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Departamento Pessoal
Escala de trabalho: o que é e como fazer uma gestão eficiente?
A escala de trabalho é uma tarefa fundamental para o sucesso operacional das empresas Afinal, não apenas assegura a cobertura adequada da mão de obra, mas também garante o cumprimento das normas trabalhistas, promovendo um ambiente de trabalho saudável. Então, se você deseja entender mais sobre como realizar esse tipo de gestão de escala de […]
Silvana Fernandes20 nov, 2023
10 min de leituraUma escala assertiva e bem definida de trabalho, tem como principal objetivo organizar os horários de entrada e saída do colaborador, atendendo às necessidades específicas de cada setor, departamento ou segmento.
Para que isso ocorra, é fundamental que as escalas sejam criadas de forma estratégica e de acordo com as determinações legais, pois, além de evitar ações trabalhistas, também assegura a fluidez e produtividade do trabalho.
Portanto, a elaboração e o gerenciamento inteligente das escalas de trabalho são essenciais para otimizar os processos, garantir a segurança do negócio e a satisfação dos colaboradores.
- Índice
- A gestão de escala e sua importância para as empresas
- Estratégias para dimensionamento de equipe e alocação de recursos
- Lidando com desafios e imprevistos na gestão de escala
- Ferramentas e tecnologia para facilitar a gestão de escala
- Melhores práticas para promover um ambiente de trabalho equilibrado e saudável
A gestão de escala e sua importância para as empresas
A gestão de escalas é de suma importância para qualquer empresa. Quanto maior for o número de trabalhadores em um negócio, maior será a complexidade da distribuição de carga horária entre eles.
Algumas das escalas de trabalho mais comuns incluem:
12×36: os colaboradores trabalham por 12 horas consecutivas e têm 36 horas de descanso. É muito aplicada em setores que necessitam de cobertura 24 horas por dia, como hospitais, segurança e serviços de emergência.
6×1: nesta modalidade, se trabalham 6 dias consecutivos e folga-se 1 dia. Ela é bastante adotada no comércio, em restaurantes e em outras áreas que exigem atendimento ao público aos finais de semana.
5×2: aqui trabalha-se por 5 dias consecutivos e folga 2 dias, geralmente no fim de semana. É uma escala comum em escritórios e muitos setores da indústria.
5×1: o trabalho é por 5 dias consecutivos e folga 1 dia, sendo semelhante à escala 6×1, mas com uma folga a mais no mês.
Além disso, todos os trabalhadores celetistas que cumprem jornadas aos finais de semana têm direito a uma folga no domingo a cada sete semanas. Mas, as mulheres têm um domingo de folga a cada 15 dias.
Vale ressaltar que as escalas de trabalho podem variar de acordo com a legislação trabalhista, as convenções coletivas e os acordos estabelecidos entre empresas e colaboradores. Por conta desses e de outros motivos, fazer uma boa gestão da jornada de trabalho dos colaboradores é um dos principais pontos para o sucesso do negócio.
Alguns dos pontos mais importantes para realizar uma gestão de escalas são:
Evita passivos trabalhistas
Ao realizar a gestão de escalas de trabalho de forma assertiva, a gestão consegue visualizar e prevenir excessos de horas extras ou sobrecarga, além de garantir que os intervalos intrajornada e interjornada sejam cumpridos corretamente.
Assim, a empresa consegue se blindar de passivos trabalhistas e garantir mais segurança para o negócio e para o colaborador.
Mantém a produtividade
Ao determinar as escalas de trabalho, você garante que os colaboradores tenham o descanso necessário antes de retomar suas atividades. Dessa forma, a produtividade e integridade da equipe se mantém.
Além disso, com a escala de trabalho organizada evita-se que a empresa tenha pouco pessoal em horários de muito movimento ou profissionais em excesso em momentos sem tanto tráfego.
Redução de absenteísmo e turnover
Como a gestão de escalas possibilita uma visão assertiva dos horários dos colaboradores, os gestores conseguem evitar o acúmulo de horas extras e a sobrecarga, impactando diretamente nas taxas de absenteísmo e turnover da empresa.
Dessa forma, os colaboradores se sentem mais satisfeitos, motivados e o clima organizacional da empresa também é favorecido.
Redução do desgaste dos colaboradores
Ao realizar a gestão da escala de trabalho você evita que seus colaboradores trabalhem demais. Isso, por sua vez, previne que eles desenvolvam doenças laborais, ansiedade, insatisfação e outros problemas derivados da sobrecarga.
Portanto, é importante lembrar que a gestão de escalas impacta diretamente no employee experience e precisa ser elaborada de forma inteligente.
Estratégias para dimensionamento de equipe e alocação de recursos
Possuir recursos que auxiliem na estratégia de dimensionamento da equipe é extremamente importante para evitar a diminuição de resultados da empresa ou aumento de gastos desnecessários.
Por isso, é importante avaliar quantos colaboradores serão delegados para determinada tarefa, a fim de visualizar se a distribuição está correta ou se algum setor necessita de novos colaboradores.
Algumas das vantagens de fazer o dimensionamento de equipe vão desde o melhor aproveitamento da mão de obra, a otimização de custos até evitar a sobrecarga dos colaboradores.
Esse trabalho envolve estudar o volume de atividades ao longo do tempo, identificar padrões sazonais ou variações diárias e entender as necessidades operacionais da empresa. Com base nessa análise, é possível determinar o número adequado de colaboradores necessários em cada período.
