Existem diversas formas de realizar o controle de ponto. Nesse artigo, vamos falar das características e maiores diferenças entre o Relógio Ponto Eletrônico (REP) e o Ponto Digital.

De um lado, o sistema físico que normalmente fica alocado na empresa, no qual os colaboradores registram as entradas e saídas do trabalho por meio de biometria ou cartão ponto. Do outro, o sistema de Ponto Digital, uma alternativa em que a empresa consegue disponibilizar diferentes formas de registro de ponto para os colaboradores.

Em um mundo onde tempo é dinheiro, economizar horas de trabalho e mão de obra em atividades cotidianas é imprescindível para a saúde financeira da sua empresa.

Tendo isso em vista, adotar tecnologias que otimizem a rotina da sua equipe e que diminuam a quantidade de pessoas envolvidas em processos burocráticos pode ser o passo fundamental para focar no desenvolvimento profissional desses colaboradores.

Adotar as melhores práticas para o controle de jornada faz com que os colaboradores sejam mais produtivos, que as equipes se tornem mais estratégicas e, se tratando do RH e do Departamento Pessoal, permite que os setores possam focar no que realmente importa: o desenvolvimento da empresa e das pessoas.

Quer entender como funciona o controle de ponto online, saber o valor do ponto digital e comparar com os gastos relacionados a outras modalidades de gestão de jornada? Vem com a gente.

Quais os custos do Controle de Ponto para a empresa?

Atualmente, quanto a sua empresa investe em controle de ponto?

Esta pergunta pode parecer simples. Afinal, é possível que os gastos com controle de ponto estejam passando despercebidos e sobrecarregando a carteira da companhia sem que você perceba.

Excesso de horas extras, jornadas de trabalho mal administradas e processos trabalhistas podem causar um aumento desproporcional nos gastos da sua empresa. Esses custos estão diretamente relacionados com a maneira que você faz o seu controle de ponto.

No Brasil, existem três tipos básicos de fazer a gestão de jornada dos colaboradores: manualmente, com relógio de ponto ou por meio de modernas plataformas de ponto online.

Além dos gastos mencionados acima, todas essas maneiras de controlar o ponto dos colaboradores envolvem custos, como:

• Horas de trabalho dos profissionais envolvidos no fechamento de ponto;
• Equipamentos como relógio de ponto, bobina, cartão ponto, livro ponto, entre outros;
• Manutenção desses equipamentos;
• Processos trabalhistas por conta de falhas na gestão da jornada;
• Excesso de horas extras por conta de um controle de ponto mal feito;
• Entre outros imprevistos que podem aparecer no meio do caminho.

Qual a diferença entre o Relógio de Ponto Eletrônico (REP) e o Ponto Digital?

O controle de ponto é uma exigência para empresas com mais de 20 colaboradores, de acordo com a Lei nº 13.874. Um controle de ponto bem feito evita inúmeros problemas e processos trabalhistas, garantindo mais organização com relação à jornada de trabalho dos funcionários.

Por isso, fique atento para as opções de controle de ponto disponíveis no mercado e entenda quais as suas principais diferenças. Vamos lá?

Relógio de Ponto Eletrônico (REP)

O relógio de ponto pode parecer a opção mais fácil e barata, mas não é bem assim. O valor para adquirir uma máquina de ponto eletrônico pode variar bastante. Os mais básicos vão de R$300 a R$800. Esses aparelhos geralmente contam com uma saída USB para exportar os dados, e também há pelo menos um leitor de código de barras para ler o crachá do funcionário e fazer o seu registro de ponto.

Um REP de nível mediano possui uma série de outras funcionalidades, como biometria, touchscreen, impressora e wi-fi, que permite que o REP conecte diretamente com o software de tratamento de ponto, que serve para fazer ajustes nos pontos marcados, principalmente no caso de erros e esquecimento.

E quanto custa um relógio ponto com essas funcionalidades mais modernas? O valor varia entre R$1.000 e R$1.500.

