A gestão de férias é uma tarefa essencial feita pelo departamento de Recursos Humanos, pois garante que não existam questões jurídicas para a organização em relação aos colaboradores.

Afinal de contas, os problemas comuns relacionados ao assunto podem e devem ser evitados. Como por exemplo, o clássico pagamento de férias dobradas por conta de prazos vencidos.

Por meio da gestão de férias efetiva, a empresa estabelece uma imagem positiva para os seus colaboradores, o que pode impactar diretamente na motivação de talentos, satisfação em relação à posição de trabalho e constituir um quadro de incentivos para maior engajamento dentro da organização.

Neste artigo explicaremos o que é a gestão de férias, apontando como a má gestão delas pode afetar a sua empresa e os seus colaboradores. Além de esclarecer o que a CLT diz sobre o assunto, trazendo dicas importantes para uma gestão eficiente.

O que é a gestão de férias?

É por meio da gestão de férias que a empresa pode realizar o planejamento estratégico desse período. Dessa forma, o tempo de descanso dos funcionários não terá nenhum impacto negativo na equipe e empresa como um todo. A partir dela, a organização consegue prever saídas e evitar sobrecargas, mantendo o funcionamento apesar das ausências.

Todo colaborador que está enquadrado no sistema CLT tem direito a tirar férias, isso é garantido por lei. Esse período é necessário justamente para que o profissional recarregue suas energias e garanta a saúde física e mental.

Esse período de descanso é tão essencial quanto a gestão prévia das férias, pois é por meio dela que a empresa irá garantir que tudo seja feito da maneira correta, evitando problemas jurídicos e assegurando que seus colaboradores exerçam suas atividades em um ambiente saudável.

Quando o colaborador tem direito às férias?

O colaborador tem direito a pelo menos 30 dias de descanso periódico remunerado a cada período de doze meses de trabalho, a depender do número de faltas não justificadas conforme estabelecido pela lei.

Assim que adquirido o direito, a empresa tem doze meses para conceder o período de descanso. Caso o prazo de doze meses não seja cumprido e o colaborador fique sem o descanso periódico remunerado, o empregador terá o dever de remunerar as férias vencidas em dobro.

Vale ressaltar que isso não dispensa a necessidade de gozo desse período como descanso pelo trabalhador, que passa a acumular 60 dias.

O artigo 130 da CLT estabelece que o direito é proporcional aos dias trabalhados. Veja como funciona:

• 30 dias: faltou cinco ou menos dias;
• 24 dias: faltou entre seis e 14 dias;
• 18 dias: faltou entre 15 e 23 dias;
• 12 dias: faltou entre 24 e 32 dias;
• 0 dias: faltou mais de 32 dias.

É possível conceder as férias antes dos doze meses de trabalho?

É possível sim, não há qualquer proibição legal quanto à concessão do período de descanso anual sem que os doze meses de trabalho tenham decorrido.

No caso da concessão individual antecipada, o período deverá ser considerado usufruído somente quando os doze meses de trabalho se completarem.

Já no caso de férias coletivas, os colaboradores que não tiverem completado o período de aquisição do direito farão o gozo de forma proporcional, iniciando um novo período aquisitivo.

Como o colaborador deve comunicar o período de descanso anual?

Para iniciar o período de repouso anual, o comunicado deverá ser sempre realizado com pelo menos 30 dias de antecedência do início do período de descanso. Isso se aplica tanto para a concessão individual, quanto a coletiva.

A Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019) alterou o art. 135 da CLT, estabelecendo que a anotação das férias deve ser feita preferencialmente no sistema da CTPS digital, dispensando as anotações no livro ou nas fichas de registro do trabalhador.

A Carteira Digital de Trabalho é um sistema que já existe desde de 2017. Contudo, ele ainda não havia substituído completamente as antigas CTPS impressas. Foi a partir do ano de 2019 que o Governo Federal e o Ministério do Trabalho passaram a considerar o documento digital como válido em todo território nacional.

Assim que a empresa efetivar as anotações das férias de forma digital, o colaborador deverá ter acesso às informações das férias em seu contrato de trabalho de forma instantânea na CTPS Digital.

Dessa forma, o procedimento é capaz de desburocratizar e facilitar a vida dos setores de RH e DP, que evitam o extravio da CTPS física, e do colaborador, que terá acesso imediato às informações.

Como a má gestão de férias afeta a empresa e os colaboradores?

A falta de planejamento pode se tornar um grande problema para o RH na hora de fazer o controle de férias dos colaboradores. Pois, de maneira geral, uma gestão de férias eficiente é essencial para o planejamento estratégico e controle da produtividade dos negócios.

