O cálculo errado das horas extras é um dos principais motivos de processos trabalhistas. Por isso, fazer esse controle é tão importante. Muitas empresas utilizam planilha de horas extras para controlar a jornada excedente de seus colaboradores.

Esse é um processo importante para qualquer empresa, já que determina a concessão de folgas ou pagamento por esse tempo a mais que o colaborador passou no local de trabalho. Uma falha nesse controle pode acarretar prejuízos e processos na Justiça do Trabalho.

O que é hora extra?

Hora extra é o tempo excedente de trabalho, que o colaborador faz além do seu horário padrão. De acordo com a CLT o tempo diário é de 8h diárias de trabalho e no máximo 44 horas semanais. Sendo que o máximo de horas extras permitidos por dia é de 2 horas diárias.

Qual a importância de fazer o controle de horas extras?

O acompanhamento da jornada de trabalho de colaboradores é importantíssimo para evitar o excesso de trabalho, fazer o fechamento do espelho de ponto e pagamento das horas extras corretamente.

Dessa forma, a empresa garante que nenhum dos colaboradores está trabalhando em excesso ou que vai receber um valor errado no salário.

O que não pode ser considerado hora extra?

Existem algumas situações que a hora extra não deve ser contabilizada, são elas:

• Em momentos de prática religiosa;
• Descanso;
• Lazer;
• Estudo – quando não for uma exigência da empresa;
• Alimentação;
• Atividades de relacionamento social;
• Higiene pessoal;
• Troca de roupa ou uniforme – quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa;
• Exercício de qualquer atividade de seu interesse particular;
• Busca de proteção pessoal, em caso de insegurança nas vias públicas ou más condições climáticas.

Então, você deve ou não fazer planilha de horas extras?

Tradicionalmente, esse controle das horas a mais trabalhadas é feito manualmente e com uso de planilhas. Apesar de conseguir fazer o acompanhamento e gerenciamento, esse modelo possui falhas que podem comprometer o sistema de recursos humanos da empresa e implicar em prejuízos maiores.

Quer saber mais sobre como fazer o controle de horas extras dos seus colaboradores? Então, não deixe de acompanhar os próximos parágrafos!

Qual a diferença entre horas extras e horas negativas?

Horas extras dizem respeito ao tempo excedente ao horário de trabalho regular da pessoa contratada. Ou seja, se ela precisa fazer 8 horas diárias de trabalho, o tempo excedente a essas horas são consideradas hora extra.

Nas horas extras existem variações. Já explicamos mais sobre as horas extras habituais, noturnas, em finais de semana, feriados, entre outras.

Já as horas negativas, dizem respeito ao tempo faltante na jornada de trabalho do colaborador. Ou seja, se são necessárias 8 horas diárias e a pessoa faz 7, por exemplo, as horas negativas seriam 1 hora.

Como fazer o cálculo de horas extras?

Para fazer o cálculo de horas extras, primeiro é necessário saber o quanto a empresa paga de porcentagem a mais por hora extra.

A CLT impõe que o mínimo precisa ser de 50% do valor sobre a hora trabalhada, podendo variar com base no acordo coletivo (pode passar de 100% do valor sobre a hora trabalhada).

Tendo essa porcentagem em mãos, basta:

• Fazer o cálculo da hora trabalho do colaborador: esse cálculo é simples, é só dividir o salário do mês pelos dias trabalhados pelas horas de trabalho diário.
• Agora, basta fazer o cálculo de todas as horas extras trabalhadas no mês. Por exemplo, se você fez 10 horas a mais no mês, multiplique o valor hora por 10 e a porcentagem de acréscimo de hora extra. Se o valor, por exemplo, é de 50% multiplicar o valor hora por 1,5.

Qual o prazo para o pagamento das horas extras?

O prazo definido pela CLT é de uma semana após as horas extras trabalhadas, ou até o 5º dia útil do mês subsequente. Mas, se a empresa tiver um acordo coletivo, ou trabalhar em regime de banco de horas, o prazo para pagamento de horas excedentes pode variar em até 12 meses. Sendo que o colaborador pode optar por receber esse valor ou folgar no período a mais trabalhado.

Existe um limite de horas extras?

