O objetivo deste texto é ensinar os atalhos para um controle de entrada e saída de funcionários mais eficiente. Afinal, as falhas de ponto trazem consequências jurídicas negativas para a empresa, e possíveis erros de cálculo que acarretam o pagamento de quantias indevidas.

Por isso, dê uma olhada nas 8 dicas que separamos a seguir e fique em dia com a legislação trabalhista! Mas antes, vamos entender:

O que é o controle de entrada e saída de colaboradores?

O controle de entrada e saída de funcionários diz respeito aos registros de horários de trabalho de cada colaborador. É a partir desses registros que o RH e DP fazem os cálculos necessários para pagar funcionários pelo trabalho exercido no período determinado.

Onde é registrado a entrada e saída dos colaboradores de maneira eficaz?

A forma de registro vai depender do sistema escolhido pela empresa. Ela pode optar por fazer o controle de forma mecânica, manual e eletrônica.

Quais são os tipos de controle de entrada e saída de colaboradores?

• • Controle de ponto mecânico: o cartão cartográfico ou relógio de ponto. Por ele o colaborador insere um papel que marca os horários de entrada e saída.

• Controle de ponto manual: modo conhecido pelo “livro de ponto”, em que o RH ou os próprios colaboradores completam as informações de horário de entrada e saída.

• • Controle de ponto eletrônico: pode ser o relógio de ponto biométrico ou o cartão de ponto magnético.

• Controle de ponto alternativo/digital: sistemas online em que o acesso às plataformas de ponto pode ou não ser remoto.

Quer entender qual a melhor forma para fazer esse controle? Continue lendo.

8 dicas para otimizar o controle de ponto

1. Divida responsabilidades

O controle de entrada e saída de funcionários exige uma fiscalização mais próxima de gestores e responsáveis do RH e DP, mas não significa que a responsabilidade sobre esse controle é apenas deles.

Sendo assim, é preciso dividir a responsabilidade do controle de ponto com os supervisores imediatos de cada equipe, assim como com a própria equipe, que precisa se atentar a registrar de forma correta e solicitar os devidos ajustes e abonos.

Essa medida traz, ao menos, duas vantagens:

• O acompanhamento recorrente das marcações efetuadas;
• O surgimento de um modelo com dois níveis de fiscalização, uma vez que o RH atua na revisão dos registros.‍

Então, não custa nada fazer um pequeno ajuste de gestão para incorporar uma rotina muito mais segura, não é mesmo?

Em alguns controles de ponto digitais há ainda as notificações que o próprio aplicativo manda para avisar colaboradores do horário de registro de ponto. Isso auxilia muito para que eles não esqueçam de fazer esse registro.

2. Mantenha a equipe confiante, ativa e motivada

Os colaboradores têm de olhar para o controle de ponto como algo positivo, ou seja, como a comprovação da prestação de serviço, até porque a eficiência das marcações depende da contribuição desses profissionais.

Do contrário, os procedimentos sofrerão constantes sabotagens e tentativas de obtenção de benefícios indevidos, o que, obviamente, expõe a empresa a riscos e pode levar ao aumento do número de processos trabalhistas.

Por isso, a motivação exerce um papel fundamental na otimização do controle de entrada e saída de funcionários. Quando os trabalhadores atuam em sintonia com os objetivos da empresa, o cumprimento dos deveres do cotidiano é natural.

Tome providências de gestão para garantir a confiança e participação ativa dos empregados!

3. Faça advertências ou premie quando necessário‍

A legislação trabalhista disponibiliza algumas medidas punitivas caso os colaboradores faltem com suas obrigações. Com efeito, embora não seja lá uma situação confortável, as empresas devem disciplinar as marcações dos funcionários e, sempre que necessário, aplicar as punições cabíveis.

Elas variam de uma simples advertência até a demissão com justa causa. Logo, os responsáveis precisam dosar sua aplicação, considerando a relevância da insubordinação, a reincidência, o prejuízo ocasionado, entre outros aspectos.

Portanto, não deixe de exigir o cumprimento das normas e obrigações de ponto, sob a pena de arcar com as consequências judiciais.