A gestão de férias exige zelo por parte da empresa. Afinal, equívocos nessa área vão pressionar toda a empresa, mas principalmente a área financeira. A falta de controle no cálculo e no acompanhamento do prazo de aquisição e concessão pode levar a pagamentos em duplicidade.

Pagamento de férias em dobro

Este é um dos itens mais famosos quando falamos dos riscos de não fazer uma boa gestão das férias. Caso o RH e os gestores não instruam os colaboradores a tirar as férias antes do término do período de concessão, a empresa deverá pagar o dobro do valor desse período de descanso.

Segundo o artigo 137 da CLT, quando as férias do trabalhador são concedidas fora do prazo estipulado, nos 12 meses subsequentes à data em que o colaborador tiver adquirido o direito, o empregador pagará dobrado.

Na prática, esse pagamento representa uma adição numerosa sobre o salário do colaborador, que precisará gozar dos 30 dias de descanso e ser remunerado por 60 dias. Sendo assim, a empresa sofre um grande e desnecessário prejuízo.

Rescisão indireta

Na rescisão indireta, os colaboradores solicitam a rescisão do vínculo empregatício com base em má conduta da empresa.

Nessa situação estão inclusos o assédio moral ou sexual, falta de salário, ausência ou atraso de férias, exigências criminosas, violação da lei, entre outros itens listados no artigo 483 da CLT. Aqui, a empresa é obrigada a pagar todos os direitos trabalhistas estipulados na demissão sem justa causa, inclusive as férias.

Como otimizar a gestão de férias dos seus colaboradores?

Programar as férias dos colaboradores exige muita organização e planejamento, tendo em vista que uma gestão mal feita pode originar diversos problemas, que vão desde erros de pagamentos até equívocos no cálculo de dias estimados.

Com isso em mente, separamos algumas dicas para otimizar a gestão de férias dos seus colaboradores. Confira:

Melhore o planejamento interno

O momento de saída de férias dos colaboradores é muito importante e exige cuidados em sua organização Os gestores precisam ter um processo bem estruturado e validado por todos, garantindo que todos estejam cientes do planejamento aprovado.

Com os colaboradores alinhados, podem auxiliar os líderes nesse momento, pois estão atentos aos períodos de solicitação estipulados e sabem quais são as condições pré-definidas, evitando problemas e frustrações. Ainda assim, os gestores precisam estar sempre atentos e dispostos a esclarecer possíveis dúvidas.

Apresente o assunto durante o processo seletivo

Para evitar conflitos futuros, é aconselhável que o processo seletivo seja também um momento para esclarecer dúvidas sobre a empresa. Por isso, aproveite o momento para conversar com o candidato sobre o funcionamento das férias na empresa.

Traga temas como férias coletivas, possíveis restrições, períodos de férias parcelados e qualquer outro tema que diga respeito ao assunto. Uma comunicação clara e transparente desde o primeiro momento garante a satisfação do colaborador e evita divergências.

Esteja atento às regras da CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho, popularmente chamada pela sigla CLT, é o conjunto de regras que rege as leis referentes aos direitos trabalhistas. Por serem atualizadas com frequência, os gestores devem ter pleno conhecimento sobre elas e estarem sempre atentos a possíveis modificações, pois refletem diretamente no relacionamento entre empresa e funcionário.

Entender sobre o período aquisitivo, concessivo e demais regras é essencial para evitar possíveis problemas trabalhistas. Tendo em vista que a Lei Trabalhista de 13 de julho de 2017 alterou processos conhecidos, é preciso ficar atento.

Com a nova atualização, ao invés de parcelar suas férias em duas vezes, o colaborador pode fracionar em até 3x, desde que uma das parcelas tenha pelo menos 14 dias seguidos e que as demais não sejam inferiores a 5 dias. Outro ponto abordado pela Lei impossibilita o começo das férias 2 dias antes de um feriado ou repouso semanal.

Organize o time

Ainda é muito comum nas empresas que, quando um colaborador entra em férias, a equipe acabe ficando desfalcada e sofra com sobrecargas. Para que isso não aconteça, é fundamental organizar as demandas e dividi-las entre os profissionais disponíveis.

Algumas organizações costumam eleger um funcionário para cobrir as férias do colega afastado e isso pode acarretar em trabalho acumulado. Se a intenção for focar no resultado e no bem-estar da equipe, é importante não dobrar a demanda de nenhum colaborador em específico, para que todos consigam juntos entregar as atividades sem dificuldades e trabalho excessivo.

Organize as datas

Para evitar problemas e tarefas inadimplentes, é necessário definir a data de saída com antecedência, garantindo que o time tenha tempo o suficiente para organizar as demandas. Dessa maneira, mesmo com um colaborador a menos, os afazeres serão entregues e ninguém ficará sobrecarregado.

