Calcular corretamente a folha de pagamento e gerenciar, com eficiência, todos os direitos devidos ao trabalhador que compõem sua remuneração são passos essenciais para manter uma boa relação trabalhista e evitar problemas com o Ministério do Trabalho e Previdência.

Ainda assim, não é incomum, empreendedores se depararem no dia a dia com situações decorrentes de impostos e taxas que não foram pagos corretamente sobre a folha de pagamento, ou de algum benefício que o trabalhador não recebeu por pura falta de conhecimento.

Pensando nisso, levantamos aqui os principais cálculos trabalhistas em que a sua empresa precisa ficar atenta se quiser reduzir custo! Acompanhe:

A classificação correta do funcionário de acordo com sua categoria

Como cada categoria é regida por uma convenção coletiva diferente. Então, o empreendedor precisa se certificar de que está cumprindo com todas as especificações — inclusive, de que o salário pago ao funcionário está equiparado com a sua classe.

Isso porque classificar um empregado em uma categoria à qual ele não pertence pode levar a ações trabalhistas por equiparação, o que resultará em uma multa bem pesada.

O cálculo do IR e INSS

Com a implementação do Sistema Público Digital de Escrituração (SPED) e a chegada do eSocial, ficou quase impossível sonegar impostos e contribuições fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciários. Assim, o empregador precisa ficar atento ao cálculo do INSS na folha de pagamento, uma vez que o valor varia entre 7,65% e 11%, conforme a remuneração do empregado.

Outro imposto que também deve ser mantido no topo das preocupações na hora de realizar os cálculos trabalhistas é o Imposto de Renda a ser pago. Sua base de cálculo é o salário, deduzido o INSS, devendo levar em consideração os dependentes, as faltas, os atrasos e a pensão alimentícia.

O cálculo das horas extras

Inúmeras ações trabalhistas movidas por empregados são decorrentes de cálculos incorretos nas horas extras trabalhadas, ou, ainda, do não pagamento do devido acréscimo sobre a quantidade de horas excedentes, além das horas normais de trabalho. Portanto, o gestor deve ficar atento ao cálculo correto das horas extras, uma vez que elas devem ser pagas com acréscimo de 50% referente ao valor da hora normal.

E é importante manter um controle da jornada de trabalho dos funcionários e da quantidade de horas extras realizadas, pois, se a prática se tornar constante, uma série de novos direitos podem ser gerados. Em outras palavras, o empregado poderá ter direito à indenização, uma vez que a habitualidade do pagamento passa a ser incorporada como salário.

O cálculo do FGTS

Grosso modo, o objetivo do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é amparar o trabalhador em caso de doença, demissão ou mesmo na aquisição de um imóvel. E é importante destacar que a obrigação de pagamento do FGTS é exclusiva da empresa, não devendo ser descontada do empregador.

O recolhimento do FGTS é mensal e deve ser feito até o dia 7 de cada mês, devendo a empresa depositar o valor de 8% correspondente à remuneração do empregado numa conta individual.

A gestão da folha

Manter organizadas todas as informações que dizem respeito à jornada de trabalho dentro da empresa (entrada, saída e intervalos), bem como o controle dos pagamentos dos funcionários, é fundamental para eliminar qualquer tipo de problema futuro com a Justiça do Trabalho.

E, para tornar todo esse processo mais simples, o ideal é aderir à automatização e às novas ferramentas de controle de registro de ponto — que se destacam como a melhor saída para evitar erros no cálculo da folha de pagamento e estabelecer uma relação transparente entre empregadores e empregados. Ao aderir a um sistema de ponto, é possível integrar as diversas áreas da empresa e realizar automaticamente os cálculos trabalhistas, dispensando procedimentos burocráticos e morosos.

Inclusive, vale destacar que softwares de gestão são atualizados periodicamente com as normas vigentes referentes aos direitos trabalhistas, levando em consideração percentuais de impostos e contribuições incidentes sobre a folha de pagamento.

Como controlar os cálculos trabalhistas

Além de conhecer cada um dos tributos e situações que a sua empresa precisa calcular com cuidado, conforme já vimos anteriormente, também é importante que você entenda exatamente o que deve fazer para acompanhar a situação do negócio. Assim, você preserva a saúde da financeira da empresa e evita qualquer tipo de problema com a fiscalização.

Justamente por ser o monitoramento uma atividade indispensável, que deve fazer parte da rotina da organização, resolvemos trazer alguns dos principais cuidados e planos de ação que você pode adotar para manter sua empresa devidamente regularizada e monitorada. Então, vamos conferir o que se deve fazer?

Utilize o suporte da tecnologia

Em primeiro lugar, é importante mencionarmos a importância da tecnologia em todo o processo de monitoramento. Um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, pode ajudá-lo a acompanhar todo o tipo de tributo e encargo, o que é excelente para mantermos o controle interno da organização e realizarmos os cálculos com facilidade.

Horas extras também podem ser computadas com mais clareza e integrar facilmente o cálculo de outros tributos — uma verdadeira economia de tempo para a gestão do negócio. Com isso, evita-se qualquer tipo de problema com a fiscalização e ainda mantém-se a saúde financeira do negócio.

Conte com a ajuda de especialistas

Outra grande dica para melhorar o controle dos cálculos trabalhistas é contar com ajuda de especialistas, principalmente os profissionais da área contábil. Afinal, além de conhecer profundamente a legislação do nosso país, eles também sabem a melhor maneira de efetuar os registros e realizar os cálculos.

E os profissionais da área contábil ainda ajudam o gestor a desenvolver um planejamento estratégico muito melhor, fornecendo informações relevantes a respeito da situação tributária e patrimonial. Assim, você pode tomar decisões mais precisas e confiáveis, com foco total nas suas necessidades reais.

Crie processos internos claros

Para quem deseja melhorar os cálculos trabalhistas e garantir um controle maior de todos os tributos, uma dica importante é criar processos internos claros na organização. Isso significa que não só a gestão do negócio, mas os próprios colaboradores precisam saber exatamente como proceder.Se há processos claros, evita-se o retrabalho, ruídos de comunicação, desperdício de tempo e uma série de outras situações desagradáveis, que podem comprometer completamente não só os cálculos, mas todo o acompanhamento feito pelo empreendedor.

Elabore um planejamento tributário

É claro que imprevistos, como as horas extras, podem acontecer. No entanto, o fato é que a maioria dos tributos trabalhistas podem ser previstos já no planejamento tributário da organização.E é nesse momento que podemos antever necessidades e desenvolver planos de ação e processos para nos proteger.O planejamento tributário é fundamental em qualquer empresa e, como já vimos, pode ser feito com o auxílio do profissional da área contábil para garantir ainda mais o grau de confiabilidade das decisões. Assim, além de facilitar os cálculos no futuro, você descobre maneiras de reduzir encargos e fazer um pagamento otimizado.

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