos ou faltas.

Veja abaixo todos os itens que devem constar em uma folha de pagamento:

• Salário do colaborador (valor fixo, determinado em contrato);
• Adicional noturno;
• Adicionais de insalubridade e periculosidade;
• Comissão e bonificações;
• Horas extras;
• Faltas e atrasos registrados no controle de ponto;
• Salário família;
• Vale refeição;
• Vale transporte;
• Contribuição sindical;
• Contribuição com o FGTS;
• Imposto de renda.

Gerir com eficiência a folha de pagamento é um dos pilares para o bom funcionamento da empresa, especialmente para a saúde financeira dos negócios.

Erros cometidos durante a elaboração da folha podem trazer problemas para os colaboradores, além de muitas dores de cabeça para os empregadores. Isso significa que a elaboração da folha de pagamento exige atenção redobrada e expertise.

Como é a discriminação na Folha de Pagamento?

Na folha de pagamento é obrigatório estar discriminado os seguintes dados:

• Nome: do empregado, segurado, autônomo, empresário;
• Serviços prestados;
• Função;
• Cargo;
• Parcelas integrantes da remuneração;
• Parcelas não integrantes da remuneração (por exemplo, ajuda de custo);
• Gozos como salário-maternidade;
• Descontos legais.
• Número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

O que a legislação diz sobre a Folha de Pagamento?‍

De acordo com o Art. 255 do Decreto 3048 – que regulamenta a Previdência Social – todas as empresas são obrigadas a emitir folha de pagamento mensal. Nesse documento, devem constar a remuneração paga, devida ou creditada a todos os funcionários pelo seu serviço.

Além disso, o decreto também estabelece que a companhia deve manter, em cada estabelecimento, uma via da folha e os respectivos recibos de pagamento.

Por fim, a legislação determina que a empresa deve lançar mensalmente os fatos geradores de todas as suas contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos. Esse lançamento deve ser feito de forma discriminada e em títulos próprios da contabilidade da companhia.‍‍

Como é feito o cálculo da folha de pagamento?

O primeiro passo para começar o cálculo da folha de pagamento é ter em mãos as classificações de cargo de cada colaborador, o controle de frequência de trabalho de cada um, e o cálculo em cima das horas trabalhadas.

Para empresas quer possuem banco de horas, é possível fazer o cálculo pela nossa calculadora de banco.

Para fazer o fechamento do espelho ponto e ter o valor de horas trabalhadas de cada um, é indicado um sistema digital como o da Pontomais, em que o fechamento acontece de forma simples, prática e muito rápida.

A partir do fechamento do espelho de ponto, todas as horas trabalhadas, assim como horas extras, faltas, descontos de DSR, atrasos e possíveis adicionais, são extraídos e para a realização do cálculo de folha.

Após o fechamento do espelho de ponto e as informações enviadas para a folha de pagamento, é o momento de calcular os descontos.

Como calcular INSS na folha de pagamento?

O cálculo do desconto de INSS é feito de forma proporcional ao salário nominal (oferecido inicialmente) dos colaboradores. Quanto maior o salário maior o desconto do INSS. Existe um valor mínimo e um teto para esse desconto. São eles:

• Até R$ 1.100,00 o desconto é de 7,5%.
• De R$1.00,01 até R$2.203,48 o desconto é de 9%.
• De R$2.203,49 até R$3.305,22 o desconto é de 12%.
• De R$3.305,23 até R$6.433,57 o desconto é de 14%.

Passo a passo para cálcular o desconto do INSS

Tome como base o valor do salário bruto, por exemplo: R$2500,00 que está na terceira faixa salarial.

• • 1ª faixa salarial: 1.100,00 x 0,075 = 82,50
  • 2ª faixa salarial: [2.203,48 – 1.100,00] x 0,09 = 1.103,48 x 0,09 = 99,31
  • Faixa que atinge o salário: [3.000,00 – 2.203,48] x 0,12 = 796,52 x 0,12 = 95,58

• Total a recolher: 95,58 + 99,31 + 82,50 = 277,40

Com este resultado é possível calcular a alíquota efetiva que se encontra em cerca de 9,25% (277,40 ÷ 2.500,00).

Como calcular IRRF na folha de pagamento?

O cálculo do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) toma como base o salário bruto do colaborador, já com os descontos do INSS, com isso em mãos, se faz o cálculo do IRRF. É necessário também ter como base a tabela de faixa de dedução do IRRF com o valor da base de cálculo.

