Calcular horas trabalhadas online é uma maneira eficaz de otimizar o tempo do RH. Além de aumentar a confiabilidade dos dados, computar as informações minimiza as chances de erros no fechamento da folha de pagamento.

Independente da forma como é feito, o controle de horas e o cálculo dos valores é extremamente importante. Manter o acompanhamento da jornada de trabalho como rotina da empresa ajuda a garantir uma boa saúde financeira para o negócio e a evitar processos trabalhistas.

Existem diversas ferramentas que auxiliam no processo. Abaixo, confira as principais e entenda como calcular horas específicas.

Ferramentas online para cálculo de horas

Muitas empresas optam pelo controle manual das horas, utilizando papéis e calculadoras financeiras. No entanto, existem diversas formas de calcular horas trabalhadas online, o que auxilia na prevenção de possíveis processos trabalhistas.

Conheça as principais ferramentas disponíveis e entenda qual se adapta melhor às necessidades da sua empresa:

Sistema de ponto online

Sendo a opção mais segura na hora de calcular horas trabalhadas online, o sistema de ponto digital da Pontomais impossibilita que erros manuais aconteçam.

Por realizar a gestão completa da jornada de trabalho, todos os cálculos são feitos automaticamente e disponibilizados por meio de relatórios.

Além de possibilitar acesso antecipado aos dados, algo que auxilia no planejamento financeiro das folhas de pagamento, o processo é baseado nas marcações de ponto registradas em tempo real pelos próprios colaboradores, evitando fraudes.

A Pontomais ainda permite a integração dos dados com a folha de pagamento, reduzindo o tempo investido pelo RH.

Planilha para cálculo de horas

Muitas empresas escolhem as planilhas na hora de calcular as horas trabalhadas de maneira digital.

Como qualquer outra opção, o controle de ponto é essencial para que os cálculos possam ser feitos. Por isso, o profissional de RH deverá inserir todos os horários de entrada e saída dos colaboradores.

Apesar de possuir certo nível de automação, muitas partes do processo ainda são realizadas manualmente, o que pode acabar afetando a integridade dos dados destinados à folha de pagamento.

Para agilizar a operação, é comum, que sejam inseridas fórmulas capazes de automatizar os cálculos. Caso isso não seja feito, o profissional responsável deverá realizá-los manualmente.

Mas não se preocupe! Vamos explicar como eles funcionam no decorrer do artigo.

Calculadoras online

As calculadoras não costumam ser integradas aos registros de ponto. Portanto, é necessário que o profissional de RH tenha as informações já disponíveis, utilizando a calculadora apenas para obter os resultados.

Inserindo o salário-base e as horas realizadas, a calculadora fornece os possíveis acréscimos ou descontos a serem computados na folha de pagamento do colaborador.

No entanto, essa ferramenta é recomendada apenas como uma opção auxiliar. Isso porque, nos casos em que a calculadora escolhida precisa de uma conexão ativa para funcionar, qualquer problema com a Internet resultará na perda dos dados.

Calculando as horas trabalhadas manualmente

Agora que conhecemos as principais ferramentas para calcular horas trabalhadas online, precisamos entender como esses cálculos são feitos.

Para isso, precisamos saber quantas horas deverão ser realizadas durante esse período.

Tomando como exemplo a jornada de trabalho de 44 horas semanais, é necessário multiplicar esse número pela quantidade de semanas do mês. Pensando em um mês com 5 semanas, teremos:

44 (horas semanais) x 5 (semanas) = 220 (horas mensais)

Com isso, sabemos que o colaborador deverá cumprir uma jornada de 220 horas mensais. No entanto, variações no registro de ponto são comuns e, em algumas ocasiões, os colaboradores poderão ter horários excedentes ou faltantes.

Para que isso seja considerado, é necessário transformar o formato em que as horas são calculadas. Entenda:

Como transformar minutos em horas

Com o intuito de descobrir exatamente quantas horas foram realizadas pelo colaborador, as informações deverão ser convertidas de minutos para horas. Confira o exemplo:

Em uma quinta-feira, o colaborador registrou sua entrada às 08h34 e a saída às 17h45, com 01h de pausa para o almoço. Para obter o resultado, precisamos primeiramente dividir os minutos de sobra por 60 (minutos).

• Entrada: 08h34 = 34/60 = 0,56 = 8,56 horas.
• Saída: 17h45 = 45/60 = 0,75 = 17,75 horas.

Depois, basta subtrair o horário de saída pelo horário de entrada. No caso desse colaborador:

• Horas totais: horário de saída – horário de entrada = 17,75 – 8,56 = 9,19 horas.

