As instituições de saúde possuem uma alta complexidade nas atividades que envolvem redução de custos. Isso acontece porque o mapeamento de todos os gastos, sejam mensais ou anuais, precisam ser feitos periodicamente de forma que não afete o serviço, atendimento e procedimentos feitos, e ainda, que beneficiem ambas as partes.

O mesmo vale para clínicas, que costumam ser menores que hospitais, mas que enfrentam dificuldades similares. Para ambas, é necessária uma gestão estratégica para reduzir custos de forma que beneficie o negócio e seus colaboradores, e mais ainda seus pacientes.

Saiba mais sobre gestão estratégica para redução de custos em clínicas e hospitais e qual a melhor forma de aplicá-las!

O que envolve a gestão estratégica em clínicas e hospitais?

A gestão estratégica é uma forma de gerir, normalmente guiada pela coordenação e alta gestão de uma empresa, em que os objetivos principais são fortalecer o negócio, as relações internas e externas e manter a empresa na direção de seus objetivos gerais.

Essa mesma mentalidade e regra se aplica na estratégia das instituições de saúde, e precisa ser aplicada e mantida ao longo do tempo, para manter a competitividade, eficiência e otimização de recursos.

A gestão estratégica hospitalar, precisa conversar com o planejamento estratégico do negócio, em que é feito a manutenção dos processos internos, alinhamento de crescimento e objetivos a longo prazo e validar a aplicabilidade de inúmeras iniciativas.

A função da gerência nesse caso é manter o planejamento rodando e sendo aplicado ao longo do tempo.

Para Kotler: “Planejamento estratégico é definido como o processo gerencial de desenvolver e manter uma adequação razoável entre os objetivos e recursos da empresa, as mudanças e oportunidades de mercado.”

Pilares para uma gestão e planejamento estratégico em clínicas e hospitais:

• Adaptabilidade: capacidade da empresa se adaptar conforme o movimento de mercado e mudanças necessárias no momento. A gestão estratégica assim como o planejamento precisam permitir esse tipo de adaptação por parte da empresa.
• Orientação para o futuro e resultados: mapeados os objetivos da empresa e metas futuras, as decisões se tornam mais estratégicas e alinhadas com o que é esperado de resultado.
• Abrange todos os stakeholders da organização: o planejamento estratégico assim como a gestão, precisa considerar as relações da empresa com seus stakeholders, englobando-os nas tomadas de decisões.
• Cativa público interno e externo: a gestão estratégica precisa pensar em todas as pontas de contato da empresa com seus públicos, a fim de que as decisões tomadas correspondam com as expectativas e combinados entre ambas as partes.

Para que serve o planejamento estratégico em saúde?

O planejamento estratégico em clínicas e hospitais serve principalmente para orientar a alta gestão nas tomadas de decisão, porque tem como base as etapas necessárias para a conclusão dos objetivos gerais ao final dos processos. Esse tipo de planejamento também serve para guiar atividades e medidas de curto a médio prazo nas equipes.

O que o planejamento também determinará é: possíveis gastos ao longo do período, objetivos de otimização de custos, tentativas de investimentos e as metas de lucratividade. Todas essas opções envolvem o gerenciamento de custos da organização e entender quais são eles.

Entenda os tipos de custos em clínicas e hospitais

Os custos exigidos em estabelecimentos que trabalham com a saúde são todos aqueles aplicados na instituição, para que o serviço seja entregue da melhor forma. Eles podem ir desde produtos de limpeza utilizados pelos responsáveis pela higienização do ambiente, quanto equipamentos para cirurgias, consultas, exames, entre outros.

Os tipos de custos se dividem em 4, são eles:

Custos variáveis

Os custos variáveis dentro de uma instituição de saúde, são todos aqueles impactados pela quantidade de trabalho e serviços prestados ao longo do tempo. Por exemplo:

• Insumos médicos;
• Descartáveis;
• Manutenção;
• Medicamentos;
• Órteses;
• Próteses;
• Entre tantos outros.