Tabela de IRRF 2021

Com a tabela em mãos, verifique a faixa em que o colaborador está, após isso basta calcular o valor da alíquota sobre o salário depois disso subtrair a parcela a ser deduzida do imposto.

Como calcular FGTS na folha de pagamento?

O cálculo do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) também toma como base o salário do colaborador. E o que é depositado mensalmente na caixa econômica federal é referente a 8% do valor bruto. Para fazer esse cálculo é necessário ter o valor do salário bruto e saber.

Salário Bruto x 0,08 = FGTS

Como calcular adiantamento de salário no holerite?

O valor do adiantamento do salário obedece ao regime de cada organização, mas de forma geral esse valor é de 40%. Ele é descontado na folha de pagamento sendo pago entre o 15º dia e o 20º dia útil do mês.

Para calcular o valor da porcentagem, quando ele é referente a 40%, basta multiplicar o valor do salário pelo valor da porcentagem, dividir pelos dias do mês (já multiplicado pelos dias trabalhados.

R$(salário) x 0,04 (percentual adiantamento) / 30 (dias do mês) x 6 (dias trabalhados) = R$(valor adiantamento).

Como calcular 13º na folha de pagamento?

O 13º salário é o valor recebido referente a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço do ano correspondente. Para fazer o cálculo, no caso de pessoas que não completaram 12 meses de trabalho é fácil!

Basta dividir o valor do salário pelos 12 meses, já multiplicados pelos meses trabalhados.

R$ (Valor da remuneração) / 12 (meses do ano) X meses trabalhados no período = 13º salário proporcional

Como calcular férias remuneradas na folha de pagamento?

O cálculo de férias exige saber o valor do salário bruto e multiplicar por ⅓ desse valor. O resultado diz respeito ao valor bruto das férias.

• Valor bruto do salário = R$2500,00
• ⅓ do salário bruto = R$750,00
• Total bruto a receber = 3250,00

Quais os descontos feitos em folha?

Desconto do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)

O desconto por INSS, é o valor destinado a seguros beneficiários, como, por exemplo, a aposentadoria, seguro desemprego, auxílio-doença, pensão (em caso de falecimento), entre outros.

O débito para o INSS é um valor descontado em folha mensalmente do trabalhador, CLT ou profissional liberal, e é destinado à garantia de recebimento de benefício se necessário. Ele é calculado com base no valor bruto do salário do trabalhador.

O que é RAT na folha de pagamento?

O RAT – Risco de Acidente de Trabalho – é o seguro obrigatório destinado à cobertura de possíveis resultados de acidentes de trabalho. O valor pago pela empresa desse seguro pode ser de:

• 1% do salário: quando o risco da atividade é considerado leve;
• 2% do salário: quando o risco da atividade é considerado médio;
• 3% do salário: quando o risco da atividade é considerado grave.

O grau do risco é determinado pelo Código de Atividade Econômica em tabela divulgada pelo MTE.

Desconto do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)

O valor do FGTS é depositado por toda empresa, até o dia 7 de cada mês, e ele é destinado ao amparo do colaborador em caso de demissão. O valor do FGTS representa 8% do salário bruto do colaborador e diz respeito ao tempo de serviço prestado.

É importante saber que o FGTS consta na folha de pagamento, porém ele não é um valor descontado do salário do funcionário. E ele precisa constar na folha de pagamento.

Desconto do IRRF (Imposto de Renda Pessoa Física)

O Imposto de Renda Pessoa Física é um desconto determinado pelo governo federal, sobre o rendimento do trabalhador. Ele não é exigido para todos, pois depende do valor salário de cada um. É possível conferir a tabela de valores de salário pelo site da receita federal.

Desconto do VT (Vale Transporte)

O VT é o benefício concedido aos colaboradores que precisam se locomover até o escritório, em que o contratante pode descontar até 6% do salário-base. Se o valor for menor, ele desconta apenas o valor destinado ao transporte.

Desconto do VA ou VR (Vale Alimentação ou Vale Refeição)

O VA e o VR são benefícios concedidos aos colaboradores, por parte da empresa, e podem ou não ser descontados em folha de pagamento. Mas, é necessário constarem no documento.

