A rotina do departamento pessoal conta com um grande fluxo de informações. Para gerenciá-las e conseguir administrar as questões trabalhistas, previdenciárias e financeiras, os gestores precisam otimizar a realização das tarefas. Para te ajudar com questões como essa, preparamos um guia contendo dicas de como melhorar o dia a dia do setor. Quer facilitar seus processos de recursos humanos? Leia nosso artigo a seguir!

5 formas de otimizar a rotina do departamento pessoal

A rotina do departamento pessoal exige muita dedicação, pois erros acarretam multas trabalhistas para a empresa. Por isso, os processos devem ser geridos pontualmente, a fim de manter a legalidade e ainda conseguir monitorar o desempenho dos colaboradores. Pensando nisso, separamos 5 itens que podem otimizar o setor. Leia mais a seguir!

1. Ponto eletrônico

Realizar o controle de jornada é importante, tanto para o negócio e quanto para os colaboradores. A fim de verificar o absenteísmo, excessos de horas extras ou falta de responsabilidade com os horários de trabalho, os gestores de RH devem sempre observar esses fatores. No entanto, conseguir monitorar todos os dados gerados no dia a dia é uma grande dor de cabeça.

Assim, essa questão acaba sendo deixada de lado, por conturbar a rotina. Existem softwares que facilitam a gestão do ponto. Eles oferecem indicadores que mostram as informações realmente relevantes. Basta ao administrador do departamento observá-las e tomar as medidas pertinentes.

2. Banco de dados

A rotina do departamento pessoal necessita estar constantemente em contato com as informações dos funcionários. Por isso, o acesso a esses dados deve ser simplificado, a fim de que o gestor os encontre a qualquer momento.

O melhor método é alimentar seu banco de dados digital e mantê-lo com padrões de organização. Assim, basta uma procura rápida para achar o que precisa e dar continuidade às atividades. E a perda de tempo com a procura em meio a um monte papéis é eliminada.

3. Controle de férias

A concessão de férias, quando mal planejada, atrapalha o andamento das tarefas no negócio. Perder o limite de tempo, por exemplo, acarreta intimações legais e pagamento de multas. Por isso, para evitar problemas como esse na gestão, essa etapa deve contar com medidas para ser otimizada. Então, planeje com antecedência.

Tenha todos os dados quanto aos prazos para a saída de cada funcionário. A partir daí, estipule cronogramas e cruze as informações. Consequentemente, problemas assim são evitados.

4. Horas extras

A maior vantagem de automatizar processos como o controle de ponto é obter informações sobre as horas extras. Assim, é possível gerenciar esses números com facilidade e pontualidade. Aperfeiçoar o modo de calcular esse valor é fundamental. Afinal, fazer as contas erradas ocasiona pagamentos indevidos aos colaboradores.

Tal prática tem consequências legais e financeiras para a instituição. Então, se utilize dos recursos tecnológicos para armazenar e gerenciar as horas trabalhadas a mais.

5. Folha de pagamento

A folha de pagamento é o maior trabalho dos recursos humanos. Afinal, é o documento que discrimina o pagamento de todos os funcionários. Como muitas informações precisam constar (e não pode haver erros), elaborar o cálculo consome tempo e atenção. Para não ficar atribulado, é necessário que o gestor organize esse processo.

Ou seja, adote métodos e protocolos para trabalhar com os dados. Para isso, deve elaborar pontualmente o cálculo das horas extras, dos benefícios, do FGTS e INSS. Verificando esses valores antecipadamente, com calma e tempo, você prepara tudo que precisa e no momento de fechar a folha tem tudo pronto para começar, evitando erros e correria. A rotina do departamento pessoal pode ser simplificada.

Por meio da tecnologia e de muita organização, os administradores conseguem a pontualidade e precisão de que o setor necessita. Assim, a empresa cumpre corretamente com suas obrigações trabalhistas e os funcionários contam com uma gestão confiável. Quer conhecer uma ferramenta para otimizar a rotina do departamento pessoal? Entre em contato com a gente e conheça nosso sistema de ponto online. Ele vai te auxiliar a gerenciar a jornada de trabalho e as horas extras com muita praticidade.