A escala de trabalho é uma tarefa fundamental para o sucesso operacional das empresas

Afinal, não apenas assegura a cobertura adequada da mão de obra, mas também garante o cumprimento das normas trabalhistas, promovendo um ambiente de trabalho saudável.

Então, se você deseja entender mais sobre como realizar esse tipo de gestão de escala de trabalho na sua empresa, continue a sua leitura, pois, neste artigo, vamos abordar desde os conceitos fundamentais até os detalhes dos modelos mais comuns e ferramentas que auxiliam neste processo.

O que é escala de trabalho?

Para iniciar, é importante compreender o que é a escala de trabalho. Basicamente, consiste em um método essencial na gestão de recursos humanos que organiza e define a programação dos horários dos colaboradores.

Sendo assim, essa programação não apenas determina quando os funcionários estarão ativos, mas também quando ocorrerão os intervalos, garantindo otimização e produtividade.

Vale ressaltar que, especialmente em setores que operam em turnos ou têm demandas específicas de horário, como o turno noturno, a escala de trabalho se torna um elemento ainda mais primordial para a operação fluida do negócio. Vamos abordar isso neste texto.

Portanto, seja em empresas de grande porte, pequenos negócios ou setores específicos que operam em regime de turnos, compreender o que é uma escala de trabalho e como ela funciona é essencial para promover a eficiência operacional, mas também para atender a outras demandas importantes, que iremos abordar no tópico seguinte.

Porque a escala de trabalho é importante para o ambiente organizacional?

A escala de trabalho não consiste apenas em uma metodologia para organizar os colaboradores. Afinal, ela é obrigatória, pois é exigida dentro das leis trabalhistas, mas também é primordial para a preservação do bem-estar de cada profissional a para um melhor clima organizacional. Portanto, ela é importante para:

• Assegurar a eficiência operacional: a escala de trabalho é projetada para garantir que a empresa tenha a quantidade certa de colaboradores no momento certo, otimizando a eficiência operacional.
• Cumprir as Leis Trabalhistas: ao criar escalas de trabalho, as empresas devem respeitar as leis trabalhistas locais, garantindo que as jornadas e os intervalos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
• Promover o bem-estar dos colaboradores: uma escala de trabalho bem elaborada considera o equilíbrio entre a carga de trabalho e o descanso, contribuindo para o bem-estar físico e mental dos colaboradores.

Entenda o que a CLT diz sobre escala de trabalho

Como pontuamos, a escala de trabalho está prevista em lei, na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), em seu artigo 58, no qual estabelece que a duração do trabalho, salvo acordo ou convenção coletiva, não pode exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais.

Além disso, a jornada semanal pode ser distribuída de diversas formas, incluindo escalas de trabalho específicas, desde que respeitados os limites legais, conforme explicaremos logo em seguida.

No que diz respeito ao descanso entre as jornadas, a CLT prevê, em seu artigo 66, que entre duas jornadas de trabalho deve haver um intervalo mínimo de 11 horas consecutivas, assegurando ao trabalhador um período adequado para descanso e recuperação.

Horas extras

No caso de horas extras, frequentemente presentes em escalas de trabalho que ultrapassam a jornada regular, são tratadas com rigor pela CLT.

Nos termos do artigo 59, a duração normal do trabalho pode ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, mediante acordo escrito entre empregador e empregado ou contrato coletivo de trabalho. Essas horas extras devem ser remuneradas com acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora normal de trabalho.

É importante saber que a CLT também prevê a compensação das horas extras trabalhadas por meio de banco de horas, desde que haja acordo ou convenção coletiva estabelecendo as condições para essa compensação.

Intervalos dentro da escala de trabalho

A CLT, no artigo 71, determina que, em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda 6 horas, é obrigatória a concessão de um intervalo intrajornada para repouso e alimentação.

Esse intervalo deve ter, no mínimo, 1 hora e, no máximo, 2 horas. Caso o empregador não conceda o intervalo mínimo, fica obrigado a remunerar o período correspondente com um acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal de trabalho.

Trabalho Noturno

Para os casos de trabalho noturno, definido como aquele realizado entre as 22h de um dia e as 5h do dia seguinte, a CLT, em seu artigo 73, estabelece uma remuneração diferenciada.

Além disso, para o trabalho em regime de turno ininterrupto de revezamento, a legislação prevê, no artigo 7º, inciso XIV, a necessidade de pagamento de adicional noturno.

Conheça os principais tipos de escala de trabalho

Agora que você já compreendeu as especificidades da legislação sobre as questões relacionadas à escala de trabalho, conheça os principais tipos para compreender os que melhor se aplicam à realidade da sua empresa e dos seus colaboradores.

Modelo 5×1

O modelo 5×1 consiste em cinco dias consecutivos de trabalho, seguidos por um dia de folga. Essa abordagem oferece uma rotina previsível para os funcionários e permite a gestão eficiente das folgas.

Modelo 5×2

Similar ao modelo 5×1, o modelo 5×2 envolve cinco dias de trabalho, mas com dois dias de folga consecutivos. Isso proporciona um descanso mais prolongado, ideal para equilibrar a vida profissional e pessoal.

Modelo 4×2

No modelo 4×2, os colaboradores trabalham por quatro dias consecutivos, seguidos por dois dias de folga. Esse padrão é particularmente comum em setores que exigem uma presença intensiva em determinados momentos da semana.

Modelo 6×1

No modelo 6×1, os funcionários trabalham por seis dias consecutivos, seguidos por um dia de folga. Apesar de uma jornada mais longa, esse modelo oferece maior flexibilidade para cobrir as demandas do negócio.