Os relógios de ponto mais avançados possuem, ainda, mais funções que o de nível mediano, como o sistema de tratamento de ponto diretamente no dispositivo. Também podem contar com um sistema de inviolabilidade, que dificulta a violação de seus registros – o sistema de ponto online já vem com essa funcionalidade, o que facilita todo este processo.

Esses aparelhos mais avançados podem passar de R $2.000.

Manutenção

Além do custo inicial de implantação, que varia de R$300 a $2.000 dependendo do modelo escolhido, é importante contar os gastos com manutenção e com a compra da bobina térmica para emissão dos comprovantes. E também é bom lembrar que, se a empresa for grande, é necessário comprar mais de um equipamento para evitar filas nas horas de entradas, saídas e intervalos.

Burocracia

O REP não garante agilidade para os times de RH e Departamento Pessoal, que ainda podem sofrer com a demora no processamento dos dados e com toda a burocracia envolvida na hora do fechamento das folhas de pagamento dos funcionários.

Todos esses processos, muitas vezes, podem gerar o pagamento de horas extras para colaboradores das equipes todo início e fim de mês. Diferente do relógio de ponto digital, que permite que o RH ou o DP consigam extrair as informações de jornada diretamente do equipamento de forma automatizada.

Equipes remotas e home office

Outro ponto importante é que esse tipo de ferramenta não permite que os colaboradores registrem o ponto de onde estiverem. Então, esse serviço já não auxiliaria no controle de jornada das empresas que possuem equipes em home office ou remotas.

Neste caso, o sistema de ponto online é o mais indicado. Nele, os colaboradores podem bater ponto diretamente em seu celular e o sistema já conta com serviço de geolocalização, para garantir segurança no processo.

Segurança

O REP biométrico é muito mais seguro e confiável que o cartão de ponto manual. Entretanto, quando não está conectado à nuvem, as informações correm o risco de se perderem. Se o aparelho tiver algum problema e apagar as informações de jornada de trabalho, trará dor de cabeça e gastos extras.

Ponto Digital: como funciona essa poderosa ferramenta?

Sistema de Ponto Online

O controle de ponto online, ou digital, é a opção mais completa para as empresas que precisam de um sistema que contemple as necessidades do RH e DP.

Ao contrário da máquina de ponto eletrônico, o sistema Pontomais não tem custos de implantação ou de manutenção, pois cada funcionário usa seu próprio smartphone ou computador/tablet fornecidos pela empresa. E se a companhia quiser usar o mesmo dispositivo para todos os colaboradores, sem problemas! Temos o app Pontomais Happy.

Com o sistema de ponto online, a empresa consegue disponibilizar diferentes formas de registro de ponto para os colaboradores, agrupar todas as informações de jornada de trabalho na nuvem, extrair essas informações em poucos cliques para o fechamento de ponto e cálculo de folha de pagamento, além de evitar problemas com processos trabalhistas.

Cada vez que o colaborador registra seu ponto por QR code, reconhecimento facial ou pelo aplicativo no celular ou computador, fica tudo registrado na plataforma de maneira simples e segura. Além disso, o sistema é totalmente transparente, permitindo que o colaborador, gestor ou RH acompanhem os pontos em tempo real.

Mudar de um relógio de ponto eletrônico para um método online pode trazer muitas vantagens para sua empresa e colaboradores.

Vantagens do Ponto Online para o seu negócio

100% Dentro da Lei

Com o ponto digital, sua companhia fica protegida com relação a processos trabalhistas relacionados a horas e ao controle de ponto.

O sistema está 100% de acordo com a Portaria 671 do MTE, o que garante que a sua empresa esteja cumprindo todas as regras da legislação trabalhista.

Além disso, o controle de ponto online conta com documentos importantes para a empresa – como o AFD e AFDT, por exemplo, que são utilizados pelos fiscais do Ministério do Trabalho em casos de auditoria.

Automação da Rotina

A utilização de ferramentas como a de ponto online garantem que a rotina do RH e Departamento Pessoal seja mais automatizada. Isso permite que o profissional gaste menos tempo com tarefas burocráticas, tornando o setor mais estratégico dentro da sua empresa.

