3 dicas para melhorar a comunicação interna nas empresas

Estabelecer uma comunicação clara e eficiente entre a empresa e o seu público é fundamental. No entanto, para alcançar os objetivos e resultados desejados, a mesma atenção deve ser dada para a comunicação interna, ou seja, entre a empresa e seus colaboradores.

Para que uma organização atue de forma integrada e estratégica, é preciso que os funcionários estejam bem informados sobre assuntos relevantes relacionados à companhia. Isso porque a transparência promove maior produtividade e motivação na equipe, que, consequentemente, trabalha com mais qualidade.

Essa estratégia é essencial para empresas que querem se manter competitivas no mercado e entendem o papel dos colaboradores nesse processo.

Por isso, neste artigo, você vai conhecer tudo sobre comunicação interna, sua importância e como ela pode ajudar a sua empresa. Vamos lá?

O que é comunicação interna?

A comunicação interna pode ser um setor dentro da empresa ou uma estratégia aplicada por uma determinada área, como a de Recursos Humanos por exemplo. Seu principal objetivo é garantir que as informações relevantes e estratégicas da empresa sejam transmitidas aos colaboradores.

Em um primeiro momento, pode parecer uma tarefa simples, mas é preciso ter atenção. Quanto maior a empresa, mais complexo é o processo de fazer com que uma informação chegue para todo mundo. Mas isso não quer dizer que pequenas e médias empresas estão imunes a isso.

Ruídos e falhas de comunicação podem acontecer em quaisquer circunstâncias, independente da quantidade de colaboradores. Por isso, é preciso se dedicar à comunicação interna.

Para que serve a comunicação interna?

Agora que você já sabe o que é a comunicação interna e qual o seu objetivo, deve estar se perguntando para que ela serve e quais os seus benefícios para a equipe e a empresa.

Benefícios da comunicação interna:

  • Garante o alinhamento da equipe
  • Melhora o clima organizacional
  • Aumenta a produtividade
  • Reduz a taxa de rotatividade
  • Mantém as crises sob controle

Garante o alinhamento da equipe

Para que uma empresa funcione da melhor maneira possível, o trabalho em equipe dos colaboradores é fundamental. E isso envolve colaboração, cooperação e, claro, comunicação.

Por isso, a comunicação interna garante que a equipe esteja sempre alinhada entre si e com a empresa. Isso vale tanto para missão, visão, valores e propósito, por exemplo, quanto para comunicados trimestrais, como os objetivos e metas da empresa, ou até periódicos, como avisos e ações menos frequentes.

Melhora o clima organizacional

Investir na comunicação interna contribui para integrar as equipes de diferentes setores da empresa, estimula a união e fortalece o entrosamento entre colaboradores.

Já ouviu dizer que alguém tem uma “energia contagiante”? Pois é, o mesmo vale para os colegas de trabalho e o ambiente corporativo. O nome dessa “atmosfera” que causa uma sensação agradável ou desagradável na empresa é clima organizacional.

A forma como os colaboradores se sentem em relação aos demais funcionários e ao ambiente de trabalho influencia diretamente o rendimento e a qualidade das entregas.

Aumenta a produtividade

Com um ambiente agradável para se trabalhar e o alinhamento de propósito e objetivos, os colaboradores se sentem mais motivados no desempenho de suas funções.

Quando a empresa compartilha informações relevantes com os colaboradores, ela desperta um sentimento de valorização e pertencimento nas equipes. Naturalmente, os profissionais passarão a contribuir ainda mais para os resultados da empresa e a produtividade como um todo sentirá os efeitos.

Reduz a taxa de rotatividade

Colaboradores motivados e produtivos, trabalhando em um ambiente saudável e com alinhamento de objetivos, são colaboradores mais felizes e satisfeitos.

Com esses e outros benefícios proporcionados pela comunicação interna, os profissionais se sentem reconhecidos e pouco propensos a saírem da empresa. Dessa forma, a taxa de rotatividade é reduzida e a empresa fideliza seu público interno.

Mantém as crises sob controle

Toda e qualquer empresa está suscetível a passar por crises internas e externas, grandes e pequenas. O que faz com que as organizações se recuperem dessas condições é a forma como elas lidam com os problemas e situações adversas.

Em alguns casos, é impossível prever uma crise, mas omitir informações dos colaboradores só piora o clima organizacional e prejudica a performance da equipe. Quando a companhia está enfrentando um desafio, é importante ser transparente com aqueles que são responsáveis pela sua força motriz.

