Existem diversas atividades feitas de forma manual ou presencial em uma empresa, que podem ser realizadas de forma digital. Até o monitoramento da jornada e da rotina dos funcionários pode ser feito por meio de controle de ponto online, por exemplo.

Esse sistema é uma estratégia eficiente para manter a entrada e a saída dos funcionários em ordem de maneira prática e sem burocracia. E essa tarefa, que antes era cansativa e passível de muitas horas de análise e eventuais erros, é muito mais segura e rápida com o auxílio da tecnologia.

Continue lendo e saiba mais sobre como as vantagens controle de ponto online, como ele pode facilitar a gestão de pessoas e evitar processos desgastantes para o seu RH.

Vem com a gente!

Como o controle de ponto online evita erros?

Mesmo quando o controle é feito com auxílio de planilhas do Excel, os erros podem persistir. Isso porque usar planilhas não evita os deslizes de quem insere os dados – e vale mencionar que o registro de ponto pode ser afetado, ainda, por problemas na máquina.

Por outro lado, um software para o controle de ponto guarda as modificações automaticamente. Além disso, os ajustes de ponto são validados somente com autorização do gestor, o que evita erros no relatório final. Para evitar fraudes, os sistemas de gestão de jornada online ainda facilitam a auditoria da marcação de ponto, seja por reconhecimento facial ou por métodos como a validação via QR Code, por exemplo.

Quais as diferenças entre ponto manual, eletrônico e digital?

Existem muitas diferenças entre os controles de ponto manual e online.

Ponto Manual

Na opção manual, por exemplo, há duas maneiras principais de fazer a marcação:

• Ponto cartográfico;
• Livro de ponto.

Nesses casos, é necessário que um profissional do RH confira posteriormente os registros anotados e verifique o controle de ponto de cada trabalhador. Isso porque é preciso examinar – seja manualmente ou com o auxílio de planilhas – todas as horas extras, os abonos, as faltas justificadas e injustificadas, os adicionais, as férias e diversos outros detalhes.

Ponto Eletrônico

Quando se usa o controle de ponto eletrônico, é necessário um equipamento, que pode ser um relógio ponto ou um cartão ponto, para o sistema guardar as informações de forma eletrônica.

As necessidades que acontecem no ponto manual, nesse caso não são necessárias. O próprio sistema produz um relatório para a extração das informações pelo RH.

Ponto Digital

O controle de ponto digital é a opção mais atual dentre as disponíveis no mercado. Ela possibilita que colaboradores batam o ponto em dispositivos móveis, e que o RH acompanhe a jornada e as respectivas informações pela plataforma do controle de ponto.

As vantagens de um ponto digital é que como ele está hospedado na nuvem, pode ser acessado pelos gestores a qualquer hora e de qualquer lugar para a emissão de relatórios.

Quando a empresa tem muitos funcionários ou opera em home office, esse tipo de controle é ainda mais útil.

Qual é a recomendação do Ministério do Trabalho (MTE)?

Outra boa razão para utilizar o controle de ponto é que o próprio MTE exige o acompanhamento da jornada de trabalho, para todas as pequenas e médias empresas com 20 funcionários ou mais, independentemente da atividade que exerçam.

A Portaria 671 do MTE têm mais detalhes sobre o tema. Fazer esse controle da maneira recomendada é a melhor forma de evitar multas por irregularidades. Com ele, a empresa fica em dia com a justiça e evita possíveis dificuldades legais.

A Portaria 671 afirma:

Sim. A Portaria 671 determina que os REPs certificados conforme a Portaria 1.510 do MTE continuam válidos. Pode-se afirmar que os REPs certificados pelo INMETRO seguem sendo a forma mais segura para o registro de ponto das empresas, pois precisam ser submetidos à análise de conformidade para que possam ser comercializados. Na Portaria 671 o REP certificado pelo INMETRO passou a ser chamado REP-C, ou Registrador Eletrônico de Ponto Convencional.

“Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.”

Quais as vantagens do Controle de Ponto Online?

São muitas as facilidades que o controle de ponto online agrega às rotinas da gestão. O sistema modifica o processo de registro e o torna mais prático, eficiente e seguro para ambas as partes.

Implantar essa tecnologia pode ajudar a aumentar a qualidade das informações obtidas e simplificar sua análise. Além disso, toda a operação se torna mais alinhada, já que as consultas podem ser feitas facilmente com relatórios automatizados.

Esses fatores devem ser considerados ao escolher qual metodologia vai ser utilizada para fazer os registros. As vantagens oferecidas pelo controle de ponto online deixam claro que ele é a melhor opção para fazer o controle desse aspecto nas empresas.

Mas quais são os benefícios de adotar esse sistema?

• Otimiza a rotina do gestor

Com o controle de ponto online, o gestor ou responsável não precisa perder tempo com a correção mensal de cada registro de ponto, basta aprovar as solicitações de ajustes e abonos vindas por parte do colaborador, que fazem isso diretamente pela plataforma da Pontomais.

Além disso, é possível fazer marcações por meio de aparelhos móveis para mostrar a data e o local em que o funcionário fez o registro. Dessa maneira, podem-se acompanhar equipes externas, em home office e de terceiros. Há praticidade para o empregador e para o colaborador, que pode fazer solicitações e justificar ausências direto na plataforma.

Os trabalhadores ainda recebem mensagens caso se esqueçam de registrar o ponto ou se sua jornada não estiver completa.

• Permite avaliar indicadores de desempenho

Para fazer as marcações, o profissional gasta cerca de 10 segundos, por meio de QR Code ou auditoria fotográfica, e ainda recebe o respectivo comprovante. Assim, o gestor pode fazer a avaliação de desempenho dos colaboradores por meio de indicadores precisos, com controle de faltas, horas extras e outros aspectos em tempo real.

• Garante a veracidade das informações

É essencial que os dados registrados no ponto sejam verídicos, tanto para o colaborador quanto para o empregador.

Para os funcionários, ajuda a guardar seus direitos trabalhistas e a evitar que a empresa abuse da jornada de trabalho. Já para a organização, permite acompanhar o colaborador e prestar contas sobre o cumprimento da legislação trabalhista.

Quando a organização adota o controle de ponto online, não é permitido fazer alterações manuais nos registros. Dessa forma, todos ganham: afinal, sabem que podem confiar no que está discriminado nos relatórios emitidos pelo sistema.

Em casos de ajustes ou abonos solicitados pelos colaboradores, os responsáveis ou gestores precisam apenas aprovar as solicitações, e essas alterações ficam salvas nos relatórios de auditória (AFD e AFDT).

• Melhora o custo-benefício

O ponto online oferece excelente custo-benefício. Sua implantação é simples e não há a necessidade de mobilização de espaço físico.

Outra opção é escolher a instalação virtual. Com ela, não são necessários computadores ou uma rede para comportar o sistema — afinal, ele pode ser instalado no smartphone ou no tablet. Desse modo, não é necessário gastar com recursos financeiros e físicos para acomodar o ponto eletrônico.

• Oferece mais facilidade nos procedimentos

Toda a rotina que envolve o processo de registro e análise dos registros é otimizada. Assim, o tempo gasto para verificar faltas, presenças, horas trabalhadas e demais resultados — que, antes, levava horas para ser conferido manualmente — pode ser utilizado para implantar medidas pertinentes às informações obtidas.