Custos fixos

Os custos fixos são todos aqueles que independente do volume de serviços prestados por mês, ou do funcionamento da clínica e hospital, continuam sendo exigidos.

Por exemplo:

• Infraestrutura;
• Aluguel;
• Segurança;
• Energia;
• Internet;
• Telefonia;
• Entre outros.

O que é Gestão Estratégica de Custos em clínicas e hospitais?

A Gestão Estratégica de Custos (GEC) consiste em uma metodologia cujo objetivo é melhorar processos para fazer um controle e otimização de gastos de forma inteligente e alinhada aos objetivos da empresa, além de visar um valor agregado a serviços disponíveis.

Essa gestão entende que toda a cadeia de processos relacionados a custos, precisa ser mapeada para receber os devidos direcionamentos, dentro da GEC existe uma ferramenta para gerenciamento de custos, se chama Custeio ABC.

Custeio ABC

O custeio ABC é uma ferramenta utilizada para rastrear os custos de atividades e valores gerados por elas, para validar a geração de receita em cima. Ele é responsável por identificar individualmente os custos gerados em cada processo e atividade, para que as medidas de otimização e economia sejam feitos de forma assertiva.

Dicas de como reduzir custos em hospitais e clínicas

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A partir de todas as atividades, custos, materiais, procedimentos e processos mapeados, é possível ter direcionamentos mais assertivos sobre as áreas que precisam e podem ser otimizadas.

Organização e análise de despesas

É impossível falar em diminuir e otimizar custos sem ter uma organização prévia das despesas. Mapear e analisar os investimentos da clínica ou hospital é sempre um dos primeiros passos, comparar esses números com o retorno financeiro e resultado obtido são comparativos que norteiam se aquilo faz sentido ou não para a instituição.

Tomada de decisão baseada em relatórios

O mapeamento das atividades e custos de cada área, precisam gerar um relatório com informações decisivas para as tomadas de decisões. Pensando que a gestão precisa ser estratégica, as mudanças e redirecionamentos precisam ser baseados em números e relatórios.

Otimização e Automatização

A otimização e automação de processos refletem diretamente na economia de tempo e custos para a instituição. E elas se aplicam em todas as instâncias, desde sistemas de agendamento de consulta, plataformas administrativas e equipamentos para efetuar exames e procedimentos.

São ferramentas que podem gerar um alto custo de início, mas que a longo prazo refletem diretamente no desempenho e retorno financeiro da empresa.

A plataforma Pontomais, por exemplo, auxilia na otimização de processos burocráticos do RH, em que o controle de ponto é feito de forma descentralizada e facilita o processo de controle de escala, turnos e fechamento de espelho de ponto.

Padronização de processos administrativos

A padronização de processos administrativos reflete na economia de tempo e em evitar erros em atividades cotidianas dos setores. Padronizar significa documentar como é feito, passar para todos os envolvidos no processo para estarem cientes e decidir qual a melhor forma e mais rápida de executar tal atividade.

Redução de impressões e material de escritório

Ao adotar sistemas que permitem o armazenamento de informações na nuvem, a clínica e hospital consegue ser mais sustentável e ainda, economizar na utilização de recursos finitos, como é o caso do papel.

Um bom exemplo é o papel do relógio de ponto eletrônico, em que a cada batida de ponto pelos funcionários, é emitida uma nota em papel. Ao optar por um sistema de controle de ponto digital, esse tipo de gasto não existe mais, pois as informações não precisam ser impressas, ficam armazenadas todas na nuvem.

Avaliação periódica dos fornecedores

Reavaliar as relações com fornecedores de serviços e materiais é sempre necessário, e isso não necessariamente quer dizer que o fornecedor que disponibiliza o menor preço será o mais vantajoso, mas sim que, conforme o mercado muda e se movimenta, é possível encontrar relações mais vantajosas para o negócio.