A comunicação interna é responsável por mostrar ao time o que está realmente acontecendo e qual a estratégia da empresa para buscar uma solução para o problema.

Além de reforçar a união entre a empresa, essa ação estimula a confiança dos seus colaboradores e ajuda a evitar boatos e rumores internos.

Como melhorar a comunicação interna nas empresas?

Com algumas ações simples já é possível contribuir para a troca de informações na organização. Os benefícios da comunicação interna são visíveis na rotina da empresa e trazem impactos significativos na satisfação dos colaboradores.

Para não ficarem para trás, gestores e profissionais de RH que ainda não colocam essa estratégia em prática devem começar a pensar nisso agora mesmo.

Confira 3 dicas para melhorar a comunicação interna na sua empresa:

  1. Elabore um planejamento de comunicação interna
  2. Escolha os canais de comunicação
  3. Engaje os colaboradores nas comunicações

1. Elabore um planejamento de comunicação interna

Para uma execução estratégica, é preciso um planejamento bem feito. Mais do que isso, o planejamento deve ser adaptado à realidade da empresa.

  • Quais são as reais necessidades da organização?
  • Como a comunicação interna pode ajudar a empresa?
  • Quais os objetivos a serem alcançados?

Nesse momento, os líderes e RHs devem buscar conhecer bem os colaboradores e a empresa para entender como trabalhar o alinhamento entre ambas as partes.

Quanto mais personalizada for a comunicação, mais eficiente ela será. Conhecer o público interno genuinamente ajuda a empresa a entender quais ações funcionam para a equipe, qual o tom de voz adequado e o melhor canal de comunicação a ser utilizado.

2. Escolha os canais de comunicação

Existem várias opções de canais de comunicação interna, como e-mail, newsletter, mural, reuniões, entre outros. A empresa não precisa adotar todos eles necessariamente, o ideal é entender o que funciona melhor para a equipe.

Em pequenas e médias empresas, talvez uma TV corporativa na entrada do escritório cumpra a função de forma eficiente. Por outro lado, em uma empresa de grande porte essa pode não ser a melhor opção.

Além disso, muitas empresas que utilizavam canais de comunicação interna mais analógicos, como cartazes ou murais, precisaram se adaptar ao home office, adotando um canal de comunicação online.

O ideal é entender o que funciona melhor para a empresa de acordo com as suas condições e necessidades.

Uma sugestão na hora de definir os canais de comunicação interna é determinar também uma periodicidade para que esses comunicados aconteçam. Assim, os colaboradores criam o hábito de se informarem sobre a empresa.

Existem ainda algumas ferramentas que podem ajudar a empresa nesse processo de forma automatizada. Dá uma olhada:

9-ferramentas-online-para-te-ajudar-a-gerenciar-sua-empresa

 

3. Engaje os colaboradores nas comunicações

As dicas anteriores só terão sentido se a empresa souber como engajar os colaboradores nas comunicações. Para isso, lembre de duas coisas:

  • A comunicação precisa ser acessível.
  • A empresa precisa atrair a atenção dos funcionários.

O primeiro tópico se resume em: se a informação não for acessível, então ela não está pronta para ser passada para a equipe. Isso porque o objetivo da comunicação interna é transmitir as informações relevantes da empresa para os colaboradores, mas de nada adianta repassar uma informação se ela não for compreendida pelas pessoas.

Por isso, busque as palavras certas, utilize exemplos práticos e vá direto ao ponto.

O segundo tópico abre espaço para que os gestores e RHs sejam criativos. E criatividade não é sinônimo de informalidade.

Comunicações formais podem ser feitas de formas criativas, que estimulem a interação dos colaboradores e o engajamento na mensagem.

Por exemplo, caso a sua empresa escolha transmitir os comunicados durante reuniões mensais de time, que tal disponibilizar um link através do qual os colaboradores podem enviar perguntas e sugestões, de forma anônima ou não, para serem respondidos durante a reunião?

Assim, além de estimular a participação da equipe, a empresa ainda garante que as informações estejam sendo passadas de forma clara para todos.

Agora que você já sabe qual a importância e os benefícios da comunicação interna, é hora de colocar as dicas em prática.

Para alcançar os resultados desejados, é fundamental construir uma relação de confiança e harmonia entre a organização e os colaboradores. E a comunicação interna cumpre um papel indispensável nesse processo.

Prepare seu planejamento, escolha os canais de comunicação e defina as estratégias para transmitir a mensagem de forma clara e atrativa!

 

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Ricardo Nacarato
Gerente de Marketing na Pontomais

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