Além de analisar a demanda atual, é importante prever a demanda futura. Utilizar dados históricos, tendências de mercado e informações de sazonalidade pode auxiliar na estimativa da demanda em períodos futuros. Essa previsão é crucial para evitar falta ou excesso de colaboradores, garantindo a adequação da equipe às necessidades do negócio.
Além disso, acompanhe o desempenho da equipe, a produtividade, a satisfação dos colaboradores e a eficiência das operações. Com base nesse monitoramento, faça ajustes na escala de trabalho, se necessário, realocando recursos ou redistribuindo tarefas. Esse acompanhamento contínuo ajuda a otimizar a gestão de escala ao longo do tempo.
Lidando com desafios e imprevistos na gestão de escala
Lidar com desafios e imprevistos na gestão de escala pode ser uma tarefa complexa, mas essencial para garantir o pleno funcionamento da empresa. Mesmo com um planejamento cuidadoso, imprevistos podem surgir e exigir uma rápida adaptação por parte dos gestores.
Uma das principais estratégias para lidar com isso é ter um plano de contingência bem definido. O que envolve identificar antecipadamente as possíveis situações de imprevistos, como faltas de colaboradores devido a doenças, emergências pessoais ou outros motivos, e ter alternativas prontas para cobrir essas ausências.
Uma abordagem proativa é buscar soluções internas, como a redistribuição de tarefas entre os membros da equipe, se possível. Isso ajuda a evitar sobrecarga para os colaboradores presentes e garante que as atividades sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, é importante manter uma comunicação eficiente com a equipe, sempre informando claramente os colaboradores sobre as mudanças necessárias e explicar os motivos por trás delas. Assim é possível manter a transparência e o engajamento da equipe, evitando possíveis conflitos ou insatisfações.
Por fim, é fundamental aprender com os desafios enfrentados. Após cada situação, é importante fazer uma análise do ocorrido, identificar pontos de melhoria e ajustar o planejamento da gestão de escala, se necessário. Dessa forma, a empresa estará cada vez mais preparada para lidar com os desafios futuros e garantir a eficiência na distribuição de recursos humanos.
Ferramentas e tecnologia para facilitar a gestão de escala
Para auxiliar a gestão de escala, existem diversas ferramentas e tecnologias disponíveis no mercado que podem ser utilizadas, visando otimizar os processos e aumentar a eficiência na distribuição de horários de trabalho.
Vamos explorar algumas delas:
Softwares de Gestão de Escala
Uma solução digital para gestão de escala é projetada especificamente para auxiliar na elaboração e gestão de escalas de trabalho. Permitem criar e gerenciar horários, fazer ajustes de última hora, acompanhar a disponibilidade dos colaboradores, controlar horas extras e calcular automaticamente os períodos de descanso.
Sistemas de Ponto Eletrônico
Utilizar sistemas de ponto eletrônico, ou aplicativos de registro de horário de trabalho, facilitam o controle da jornada dos colaboradores.
Essas tecnologias registram os horários de entrada e saída de forma digital, evitando erros e possíveis fraudes. Além disso, muitos sistemas de ponto eletrônico são integrados a softwares de gestão de escala, proporcionando uma visão completa e precisa das horas trabalhadas.
Análise de Dados
A utilização de tecnologias de análise de dados pode ser muito útil na gestão de escala. Com elas é possível identificar padrões de demanda, determinar as necessidades de pessoal em diferentes períodos e prever possíveis lacunas na programação. Isso ajuda os gestores a tomar decisões mais embasadas e a alocar os recursos humanos de forma mais eficiente.
Essas são apenas algumas das ferramentas e tecnologias disponíveis para facilitar a gestão de escala. Com elas, as empresas podem agilizar os processos, reduzir erros e melhorar a eficiência na distribuição de recursos humanos, garantindo o pleno funcionamento do negócio e impulsionando os resultados.
Melhores práticas para promover um ambiente de trabalho equilibrado e saudável
Além de uma gestão de escala bem-feita, é importante continuar promovendo um ambiente de trabalho equilibrado e saudável para manter o bem-estar dos colaboradores e para o sucesso da empresa. Para isso:
Estabeleça políticas de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Valorize o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos colaboradores com políticas que incentivem horários flexíveis, permitam pausas regulares durante o dia de trabalho e promovam a utilização de dias de folga e férias. Assim a empresa ajuda a evitar o esgotamento e melhora a qualidade de vida dos colaboradores.
Ofereça programas de bem-estar e saúde
Implemente programas de bem-estar e saúde no local de trabalho, como palestras sobre saúde, atividades físicas, programas de alimentação saudável e acesso a orientação psicológica. Essas iniciativas contribuem para a promoção de hábitos saudáveis e para o cuidado com o bem-estar dos colaboradores.
Invista no desenvolvimento profissional e pessoal
Incentive o desenvolvimento contínuo dos colaboradores, oferecendo treinamentos, cursos e oportunidades de crescimento profissional. Além disso, reconheça e valorize as habilidades individuais, permitindo que os colaboradores explorem seus interesses e talentos. Isso ajuda a promover a motivação e o engajamento dos funcionários.
Monitore o clima organizacional
Realize pesquisas periódicas de clima organizacional para avaliar a satisfação dos colaboradores e identificar possíveis problemas. Essas pesquisas ajudam a detectar questões que podem estar afetando o ambiente de trabalho e permitem a implementação de ações corretivas.
Promover um ambiente de trabalho equilibrado e saudável requer um esforço contínuo por parte da empresa e dos gestores. Ao adotar essas melhores práticas, a organização criará um ambiente propício para o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores, aumentando a satisfação no trabalho e impulsionando os resultados.