E para aqueles que realizarem a marcação correta e aparecem com uma pontuação positiva no Universo do Tempo, a empresa consegue pensar em brindes e incentivos para os colaboradores serem assíduos no registro do ponto.

4. Automatize o controle de ponto

A otimização do controle de ponto não depende apenas da disciplina e engajamento dos colaboradores, mas, principalmente, da organização da empresa.

Ocorre que muitos gestores ainda apostam em métodos ultrapassados. As anotações manuais, por exemplo, geram uma grande carga de trabalho para obtenção de informações simples, como marcações erradas ou ausentes, faltas, folgas, horas extras, etc.

Tendo isso em vista, uma administração eficiente de horários passa pela automatização de processos, de modo que as informações sejam coletadas, interpretadas e exibidas por meio de um software. Só assim, você não terá mais problemas com o controle de entrada e saída de funcionários e, consequentemente, reduzirá os riscos de processos trabalhistas.

5. Defina metas para o cumprimento da jornada

Qualquer aprimoramento ou melhoria requer a definição de onde se pretende chegar. Assim, a otimização do controle de entrada e saída de pessoas aplicada aos colaboradores pode ser realizada por meio do estabelecimento de metas.

Por sua vez, medidas de motivação para o alcance dos objetivos definidos precisam acompanhar a iniciativa.

Desse modo, ao implantar metas para o cumprimento da jornada de trabalho, procure premiar os resultados positivos que forem alcançados. Isso valoriza os esforços empreendidos e facilita o cumprimento das jornadas.

Como resultado, é possível incentivar um desempenho presencial mais regular. Sem dúvida, iniciativas dessa natureza podem conduzir a uma gestão mais eficiente e capaz de reduzir as ausências, assim como as marcações incorretas.

6. Controle a entrada e saída de veículos

A implantação de um sistema de controle de entrada e saída de veículos organiza e aprimora os acessos. Nesse sentido, os registros de chegada e saída podem identificar os horários efetivos dos funcionários, além de controlar os acessos desautorizados.

Para isso, um sistema de controle pode ser adotado, usando uma leitora conjugada com a cancela, ou por meio da utilização de cartão. No primeiro caso, são cadastrados os veículos no sistema e, no segundo, os dados do funcionário são vinculados ao cartão.

Com essa prática, pode-se construir uma série histórica de acessos dos veículos cadastrados para cada colaborador. Associado aos demais controles implantados, isso permite uma efetiva gestão de entrada e saída de pessoal.

7. Controle o acesso da portaria‍

A mesma estratégia empregada para controle de acesso de veículos pode ser utilizada para o acesso à portaria da empresa. Com o controle de entradas e saídas, é registrada a passagem do colaborador e o horário em que ocorreu o deslocamento.

Para sua efetivação, as possibilidades são inúmeras e vão desde catracas até a portaria virtual acessada por meio de senha individual.

Além de padronizar a forma de acesso, sistemas de controle de acesso inviabilizam a circulação irregular de pessoas não autorizadas.

8. Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia disponível para o controle de entrada e saída de pessoas tornou tudo bem mais fácil. A utilização do ponto online, por exemplo, permite não apenas o registro, mas a total gestão do ponto via internet.

Além disso, os colaboradores podem ter acesso fácil aos próprios históricos de frequência e análises de desempenho, caracterizando a transparência do controle. Tudo isso com a geração de relatórios e a possibilidade de integração com o relógio de ponto eletrônico da empresa.

Dessa forma, a utilização de tecnologia para o controle de ponto é uma iniciativa que auxilia a gestão das equipes de trabalho. Suas principais vantagens incluem o fornecimento de ferramentas que otimizam a utilização do tempo, evitando desperdícios.

Com isso, participam do aprimoramento no desempenho de cada colaborador. Como você viu até aqui, existem diversas iniciativas que podem ser adotadas para se obter um efetivo controle de entrada e saída de pessoas na empresa.

Em especial, a disponibilidade de tecnologia trouxe facilidades e novas possibilidades para a gestão e melhoria do desempenho das equipes.