Por fim, reduzimos o tempo do horário de almoço:

• Horas trabalhadas: horas totais – horas em pausa = 9,19 – 1,0 = 8,19 horas.

O colaborador trabalhou 8,19 horas na quinta-feira. Para facilitar a visualização, transformamos o cálculo em minutos novamente, multiplicando tudo que está depois da vírgula por 60 (minutos).

• 0,19 x 60 = 11,4 minutos.

Portanto, o colaborador trabalhou durante 8 horas e 11 minutos na quinta-feira.

Quais cálculos envolvem a jornada de trabalho?

Acima, descobrimos como calcular quantas horas foram realizadas pelo colaborador. Agora, para sabermos qual será o valor pago por elas, precisamos ter em mãos o valor pago por hora trabalhada.

A operação para isso é ainda mais simples. Vamos considerar, para esse mesmo colaborador, um salário mínimo. Ou seja, ele receberá R$ 1.212,00 por 220 horas trabalhadas no mês. Com isso:

• Valor por hora: salário/horas mensais = 1.212/220 = 5,50 reais.

Podemos também descobrir o valor pago por dia de trabalho. Considerando a jornada padrão, esse colaborador deverá trabalhar 8 horas diárias. Portanto:

• Valor por dia: valor por horas x horas diárias = 5,50 x 8 = 44 reais.

Com esses valores em mão conseguimos realizar os cálculos para horas extras, faltantes e adicionais noturnos. Confira:

Cálculo de horas extras

Remunerar as horas extras corretamente é essencial. Por ser uma modalidade de compensação de horas excedentes, a legislação possui regras bem específicas para o seu cálculo. Veja o que diz o Art. 59 da CLT:

Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. § 1.º A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.

Para descobrir a quantia a ser acrescida no pagamento deste colaborador, precisamos descobrir primeiramente o valor do acréscimo e, depois, o valor da hora extra.

• 50%: valor por hora/2 = 5,50/2 = 2,75.
• Valor da hora extra: valor da hora + 50% = 5,50 + 2,75 = 8,25.

No exemplo acima, descobrimos que 50% da hora normal é R$ 2,75. Através disso, obtivemos que o valor da hora extra é R$ 8,25.

Caso esse colaborador faça 5 horas extras no mês, ele deverá receber um acréscimo de R$ 41,25 em sua remuneração.

Cálculo de horas faltantes

Existem, no entanto, situações em que o colaborador acabará trabalhando menos horas do que o contratado. Nesse caso, é comum que as empresas realizem um desconto salarial correspondente.

Supondo que, em vez das 220 horas necessárias, o colaborador trabalhou apenas 218 horas naquele mês. Isso significa que ele possui 2 horas faltantes, e o valor a ser descontado será o seguinte:

• Desconto: valor por hora x horas faltantes = 5,50 x 2 = 11 reais.

Esse colaborador terá um desconto de 11 reais em seu pagamento mensal, portanto, receberá R$ 1.201,00.

Cálculo de horas noturnas

As horas noturnas correspondem à jornada de trabalho exercida entre as 22h e as 5h, sendo que a cada 52 minutos e 30 segundos uma hora cheia deverá ser computada.

Apesar do tempo reduzido, o valor é pago integralmente e com um acréscimo de 20% sobre a hora, como prevê o Art. 73 da CLT:

Art. 73. Salvo nos casos de revezamento semanal ou quinzenal, o trabalho noturno terá remuneração superior a do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20% (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna. (Redação dada pelo Decreto-lei n.º 9.666, de 1946)

Assim como as horas extras, precisamos primeiramente calcular o valor dos 20% e o valor total.

• 20%: valor por hora/5 = 5,50/5 = 1,10.
• Valor da hora noturna: valor da hora + 20% = 5,50 + 1,10 = 6,60 reais.

Em casos de jornadas unicamente noturnas, o valor da hora deste colaborador seria de R$ 6,60. Mas, quando a jornada é diurna e a hora noturna é feita na modalidade de horas extras, mais um cálculo é necessário:

• Valor da hora extra noturna: valor da hora noturna + 50% da hora normal = 6,60 + 2,75 = 9,35 reais.

Nesse último caso, o colaborador receberá R$ 9,25 por hora.

Calcular manualmente as horas de cada colaborador requer muito tempo e, em alguns casos, pode arriscar a veracidade das informações. Por isso, é essencial inovar e digitalizar processos.

A Pontomais garante mais praticidade e segurança nas operações, otimizando os processos do seu RH e levando mais tempo para que eles possam focar no que realmente importa: as pessoas.

Agende agora mesmo uma demonstração do sistema Pontomais e entenda como podemos facilitar a rotina da sua empresa!