Tornar a rotina de trabalho e os processos mais dinâmicos é extremamente importante para a produtividade. A digitalização de documentos auxilia bastante nisso, mas centralizar tudo em um só lugar facilita ainda mais. Nesse sentido, sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos são uma forma eficiente de potencializar os fluxos diários.

Então, elaboramos um conteúdo completo para você conhecer mais sobre essa solução inteligente. Vamos tirar as suas dúvidas sobre o funcionamento do GED e como essa tecnologia pode trazer benefícios para a sua empresa!

O que é GED?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos que se refere à sistemas online para armazenamento de arquivos digitalizados.

Existem dois entendimentos para o GED:

• Uma estratégia de controle dos documentos (digitais e físicos) que permita o fácil acesso mediante uma necessidade, como uma auditoria.
• Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que faz a gestão de arquivos ao longo de todo o seu ciclo: criação ou digitalização (para documentos físicos), distribuição, edição, validação, arquivamento e possível exclusão.

O GED oferece uma interface centralizada e de fácil acesso de qualquer local, permitindo que os colaboradores possam compartilhar documentos de forma assertiva com o nível adequado.

Qual a importância da gestão de documentos eficiente?

Assim como garantir que os processos estão sendo feitos corretamente, também é fundamental ter uma gestão de documentos eficiente na sua empresa.

É por meio deles que é possível analisar como está o andamento de tarefas, onde são necessárias melhorias, como tornar a rotina mais produtiva, além de quais processos já se tornaram obsoletos.

Todas essas avaliações são importantes para determinar o rumo de um negócio e onde os investimentos devem ser destinados, assim como ter mais segurança com os dados da empresa.

Como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos funciona?

O sistema GED não se limita apenas a arquivos de texto, diferentes formatos podem ser inseridos como vídeos, imagens, gravações de voz, PDFs, entre outros.

Para realizar a gestão completa de todos esses arquivos, são necessários alguns recursos integrados. Vamos apresentar os principais e suas funcionalidades.

Captura com reconhecimento de caracteres e de escrita à mão

A captura inteligente e de alta velocidade de documentos físicos, como contratos e relatórios, equipados com a tecnologia OCR (reconhecimento ótico de caracteres), ICR (escrita em letra de forma) e IHR (reconhecimento de escrita cursiva), gera um novo arquivo digital.

Os metadados colhidos na identificação de palavras, viabilizam a busca de palavras-chave e informações específicas, assim como recortar trechos para utilizar em outro documento.

Além disso, a ferramenta de Processamento de Imagens para Documento (DI) faz um mapeamento de bits para digitalizar e armazenar imagens. Isso também possibilita que os textos de imagens possam ser identificados.

Gerenciamento de documentos

Esse é o recurso responsável pela gestão em si dos documentos, permitindo criar, editar, revisar, aprovar, arquivar ou eliminar arquivos. O gerenciamento de documentos (RM/Document Management) oferece dados completos de origem e circulação dos arquivos: autoria, data de criação, revisão, se possui versões anteriores, segurança e busca.

Em conjunto com o gerenciamento de documentos, o Enterprise Report Management (ERM/COLD) permite a indexação, formatação e compactação de conteúdos para liberar espaço e facilitar a busca de materiais.

Resumidamente, o GED possibilita a gestão do conhecimento da empresa ao organizar, digitalizar e distribuir arquivos. Ainda é possível acessar os documentos sem a necessidade de baixar os arquivos.

5 benefícios que o GED proporciona para a empresa

Uma solução tecnológica como os sistemas GED podem parecer muito complexos, principalmente por exigir uma mudança significativa nos métodos de trabalho. Por isso, é preciso saber das vantagens que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer para sua empresa!

1. Redução de gastos e espaços

Procurar relatórios em meio a pastas e papéis, não saber onde está aquele arquivo, impressões constantes são coisas que vão ficar no passado ao adotar o GED.

Com a redução do uso de papel e arquivos físicos, é possível otimizar o espaço para promover mais conforto à equipe. Além de economizar com recursos, também há a economia de tempo nas tarefas com a rastreabilidade de dados, o que significa ganho em produtividade para os colaboradores.

2. Preservar o histórico da instituição

Por conta do armazenamento eletrônico e do controle das versões de cada arquivo, o histórico do que foi feito não se perde ao longo do tempo. Seja para realizar uma auditoria ou para montar um case de sucesso, você terá fácil acesso às informações necessárias.

3. Recuperação de documentos

Documentos físicos se danificam com o passar dos anos e isso pode causar a perda de uma informação importante no futuro. A digitalização de arquivos no GED garante que contratos, notas fiscais e demais conteúdos que precisam ser guardados por muito tempo sejam preservados sem danos.

4. Acesso remoto

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos possibilita que o acesso aos arquivos seja feito de qualquer lugar, no desktop, smartphone ou tablet. A integração do sistema à nuvem viabiliza a liberdade para realizar as tarefas em diferentes localidades, o que pode adiantar processos durante uma viagem de negócios, por exemplo.