Modelo 12×36

O modelo 12×36 é caracterizado por doze horas de trabalho seguidas por 36 horas de folga. Essa escala é comumente encontrada em setores que operam 24 horas, como hospitais e serviços de emergência.

Modelo 18×36

Semelhante ao modelo 12×36, essa escala de trabalho estende a folga para 18 horas após cada turno de 18 horas. Esse formato é frequentemente adotado em ambientes nos quais os colaboradores precisam de um período mais longo para descanso e recuperação, como na área da construção civil.

Modelo 24×48

O modelo 24×48 envolve 24 horas de trabalho seguidas por 48 horas de folga. Esse padrão é mais comum em setores nos quais a intensidade do trabalho varia significativamente de um dia para o outro, também comum em hospitais e setores de atendimento de emergência.

Gestão de escala de trabalho: como fazer de forma eficiente?

Realizar a gestão de escalas de trabalho de uma empresa não é tarefa fácil, sobretudo em empresas de maior porte. Na maioria dos casos, essa gestão fica na responsabilidade dos profissionais do setor de RH, mas também podem se estender para diretores, gestores e CEO.

Por isso, é importante que todos tenham conhecimento de como funciona essa gestão e seus processos, para que tudo flua da melhor maneira.

Afinal, a gestão de escalas é um processo abrangente que envolve diversas etapas, desde a criação até o acompanhamento e ajustes conforme necessário.

Aqui estão os principais 3 processos envolvidos:

1 – Criação da Escala

Identificação das necessidades: avalie as necessidades operacionais para determinar a quantidade necessária de colaboradores em diferentes turnos.

Consideração da legislação: certifique-se de que a escala esteja em conformidade com a legislação trabalhista vigente, evitando problemas legais.

Consulta aos colaboradores: considere as preferências e restrições dos colaboradores ao criar a escala, sempre que possível, para preservar o bem-estar de todos.

2 – Acompanhamento da Escala

Registro preciso: mantenha um registro preciso das horas trabalhadas por cada colaborador para garantir conformidade com a legislação e evitar problemas futuros. Nesse caso, é recomendado o uso de ferramentas de marcação de pontos, como a Ponto Mais.

Monitoramento da produtividade: acompanhe a produtividade em relação à escala para fazer ajustes conforme necessário e garantir a eficiência operacional do time.

3 – Avaliação de ajustes e melhorias

Feedback dos colaboradores: esteja aberto ao feedback dos colaboradores sobre a escala de trabalho, ajustando-a conforme as necessidades e preferências.

Análise contínua: realize análises regulares da eficácia da escala, identificando áreas de melhoria e ajustando conforme necessário.

Ferramentas que podem ser utilizadas nessa gestão

Para tornar a gestão mais simples e eficiente, algumas ferramentas podem ser utilizadas, a fim de organizar a escala de trabalho da empresa. Confira algumas delas:

Softwares específicos

Existem diversas soluções no mercado projetadas especificamente para facilitar a criação e gestão de escalas. Esses softwares de gestão de escala oferecem recursos como automação, alertas de conformidade e relatórios detalhados.

Planilhas eletrônicas

Para empresas de menor porte, planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel ou Google Sheets, podem ser ferramentas eficazes na criação de escalas simples.

Apesar de menos automatizadas, ainda oferecem uma visão clara das jornadas de trabalho, sobretudo quando gerenciada por profissionais com alto conhecimento em gestão de planilhas.

Aplicativos e redes de comunicação on-line para avisos

É importante que a empresa utilize aplicativos ou ferramentas de comunicação on-line para manter os colaboradores informados sobre suas escalas, permitindo a comunicação direta entre a equipe.

Sistemas de ponto eletrônico

Sistemas de ponto eletrônico automatizados garantem um registro preciso das horas trabalhadas, facilitando o acompanhamento e a conformidade com a legislação trabalhista.

Com a solução VR Gente, por exemplo, você conta com um sistema de gestão de pontos completo para monitorar as escalas de trabalho da sua equipe.

Boas práticas para uma gestão de escala de trabalho eficiente

Antes de criar uma escala, é crucial ter uma compreensão profunda das necessidades operacionais da empresa.

Por isso, avalie os padrões de demanda ao longo do dia, da semana ou do mês, identificando os momentos de maior e menor atividade. Isso permite uma distribuição equitativa de recursos, garantindo que a equipe esteja presente quando mais necessária.

Também é importante incorporar alguma flexibilidade nas escalas para acomodar as preferências individuais dos colaboradores.

Essa é uma prática recomendada, pois algumas equipes podem preferir horários específicos de trabalho, e a capacidade de acomodar essas preferências pode contribuir significativamente para a satisfação e bem-estar no trabalho.

Além disso, para garantir uma escala de trabalho saudável, evite sobrecarregar constantemente os mesmos colaboradores com turnos desafiadores. A rotação equitativa de turnos não apenas promove um ambiente de trabalho mais justo, mas também contribui para o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos colaboradores.

Por fim, lembre-se de manter uma comunicação constante e transparente com todos os colaboradores sobre os processos de gestão de escala de trabalho da empresa.

Para isso, deixe todos informados sobre suas escalas com antecedência, permitindo que planejem suas vidas pessoais e profissionais.

Além disso, esteja aberto ao feedback dos colaboradores e esteja disposto a ajustar as escalas conforme necessário, garantindo que os gestores das áreas também consigam acompanhar esse processo.

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A gestão de escalas é uma parte integral da administração eficiente de recursos humanos, garantindo que as operações ocorram de maneira eficaz. E, com a VR Gente, você garante uma solução digital completa para gestão de escalas de trabalho, e muito mais, para a sua empresa.

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