Desconto de Faltas e atrasos

As faltas não justificadas e atrasos, ou seja, horas faltantes na jornada de trabalho do colaborador, podem ser descontos aplicados em folha. Esses dias ou horas não são contabilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.

As faltas e atrasos aparecem no momento de fechamento do espelho de ponto, por isso vão automaticamente para a folha de pagamento.

Desconto da Contribuição Sindical

A contribuição sindical é um valor, descontado em folha de pagamento do colaborador destinado aos sindicatos responsáveis por garantir os direitos dos trabalhadores. Essa contribuição foi criada para manutenção dos sindicatos.

Ela pode ser obrigatória ou não. O que determinará isso é a filiação do colaborador ao sindicato, sendo a filiação não obrigatória.

Como funciona o desconto de férias no holerite?

Quando um colaborador vai sair de férias, ele recebe uma parte do seu salário adiantado no período de no máximo 2 dias antes a saída das férias. Nesse adiantamento ele possui o desconto do INSS, Imposto de Renda, empréstimos entre outros. Com relação a esse valor na folha de pagamento ele precisa ser registrado, para que aconteçam ajustes salariais no período de férias.

Como fica a folha de pagamento após as férias?

No período de retorno do funcionário o valor recebido será proporcional aos dias trabalhados naquele mês, e não o salário integral. Isso porque ele já recebeu um adiantamento no período anterior.

Se o período das férias for de 30 dias, o colaborador não recebe o valor proporcional por já ter recebido anteriormente.

Como enviar a folha de pagamento no eSocial?

Para fazer o envio da folha em eSocial é necessário passar por alguns passos.

• Cálculo e processamento da folha

Após feitos os cálculos da folha de pagamento é necessário processá-la no seu sistema de RH. A partir do processamento, confira os adicionais e descontos.

• Evento de remuneração

Assim que feito o processamento da folha, é necessário fazer o lançamento do evento da remuneração (S-1200), com data limite até o dia 7 do mês subsequente. O sistema retornará os valores calculados de FGTS e INSS, basta fazer a conferência dos valores com os de eSocial.

Quais os principais erros no fechamento da Folha de Pagamento?‍

Por ser um processo tão importante no dia a dia do Departamento Pessoal, listamos alguns dos maiores desafios da folha de pagamento no dia a dia. Saiba mais:

‍1. Cálculo Errado

Qualquer registro errado no sistema ou planilha pode comprometer seriamente o fechamento da folha de pagamento. Por isso, é fundamental que, ao gerar a folha de pagamento, cada informação seja cuidadosamente verificada e conferida.

Como muitos percentuais incidem sobre a remuneração dos funcionários, erros de cálculo acabam sendo cometidos. É comum encontrar a inserção de informações incorretas referentes a horas extras, adicionais e benefícios, INSS e faltas, levando ao cálculo errado.

Por isso, fique atento a todos os detalhes no momento do cálculo da folha para que nenhum número saia errado e comprometa a remuneração do trabalhador.‍

2. Centralização de Dados

Deixar todas as informações da folha de pagamento concentradas em apenas um computador é um enorme risco para a empresa. Isso porque se o aparelho sofrer algum dano, todos os dados podem ser perdidos. Além disso, focar toda a operação de folha de pagamento em apenas um funcionário também é uma péssima ideia. Afinal, se ele tiver algum problema de saúde ou se desligar da empresa, os outros profissionais do RH não saberão como conduzir as rotinas.

‍3. Problemas com Fórmulas Automáticas e Falta de Backups

Uma fórmula errada pode gerar uma folha de pagamento com remunerações totalmente incorretas, prejudicando o funcionário e acarretando sérios prejuízos financeiros para a empresa. Por isso, é fundamental redobrar os cuidados em relação a fórmulas automáticas.

Além disso, a empresa deve manter um backup constante de todas as informações geradas para a elaboração da folha de pagamento. Isso evita que os eventuais problemas com o servidor comprometam os dados.‍

4. Falhas na Previsão dos Custos

Em alguns momentos, é possível que ocorram falhas no planejamento financeiro da empresa. Alguns motivos podem ser: esquecer de prever o gasto com 13º salário, os bônus e as premiações, por exemplo.

