Por quanto tempo é recomendado guardar documentos fiscais?

O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio. Por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios. Isso porque os órgãos responsáveis e ocasionais processos trabalhistas podem exigir os registros durante o período estipulado de preservação.

As organizações que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros correm o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre esse valor.

Quer saber mais sobre o assunto? Vem com a gente!

Tempo de armazenamento previsto na legislação

O tempo de armazenamento dos documentos diverge em decorrência da lei que o estabelece e do cunho que ele tem. Assim, são diferentes os períodos para os registros tributários e trabalhistas.

A seguir, conheça cada um e saiba qual a lei que rege o prazo:

Documentos Tributários

  • Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
  • Nota Fiscal de Saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
  • IRPJ: é necessário conservar a documentação por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
  • DAMEF: a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
  • IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: tais documentos precisam ser armazenado por 5 anos, como prescrito pelo Art. 173 do Código Tributário Nacional;
  • LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): precisa ser preservado por 10 anos a partir do último registro feito no mesmo, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
  • DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): tem que ser mantido por 5 anos, prazo determinado pela Lei do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173.

Documentos Trabalhistas e Previdenciários

  • Documentos Previdenciários: segundo os regimentos do Regulamento da Previdência Social, a organização deve manter os arquivos referentes ao cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos;
  • Documentos Trabalhistas: é obrigatório fazer a guarda desses documentos durante 5 anos, nos termos do Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho;
  • Contrato de Trabalho: é recomendado que os contratos e os livros de registro de empregados sejam armazenados por tempo indeterminado;
  • Recolhimento do PIS: os documentos que se referem a esse recolhimento devem ser guardados por 10 anos, de acordo com a Lei 2.052/83, Art. 3 e Art. 10 do PIS-PASEP;
  • FGTS: o Art. 23 da Lei nº 8.036/1990 prevê que os registros permaneçam arquivados por 30 anos, porém o Supremo Tribunal Federal pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.

Soluções para armazenar os documentos de maneira eficiente

O grande acúmulo de papéis pode se tornar um grande desafio. Além do espaço físico demandado, manter a organização adequada é um grande desafio. Para isso, a empresa deve buscar soluções inteligentes que auxiliem nessa tarefa.

Atualmente, há como implantar softwares que controlem os períodos de arquivamento dos registros. Isso contribui com o monitoramento do que deve ser mantido e o que deve ir para descarte, evitando-se, assim, o acúmulo de papéis desnecessários.

Uma ferramenta poderosa para otimizar o armazenamento é a nuvem — tendo em vista que guardar os registros em arquivos digitais minimiza o espaço físico necessário. Outra vantagem é a organização, pois os documentos podem ser catalogados de maneira simples. Assim, são encontrados rapidamente, a partir de qualquer lugar.

A maneira como a sua organização guarda documentos fiscais pode reduzir prejuízos e complicações legais. Os registros são cruciais para comprovar que a empresa funciona dentro da legalidade. Encontrando uma solução que facilite o armazenamento, essa tarefa deixa de ser uma dor de cabeça.

A solução para não precisar guardar comprovantes de registro de ponto

Além do espelho-ponto, os comprovantes de registro de ponto garantem o direito do colaborador pois servem como prova em casos de ações judiciais. Por isso, a maioria dos colaboradores têm o costume de guardá-los, acumulando pilhas e pilhas desses papéis em suas gavetas de trabalho.

Com a Pontomais, é tudo digital. O colaborador tem acesso a todo o seu histórico de ponto de forma online, dentro do sistema, sem precisar guardar nada. E o melhor: tem o mesmo valor legal que os comprovantes impressos.

Armazenamento em Nuvem: como funciona no setor de RH?

O setor de RH tem evoluído bastante nos últimos anos. De acordo com uma pesquisa da Deloitte, 56% das empresas já reformulam seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais. Por isso, é importante entender como funciona o armazenamento em nuvem e como aplicá-lo ao RH.

Com a possibilidade de armazenar arquivos em nuvem, a prática de gestão de pessoas ganha maior eficiência operacional, além de segurança e conforto no acesso às informações desejadas. Dessa maneira, todo tipo de empreendimento pode ser beneficiado.

Quer saber mais sobre o assunto e entender como funciona o armazenamento em nuvem no setor de RH? Continue a leitura do artigo. 🙂

O que é armazenamento em nuvem?

O conceito do cloud computing, a computação em nuvem, a grosso modo, significa deixar os arquivos e informações desejadas salvas em um servidor externo à empresa, que pode ser acessado por meio de dispositivos em qualquer lugar e horário.

Antes, todas as informações eram salvas em um computador dentro da empresa e só poderiam ser acessadas desse dispositivo. No entanto hoje, as informações ficam armazenadas na nuvem, eliminando uma série de barreiras físicas e facilitando a vida do gestor de RH.

Com o armazenamento em nuvem, não é preciso instalar programas para gestão no computador ou deixar pastas sigilosas disponíveis.

Pastas, programas e arquivos do RH podem ser acessados de maneira remota, por meio da internet, basta ter o login e a senha da conta específica que deseja ter acesso.

Como funciona o armazenamento em nuvem para o RH?

Há alguns anos, a maioria das informações do setor de RH precisavam ser acessadas em um computador interno à empresa. Porém, com a demanda crescente por flexibilidade e trabalho remoto, essa prática se tornou obsoleta. Hoje, muitas das ferramentas do RH e das informações necessárias ao expediente podem ser arquivadas em nuvem, permitindo o acesso de qualquer lugar.

Para ficar mais claro, pense na evolução do controle de ponto. Primeiro veio o caderno de controle, em que os profissionais assinavam fisicamente. Depois, o caderno se transformou em um software, que precisava ser instalado na empresa. E agora, tudo é feito online!

