Planilha de horas extras: devo ou não devo fazer dessa forma?

O controle de horas extras é um processo importante para qualquer empresa, já que determina a concessão de folgas ou pagamento por esse tempo a mais que o colaborador passou no local de trabalho. Uma falha nesse controle pode acarretar em prejuízos e processos na Justiça do Trabalho. Então, você deve ou não fazer planilha de horas extras?

 

Tradicionalmente, esse controle das horas a mais trabalhadas é feita manualmente e com uso de planilhas. Apesar de conseguir fazer o acompanhamento e gestão, esse modelo possui falhas que podem vir a comprometer o sistema de recursos humanos da empresa e implicar em prejuízos maiores.

 

Quer saber mais sobre como fazer o controle de horas extras dos seus colaboradores? Então, não deixe de acompanhar os próximos parágrafos!

 

Quais as desvantagens da planilha de horas extras?

 

A seguir, explicamos os principais problemas que podem acontecer ao se adotar a tradicional planilha de horas extras. Ficou curioso? Confira!

 

Perda de arquivos

 

A planilha de horas extras normalmente é feita em programas como o Excel, que pode ser acessado de quase todos os computadores. Apesar de ter essa facilidade, é comum que o responsável por esse controle salve o documento apenas na sua estação de trabalho.

Isso pode implicar em perda de dados, já que qualquer computador está sujeito a defeitos, vazamento de dados e falhas técnicas e humanas. Portanto, sempre existe a possibilidade de que as informações referentes às horas extras sejam perdidas e causem problemas para a empresa.

 

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Falta de segurança

 

Além do risco de perder as informações salvas na planilha, esse modelo de controle possui séria falhas de segurança. Os computadores da empresa podem ser acessados por qualquer funcionário, deixando vulneráveis dados que, até então, não estão disponíveis para todos os colaboradores do seu negócio.

 

Dessa forma, as informações de horas extras estão desprotegidas caso uma pessoa resolva agir de má-fé, apagando ou alterando os dados. Assim, você pode perder o controle e fazer cálculos de pagamento errados.

 

Desorganização

 

Além das questões relacionadas à segurança dos arquivos e suas informações, há também os aspectos da organização. Afinal, a ordenação dos dados dentro do documento e o seu modelo de armazenamento são de responsabilidade do profissional de recursos humanos.

 

Porém, ele pode adotar um sistema de orientação desorganizado ou que só é compreendido por ele. O que dificulta o acesso à informação e à padronização do trabalho, deixando tudo mais complicado para a empresa e, claro, sujeito a falhas.

 

Mas não se preocupe! Há sistemas mais eficientes e mais seguros para fazer a gestão de horas extras. Quer saber mais? Continue a leitura!

 

Como melhorar o controle de horas extras?

 

O mercado conta, hoje, com diversas soluções que permitem melhorar o controle de horas extras de uma empresa. Por meio dessas opções, é possível ter maior certeza de que os dados lançados estão corretos, o monitoramento é mais eficiente e, ainda, há menos chances de informações serem perdidas. Isso evita prejuízos ao seu sistema de remuneração.

 

Entre as principais vantagens dessas soluções para gestão de pontos e horas extras estão:

 

  • acompanhar entrada e saída de colaboradores;
  • controle de ajustes e abonos;
  • alerta de ocorrências de horas extras, ausências e intervalos;
  • gráficos com horas extras, faltantes e alocação de tempos das jornadas;
  • fiscalização do registro de ponto, mesmo quando feita fora da empresa — pelo smartphone;
  • verificar a jornada de trabalho externa por meio de registros de geolocalização.

 

Como vimos, o mercado já conta com diversas soluções que substituem a tradicional planilha de horas extras. Esses recursos tecnológicos são excelentes mecanismos para aumentar o seu nível de controle e tornar o setor de recursos humanos ainda mais eficiente. Portanto, é uma alternativa a ser considerada.

 

Gostou deste artigo sobre como usar planilha de horas extras? Então, entre em contato com a Pontomais e descubra como podemos ajudar o departamento de recursos humanos da sua empresa!

 

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