Isso gera graves transtornos para o negócio, já que sai caro ter de recorrer a empréstimos para arcar com os custos da folha de pagamento.‍

5. Não Contar com as Mudanças na Empresa

Um erro muito comum quando de trata da folha de pagamento é ignorar a mudança de situação dos trabalhadores. Fique atento a mudanças de cargo, volta da licença-maternidade, agendamento de férias, benefícios e, até mesmo, desligamentos.‍

6. Desatenção à Legislação Trabalhista

Além da situação dos colaboradores, as legislações fiscal e trabalhista também sofrem alterações e, por isso, precisam ser constantemente acompanhadas. Ignorar essas mudanças pode acarretar diversas questões, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.

Exemplo disso é a reforma trabalhista, que trouxe uma série de mudanças nas relações entre empregadores e empregados. Algumas delas influenciam diretamente na folha de pagamento.‍

7. Planilhas e Controle de Ponto Manual

Por incrível que pareça, ainda é comum a utilização de planilhas e de registros manuais. O controle de ponto manual é uma das principais causas de erros na folha de pagamento, pois exige muita mão de obra do RH, gera processos exaustivos e passíveis de equívocos.

Se a planilha tiver algum problema ou se o registro manual apresentar algum defeito ou rasura, por exemplo, todos os dados podem ser perdidos.

Como fazer a gestão da folha de pagamento?

1. Invista em Controle de Ponto Online

O software de registro de ponto auxilia na gestão de informações e dados para o cálculo correto da folha de pagamento, pois automatiza a elaboração do espelho-ponto. Além disso, ele otimiza a gestão de jornada e mantém todos os registros em segurança.

2. Acompanhe as Horas Trabalhadas Regularmente

É muito importante que o RH faça o controle de horas regularmente. Afinal, os colaboradores podem realizar horas extras, acumular banco de horas, ter muitas faltas e atrasos, entre outros itens que afetam diretamente a folha de pagamento.

3. Identifique os Problemas de Gestão de Pagamentos

É possível que a empresa desenvolva problemas com a folha de pagamento por falta de organização e problemas de gestão. Para resolver esses desafios, o ideal é que o gestor reavalie os processos e busque opções viáveis para melhorar e agilizar a gestão de pagamentos.

4. Padronize a Estrutura de Cargos e Salários

Manter os funcionários motivados é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Para alcançar esse objetivo, é fundamental ter uma política de remuneração eficiente e justa. Ao definir uma estrutura de cargos e salários, os colaboradores podem entender como funciona a distribuição das remunerações, bem como as gratificações e benefícios.

5. Mantenha os Dados Atualizados

Funcionários podem mudar de estado civil, ter novos dependentes, mudar de cargo e a própria legislação trabalhista pode ser alterada. Por isso, é imprescindível manter atualizados os dados de todos os colaboradores regularmente.

6. Automatize os Pagamentos

Com a facilidade oferecida pelos bancos, as empresas podem automatizar os pagamentos rotineiros. Para otimizar os processos de folha de pagamento, é possível deixar os salários agendados diretamente com o banco e acompanhar seu andamento via web.

Essa facilidade evita atrasos. A tecnologia oferece essas e muitas outras facilidades para que os gestores possam aprimorar os processos de folha de pagamento.

Como facilitar os processos da folha de pagamento?

Defina um padrão para registro

Já imaginou um livro escrito em diversas línguas? A cada página virada, um novo idioma. Seria uma verdadeira confusão, não é verdade? O mesmo pode acontecer com os seus processos de folha de pagamento se você não tomar cuidado. É muito importante que defina um padrão para o registro.

Quer um exemplo? Vamos lá! Definir planos de cargos e salários, por exemplo, ajuda nessa padronização. Outra dica é padronizar as contas que realizam pagamentos, entre outras movimentações relacionadas à folha de pagamento. Dessa forma, seus processos ficam limpos e claros.

Realize os pagamentos em um mesmo período

Ao programar e se planejar para efetivar todos os pagamentos da folha em um mesmo período, os responsáveis evitam um retrabalho ao longo do mês. O mais eficiente é ter as datas de pagamento pré-determinadas e centralizadas em até duas vezes.

Faça um backup dos documentos

É importante lembrar que a folha de pagamento é um documento obrigatório da empresa, principalmente para fins de fiscalização, como auditorias internas e externas. Por serem tão importantes, não podemos correr o risco de perdê-los confiando apenas nas emissões impressas, não é verdade?

Por isso, uma boa dica é criar um backup com todos os documentos da folha. Além de aumentar o seu controle, você evita qualquer tipo de problema com a fiscalização quando ela bater a sua porta.