Planeje uma saída gradual

É importante entender que organizar o time e combinar a data de saída com antecedência não gera o efeito desejado se as informações não forem repassadas ao restante da equipe.

Normalmente, os colaboradores costumam organizar seu dia-a-dia com base nas tarefas que possuem, e para que consigam encaixar as novas demandas no planejamento, o gestor deverá atualizá-los assim que possível. Atividades incluídas de última hora resultam em problemas internos, pois as preocupações com datas e entregas geram grandes níveis de estresse na equipe.

Para evitar isso, recomendamos que a saída do colaborador para as férias seja realizada de maneira gradual, para que seus colegas tenham tempo de alinhar e entender o que será repassado, podendo ainda tirar dúvidas.

Quais os benefícios de uma gestão de férias bem feita?

Menos estresse

Quando a gestão de férias é bem feita, a equipe consegue se adaptar ao novo momento, evitando estresses relacionados à demandas atrasadas.

Vale ressaltar que um ambiente sobrecarregado pode resultar em colaboradores com a Síndrome de Burnout, que a partir do dia 1 de janeiro de 2022 passou a ser considerada pela OMS uma doença decorrente do trabalho, como informa a Associação Nacional de Medicina do Trabalho.

Além dos problemas passíveis de diagnóstico, como o próprio Burnout, a Síndrome do Pânico, Transtorno de Ansiedade e outros, muitos colaboradores apresentam sintomas isolados. Irritabilidade, sonolência e isolamento são uma pequena parcela dos sintomas que acarretam em funcionários insatisfeitos e, por consequência, com a produtividade em queda. Uma boa liderança, juntamente com o time de RH, deverá olhar para esses casos e entender o que está acontecendo, fornecendo apoio e suporte ao colaborador.

Menor rotatividade interna

Um dos maiores problemas enfrentados pelo RH é o desligamento de colaboradores, especialmente quando essa situação torna-se rotineira. Um ambiente estressante desmotiva os colaboradores, fazendo com que eles estejam constantemente em busca de novas oportunidades e solicitem o desligamento.

A fim de contornar essa tendência, é necessário que os gestores proporcionem um ambiente tranquilo para os colaboradores, tanto para os que entrarão de férias, quanto para os que irão assumir suas demandas. Tendo em vista que esse período foi planejado para que o trabalhador consiga descansar, tornar um momento agradável em algo estressante não colabora para o bem-estar da equipe.

Melhores resultados nas pesquisas internas

Cada vez mais as empresas buscam conquistar um alto nível de satisfação interna. Inclusive, existem instituições responsáveis por classificar as melhores empresas com base em pesquisas internas, realizadas unicamente com funcionários.

Por isso, é muito importante cuidar do bem-estar dos colaboradores, proporcionando um ambiente seguro e motivador. Além disso, funcionários satisfeitos com a empresa que integram aderem melhor às pesquisas internas.

Por que adotar o controle de gestão de férias e folgas na sua empresa?

O principal objetivo da gestão de férias é garantir que os processos de solicitação sejam mais seguros e ágeis.

Com a gestão de férias bem definida, os colaboradores conseguem solicitar suas férias de maneira autônoma, acompanhando cada passo de perto. Para isso, é interessante contar com um processo amigável e intuitivo, no qual o funcionário tenha total visibilidade sobre como dividir suas férias, quais datas são possíveis e a quantia de dias disponíveis para o gozo.

Em relação às necessidades do gestor nesse processo, é preciso que ele possa visualizar de forma clara uma agenda relacionada somente às férias dos colaboradores, na qual tenha uma visão ampla de acordo com o status de cada solicitação do time.

No geral, as empresas optam por planilhas preenchidas manualmente, o que abre espaço para erros humanos e esquecimento. Portanto, ao existir processos bem definidos e centralizados em relação às férias da empresa, o gestor evita problemas relacionados à prazos, dando mais segurança e agilidade, ao mesmo tempo que ganha mais tempo para organizar a equipe. Além disso, é importante que o RH também consiga acompanhar todos os pedidos, evitando erros e agilizando processos.

Conclusão

O gerenciamento eficaz das férias dos seus colaboradores é fundamental, tanto para a saúde da sua empresa, quanto para assegurar a satisfação dos seus funcionários. Por isso, é importante uma ferramenta que auxilie o seu RH na gestão de férias.

Pensando nisso, disponibilizamos o Kit Férias. Com este material será possível organizar as férias dos seus colaboradores de forma prática e eficiente, permitindo otimizar as suas rotinas.

Dê mais tempo e agilidade ao seu RH!