Entender o que é departamento pessoal é fundamental para qualquer empreendedor, seja a sua empresa pequena, média ou grande. O setor é responsável por algumas das atividades fundamentais da companhia, como folha de pagamento, férias, benefícios, entre outros.

Gerenciar uma empresa oferece grandes desafios. E quando se trata da gestão de pessoas, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, criamos um conteúdo completo para você tirar suas dúvidas e entender, de uma vez por todas, o que é departamento pessoal.

Vamos lá?

Qual é o Objetivo do Departamento Pessoal?

Em toda empresa, é preciso organizar a documentação dos colaboradores, garantir que as normas trabalhistas sejam cumpridas, controlar a frequência, administrar a documentação – e, ainda por cima, garantir qualidade em todos os processos organizacionais.

Por isso, conhecer o que é o departamento pessoal é fundamental para compreender o objetivo do setor. Dentre as principais funções do DP, encontram-se:

• Admissão de Pessoal – é a parte do setor que fica responsável pelo processo de recrutamento e seleção, onboarding de novos colaboradores, definição do plano de cargos e salários, efetivação de funcionários de acordo com a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), exames admissionais, entre outros. Ou seja, todas as informações com relação à entrada de novos colaboradores;
• Compensação de Pessoal – esse é o responsável pelas atividades ligadas à rotina dos colaboradores. Gestão e controle de ponto, gerenciamento de benefícios (como vale transporte, seguro saúde, entre outros) e confecção de folha de pagamento;
• Desligamento de Pessoal – é a parte do DP que fica responsável por todo o processo de demissão dos colaboradores. Quitação do contrato de trabalho, representação da empresa perante os órgãos oficiais – como sindicatos, Justiça do Trabalho, entre outros – valores de rescisão, cálculo de FGTS, férias, benefícios e entrega de exames demissionais.

Qual é a Rotina do Departamento Pessoal? Entenda as Funções

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o que é departamento pessoal, vamos falar um pouco sobre as funções que o setor desempenha.

É muito comum ter dificuldades de entender a diferença entre RH e departamento pessoal. Mas, não se engane: eles desempenham funções diferentes dentro da empresa.

O DP fica mais focado nas atividades burocráticas como controle de ponto, rotina, regras, boas práticas e legislação trabalhista.

Já o setor de recursos humanos é mais estratégico, focando muito no desenvolvimento profissional dos colaboradores, na otimização dos processos de recrutamento e seleção, em ações de aumento de desempenho, entre outras funções ligadas aos resultados da companhia.

Dentro da rotina do departamento pessoal, é possível encontrar as seguintes operações:

Documentação Trabalhista

O departamento pessoal é responsável por toda a documentação dos colaboradores. Dentre essas documentações, é possível listar:

• Contrato de trabalho;
• CAGED e eSocial;
• Exames admissionais e demissionais;
• Recibo de 13° salário;
• Recibo de adiantamento do 13° salário;
• Recibo de abono de férias;
• Recibo de gozo de férias;
• Recibos de adiantamento e pagamento;
• Recibo de pagamento;
• Recibo do Requerimento do Seguro Desemprego;
• Outros.

Controle de Ponto

A gestão de jornada também é de responsabilidade do departamento pessoal. O setor é responsável por montar as escalas e turnos de trabalho, pelo controle de ponto – que engloba horas extras, horas faltantes, atrasos, faltas, entre outros itens – pelo recebimento de atestados, entre outros itens.

Nesse sentido, é fundamental que o DP faça o gerenciamento de frequência de acordo com as normas trabalhistas, mantendo a empresa segura perante a Justiça do Trabalho e garantindo a qualidade de vida dos colaboradores.

Folha de Pagamento

Como consequência do controle de ponto, o departamento pessoal também é responsável por entregar a folha de pagamento todos os meses para a contabilidade.

Além de contar com as horas trabalhadas por cada colaborador naquele mês e com o salário do colaborador, a folha de pagamento deve contar com mais algumas informações, como:

• Adicional noturno;
• Comissões e bonificações;
• Adicionais de insalubridade e periculosidade;
• Vale-refeição e vale-transporte;
• Auxílio família, quando houver;
• FGTS;
• Contribuição sindical;
• Imposto de renda;
• Entre outros.

Férias e Licenças

Por fim, o gerenciamento de férias e licenças geradas para os colaboradores também é responsabilidade do departamento pessoal. O setor deve receber os arquivos relacionados a esses benefícios, realizar a integração com a folha de pagamento e administrar todo o contato com os órgãos públicos.

Com relação às férias, o departamento pessoal deve acompanhar todo o processo: verificar as datas e prazos para cada colaborador e agendar as férias, garantindo que os colaboradores possam aproveitar este direito sem imprevistos ou vencimento de prazos.

Como o Controle de Ponto Online Ajuda na Rotina do DP?

Agora que você já sabe o que é departamento pessoal, como ele funciona e quais as suas principais funções, vamos falar sobre como a automação no controle de ponto pode auxiliar na rotina?

Veja alguns benefícios de usar a tecnologia a seu favor no dia a dia do DP:

Compartilhe Responsabilidades

Com o controle de ponto online, o Departamento Pessoal compartilha a gestão da jornada com gestores e colaboradores. Desse modo, o colaborador ganha mais responsabilidade e autonomia em seu controle de ponto.

Além disso, os gestores podem acompanhar o time de perto, o que possibilita que ele verifique situações como horas extras, faltas e excesso de banco de horas em tempo real.

Para o Departamento Pessoal, compartilhar essas responsabilidades gera mais tempo no dia a dia, facilita no fechamento de ponto e possibilita mais espaço para realização de outras atividades importantes.

Diminua a Burocracia

O controle de ponto online também auxilia o departamento pessoal com relação às burocracias da gestão de jornada. Atestados médicos, justificativas para horas extras e controle de banco de horas podem ser realizados em apenas alguns cliques.

Além disso, a ferramenta facilita a elaboração da folha de pagamento. Basta integrar o sistema de ponto online com o seu software e emitir a folha de pagamento – o que automatiza ainda mais o processo de fechamento ao final do mês.

Otimize a Rotina

Por fim, é possível observar que o controle de ponto online ajuda a melhorar a rotina do Departamento Pessoal. O tempo que seria gasto no fechamento de ponto pode ser aplicado em outras atividades essenciais, como organização de documentos, gerenciamento de processos seletivos, entre outros.

Por isso, além de entender o que é departamento pessoal, esse artigo também trouxe algumas dicas de como o setor pode ganhar fôlego para se tornar ainda mais ativo e funcional dentro da empresa.

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