5. Segurança de dados e controle de usuários

Por meio do controle de acesso a pastas, arquivos e até parte dos mesmos, o GED oferece mais segurança dos dados e informações. E claro, o sistema protege os arquivos de acessos externos com técnicas de criptografia, em conformidade com a LGPD.

Qual a diferença entre o ECM e o GED?

O ECM (Enterprise Content Management) e o GED podem parecer ser sistemas iguais, mas digamos que são “irmãos”, afinal o ECM seria uma evolução do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Enquanto o GED é voltado para gestão e armazenamento de documentos, o ECM tem essa finalidade aliada a ferramentas de workflow. Isso quer dizer que ele analisa como os processos da empresa são realizados e oferece melhorias, por meio de ferramentas de automação, e fazendo a gestão dos mesmos.

O ECM relaciona dados dos colaboradores como em quais projetos estão envolvidos, quem são seus líderes e subordinados e utiliza isso para gerenciar as permissões de acessos, por exemplo. Também é possível ter o apontamento de horas para análise do custo de determinado processo, assim como configurar alertas automáticos para execução e prazo de tarefas.

Em que momento adotar um sistema de GED na sua empresa

Conforme uma empresa cresce, o volume de documentos e dados também aumenta. Manter o controle disso de forma arcaica gera apenas mais gastos financeiros e de tempo, como já mencionamos anteriormente, não se esqueça de uma das frases mais conhecidas em todo o mundo: tempo é dinheiro!

Além disso, adotar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos mantém a sua empresa competitiva no mercado, mostra que a companhia está evoluindo conforme as inovações tecnológicas e se mantendo atual. A maioria dos clientes busca empresas modernas e que ofereçam um serviço de qualidade com agilidade.

Quais negócios podem se aprimorar com o GED

Todas as empresas que lidam com um grande volume de informações vão se beneficiar da gestão eletrônica de dados. Para que você tenha uma visão melhor da aplicação do GED, vamos exemplificar alguns setores em que o uso do sistema faz bastante diferença.

Contabilidade

O GED é o tipo de ferramenta ideal para este segmento, afinal é recomendado que se guarde certos documentos financeiros e comprovantes por alguns anos. Isso pode gerar uma quantidade enorme de papel e tornar o processo de busca de informações moroso, principalmente para novos colaboradores.

Ter acesso aos dados de um cliente que precisa de uma informação sobre o Imposto de Renda de 4 anos atrás, ou aos contracheques do primeiro emprego de um senhor que vai dar entrada na aposentadoria, por exemplo, vai ser fácil e rápido com a gestão digital de documentos.

Área da saúde

O setor da saúde precisa armazenar diversos dados de pacientes: prontuários, pedidos e resultados de laboratório e imagem; tudo isso precisa ser mantido em segurança, pois se tratam de dados sensíveis.

Ainda, o GED pode ser uma solução para manter registros médicos atualizados de fácil acesso que permitem observar pontos de melhoria na experiência dos pacientes em clínicas e hospitais.

Setor jurídico

O uso de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos no setor jurídico se destaca principalmente pela segurança de dados. É fundamental que as informações de processos, cíveis ou criminais, sejam mantidas em sigilo e apenas pessoas autorizadas possam acessá-las.

Além disso, o GED garante que todos os documentos sejam corretamente catalogados e indexados, reduzindo a chance de erros.

Instituições de ensino

Com novos alunos chegando anualmente, ou até semestralmente, o volume do registro de matrículas, notas, turmas, entre outros, é enorme. O GED auxilia as três principais dores desse setor: armazenar, organizar e recuperar documentos, tudo isso de forma ágil e segura.

A gestão digital de arquivos na educação também permite criar diferentes ambientes para que gestão, professores e alunos estejam sempre atualizados.

Como aplicar o GED na sua empresa?

Se você chegou até aqui, está pretendendo utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na sua empresa. Saiba que essa é uma mudança extremamente positiva e que dado o start tudo ficará mais fácil!

Para começar, é preciso fazer uma triagem dos documentos existentes, principalmente os impressos, para facilitar o processo de digitalização. Escolha pessoas bastante organizadas para realizar essa etapa.

Em seguida, vem a escolha da plataforma, existem várias disponíveis no mercado. Claro que a VR Gente não iria te deixar na mão e possuímos um sistema de GED! Além de todos os benefícios citados aqui, ainda conta com integração aos outros serviços do sistema VR e o suporte que só a gente é capaz de oferecer para garantir a melhor adaptação possível.

Digitalizados os documentos e feitos os cadastros necessários, chega o momento de hierarquizar os níveis de acesso. Fique tranquilo que com a VR Gente você não vai estar sozinho nesse passo!

Agora é aproveitar todos os benefícios que a gestão de documentos digital vai trazer para a rotina da sua empresa.

Ficou interessado? Entre em contato com a nossa equipe e deixe a VR Gente estar do seu lado na melhoria do seu negócio!