Informações em Tempo Real

Você não precisa esperar até o final do mês para saber como foi a jornada dos seus colaboradores. Com o ponto digital é possível acompanhar as faltas, as horas extras e os desvios de jornada em tempo real.

Com isso, os gestores e o RH podem mapear todos os problemas de pertinho e evitar que eles se consolidem durante o mês.

Antifraude

A ferramenta de controle de ponto da Pontomais garante a autenticidade dos pontos registrados através de duas tecnologias: o QR Ponto e o Reconhecimento Facial.

Com essas duas modalidades é possível criar etapas de autenticação do ponto marcado e garantir, assim, que cada colaborador está realizando o seu registro de jornada corretamente.

Benefícios do Ponto Online para os seus colaboradores

Cartão Ponto Digital

Com o ponto online, os seus colaboradores podem bater o ponto no celular, no tablet ou no computador. Esses aparelhos podem ser tanto de uso pessoal ou da empresa, o que gera bastante autonomia e estimula a responsabilidade dos funcionários em relação a sua jornada.

Além disso, todos os pontos ficam salvos na nuvem, sem a necessidade de papéis impressos. Ou seja, todos os comprovantes são organizados e armazenados de forma automática, sem burocracia para o RH e DP.

Solicitações Fáceis

Seu colaborador foi ao médico e precisa enviar o atestado para o RH? Com o sistema da Pontomais ele pode fazer isso de forma automatizada. Basta fotografar o documento e enviá-lo na plataforma que o gestor e o setor de Recursos Humanos recebem automaticamente.

Além disso, os atrasos e as faltas também podem ser justificados através de solicitações dentro do sistema.

Ah! Importante: essas solicitações precisam de validação do gestor ou RH para serem efetivas. Esse processo garante a segurança da empresa e o controle do RH com relação à documentação recebida.

Assinatura Digital

Outra inovação do ponto digital é a possibilidade de assinar o espelho-ponto automaticamente. Com a assinatura eletrônica, o colaborador cadastra sua assinatura apenas uma vez no sistema e, a cada novo espelho-ponto, pode assinar a validação em apenas alguns cliques. Fácil, né?

Qual tipo de Controle de Ponto vale mais a pena?

Agora que já vimos quanto custa um Relógio de Ponto Eletrônico (REP) e quais os gastos extras que o aparelho pode gerar, podemos perceber que o barato sai mais caro. Embora seja uma opção mais segura do que fazer o controle de ponto completamente manual, é passível de falhas.

Além de que, nessa opção, o RH deve conferir posteriormente cada horário registrado, o que demanda tempo e abre espaço para erros no preenchimento nos dados da jornada de trabalho dos profissionais.

Portanto, a alternativa para as empresas que precisam do relógio ponto, mas que também querem a segurança de ter as informações de jornada de trabalho salvas na nuvem, é a importação de dados para sistemas de controle de ponto digital.

O software da Pontomais, por exemplo, conversa com todos os relógios de ponto homologados pelo Ministério do Trabalho e possibilita a importação dos dados para dentro do sistema de forma bastante prática. Dessa forma, sua empresa não corre o risco de perder as informações de ponto dos colaboradores por instabilidade no sistema.

O quanto é possível economizar com o Controle de Ponto Digital?

Ainda está com dúvidas de quanto sua empresa pode economizar no controle de ponto? Criamos uma planilha para te mostrar que o controle de ponto pode sim economizar tempo e verba dos negócios.

Você vai aprender que a gestão de jornada envolve muito mais do que o espelho-ponto. Então, vamos descobrir como modernizar o seu RH?

Modernize sua empresa com o Ponto Digital

Depois de entender os benefícios que a tecnologia pode trazer para o seu negócio, o próximo passo é conhecer melhor as ferramentas disponíveis no mercado para automatizar cada vez mais os processos do seu RH e DP.

Comece a utilizar o controle de ponto online e descubra o novo universo da inovação nas empresas. Afinal, ter a tecnologia como aliada é a melhor forma de garantir rotinas ainda mais desburocratizadas.