Pela CLT, o limite imposto para horas trabalhadas semanalmente é de 44 horas. Ou seja, em uma jornada 5×2, e, que a pessoa contratada trabalha 5 dias na semana e folga 2, a jornada diária seria de 8 horas e 48 minutos. Dessa forma, ao final da semana ele teria completado as 44 horas semanais.

Para empresas que seguem um limite de 8 horas diárias, o limite de horas extras é de 2 horas a mais por dia, sendo o limite de 44 horas semanais.

Então, se a pessoa está fazendo mais horas extras do que as determinadas pela lei, a sua empresa precisa verificar a possibilidade de reajustar algo na jornada de trabalho dessa pessoa, para assim não ficar exposta a possíveis riscos trabalhistas.

Quais as desvantagens da planilha de horas extras?

A seguir, explicamos os principais problemas que podem acontecer ao se adotar a tradicional planilha de horas extras.

Perda de arquivos

A planilha de horas extras é normalmente feita em programas como Excel, que pode ser acessado de quase todos os computadores. Apesar de ter essa facilidade, é comum que o responsável por esse controle salve o documento apenas na sua estação de trabalho.

Isso pode implicar em perda de dados, já que qualquer computador está sujeito a defeitos, vazamento de dados e falhas técnicas e humanas.

Portanto, sempre existe a possibilidade de que as informações referentes às horas extras sejam perdidas e causem problemas para a empresa.

Falta de segurança da planilha de horas extras

Além do risco de perder as informações salvas na planilha, esse modelo de controle possui sérias falhas de segurança. Os computadores da empresa podem ser acessados por qualquer funcionário, deixando vulneráveis dados que, até então, não estão disponíveis para todos os colaboradores do seu negócio.

Dessa forma, as informações de horas extras estão desprotegidas caso uma pessoa resolva agir de má-fé, apagando ou alterando os dados. Assim, você pode perder o controle e fazer cálculos de pagamento errados.

Desorganização

Além das questões relacionadas à segurança dos arquivos e suas informações, há também os aspectos da organização. Afinal, a ordenação dos dados dentro do documento e o seu modelo de armazenamento são de responsabilidade do profissional de RH.

Porém, ele pode adotar um sistema de orientação desorganizado ou que só é compreendido por ele. O que dificulta o acesso à informação e à padronização do trabalho. Deixando tudo mais complicado para a empresa e, claro, sujeito a falhas.

Mas não se preocupe! Há sistemas mais eficientes e mais seguros para fazer a gestão de horas extras. Quer saber mais? Continue a leitura!

Cuidados para manter uma planilha de hora extras

A planilha de horas extras só terá sentido e uso efetivo se utilizada corretamente e com a frequência correta. Cabe ao RH determinar se o controle será feito apenas por ele, ou terá auxílio dos gestores da área.

É importante ter essa planilha em um ambiente de fácil acesso para os colaboradores e gestores para irem alimentando com informações semanais ou diárias. Disponibilizá-la na nuvem utilizada pela empresa é uma ótima opção.

O RH também precisa fazer esse acompanhamento, verificar se as informações estão corretas e se o uso da planilha está sendo feito da forma certa.

Como melhorar o controle de horas extras?

O mercado conta, hoje, com diversas soluções que permitem melhorar o controle de horas extras de uma empresa. Por meio dessas opções, é possível ter maior certeza de que os dados estão corretos, o monitoramento é mais eficiente e, ainda, há menos oportunidades de informações serem perdidas. Isso evita prejuízos ao seu sistema de remuneração.

Entre as principais vantagens dessas soluções para gerenciamento de pontos e horas extras estão:

• acompanhar entrada e saída de colaboradores;
• controle de ajustes e abonos;
• alerta de ocorrências de horas extras, ausências e intervalos;
• gráficos com horas extras, faltantes e alocação de tempos das jornadas;
• Fiscalização do registro de ponto, mesmo quando feita fora da empresa — pelo smartphone;
• verificar a jornada de trabalho externa por meio de registros de geolocalização.

Como vimos, o mercado já conta com diversas soluções que substituem a tradicional planilha de horas extras. Esses recursos tecnológicos são excelentes mecanismos para aumentar o seu nível de controle e tornar o setor de recursos humanos ainda mais eficiente. Portanto, é uma alternativa a ser considerada.

Gostou deste artigo sobre como usar planilha de horas extras? Então, entre em contato com a Pontomais e descubra como podemos ajudar o departamento de recursos humanos da sua empresa!