Tanto o registro do ponto quanto o controle da assiduidade da equipe e o gerenciamento de outros dados podem ser feitos pela nuvem, pois o gestor de RH e os funcionários têm acesso online via desktop, notebook ou smartphone.

Serviços de armazenamento em nuvem

Os serviços de armazenamento em nuvem são vários, e a sua empresa pode utilizar em inúmeros setores. As áreas que já são conhecidas por trabalharem muito em nuvem são as relacionadas a tecnologia ou a comunicação. Mas o setor de RH também pode se beneficiar e muito do armazenamento em nuvem.

Conheça algumas categorias de serviço que utilizam esse sistema:

Armazenamento em nuvem pública

Esse tipo de sistema é o mais simples, de fácil implantação e que permite que o público tenha acesso. Sistema muito comum em hospedagens de sites, e-mails, aplicativos e vídeos. Como por exemplo:

  • Vimeo; 
  • Youtube;
  • WordPress.

Para o RH, esse tipo de armazenamento é uma ótima opção quando é necessário compartilhar com o público externo alguma informação, vídeo ou documento.

Armazenamento em nuvem privada

Já o armazenamento em nuvens privadas acontece de forma que apenas a empresa tem acesso às informações disponibilizadas. Em sua maioria são infraestruturas exclusivas. 

Esses sistemas são ótimos para estabelecimentos que precisam de uma visão de dados mais sistêmica e acesso aos arquivos gerais da empresa.

Armazenamento em nuvem compartilhada

A nuvem compartilhada é um ambiente que possibilita que a empresa compartilhe a infraestrutura de armazenamento com um ou mais grupos. Dessa forma, todos tem acesso e conseguem extrair informações de dentro da plataforma. 

  • Google Cloud Platform (GCP);
  • Microsoft Azure;
  • Amazon Web Services (AWS),
  • Dropbox;
  • Google Drive;

Armazenamento em nuvem hibrida

A nuvem híbrida acontece quando se precisa compartilhar informações com o público externo, mas ainda é necessário o armazenamento privado para documentos e arquivos de domínio da empresa.

Vantagens e desvantagens do armazenamento em nuvem

Vantagens do armazenamento em nuvem

  • Possibilidade de acesso remoto

Quem possui acesso à nuvem, precisa apenas de uma rede de internet para conseguir entrar e mexer nos arquivos disponibilizados. Dessa forma, não é necessária a presença física na empresa para obter essas informações.

  • Descentralização das informações

Dado que a nuvem pode ser compartilhada com todos de uma organização, o acesso se torna descentralizado assim como a disseminação das informações e arquivos.

  • Integração com sistemas

Se o sistema escolhido para a nuvem tiver a possibilidade de integração com outras ferramentas, já utilizadas pela empresa, é possível fazer esse compartilhamento de informações com outras plataformas. 

  • Facilidade na extração de informações

Uma vez que os arquivos estão disponibilizados na nuvem, para coletar as informações é muito mais fácil. Normalmente as empresas disponibilizam um login para cada colaborador para saber quem está realizando alterações e acessando a nuvem.

  • Backup de alterações

O armazenamento na nuvem garante que as alterações feitas nos arquivos, ficarão armazenadas caso seja necessário, backups. Então, caso seja feito algo que não deveria, existe a possibilidade de desfazer o erro.  

Obviamente, o armazenamento em nuvem também possui suas desvantagens. São elas:

Desvantagens do armazenamento em nuvem

  • A necessidade de uma rede de internet

O acesso à nuvem só é garantido em lugares que possuem internet. Por isso, é importante averiguar se os funcionários vivem e possuem em lugares com segurança de rede. 

  • Serviço pago

Em sua maioria, todos os serviços de armazenamento em rede são pagos. O valor vai variar conforme a necessidade da empresa. Mas, a longo prazo, esse valor vale muito a pena, por evitar inúmeras perdas de informação por parte da empresa. 

Quais as vantagens para a empresa e o RH?

Os benefícios são diversos para o setor de RH, principalmente pelo armazenamento de informações que antes precisavam ficar dentro de uma gaveta com inúmeros papéis empilhados. 

  • Economia de tempo e dinheiro

Com o acesso facilitado às informações de cada colaborador, o RH ganha agilidade em processos que antes demoravam muito tempo. A ferramenta Pontomais possui armazenamento em nuvem das informações dos setores internos das empresas e permite que funcionários anexem documentos e o RH edite e salve informações diretamente pela plataforma. 

  • Acesso de funcionários remotos

Antes, funcionários em viagens ou que trabalham em outras cidades, tinham dificuldades em acessar informações, registrar o ponto  ou realizar parte do trabalho, afinal, não havia a descentralização de informações e platafoma.

Mas com a Pontomais é possível fazer esse registro de forma remota, acessar as informações de jornada de trabalho e de geolocalização, de onde estiver.

  • Segurança

Atualmente, o acesso à nuvem permite que quase tudo seja feito de maneira remota. Outra grande vantagem está na segurança, afinal, as informações não estão no computador da empresa e disponíveis a qualquer pessoa.

E estão salvas de possíveis acidentes (por exemplo, incêndio aos arquivos da organização ou perda de dados de um computador).

Há muitos outros benefícios, como o aumento da eficiência operacional, otimização do espaço físico e de armazenamento da empresa, e a melhoria das rotinas de RH.

Moral da história: o armazenamento em nuvem não é apenas uma rotina, é uma necessidade latente nas empresas. Ao optar pelo armazenamento em nuvem para o RH, como o controle de ponto online, é possível obter resultados grandiosos.

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Luciano Otto

Coordenador Adm Financeiro na Pontomais