Realizar o acompanhamento das horas trabalhadas é essencial. Ainda que a obrigatoriedade caia somente para empresas com mais de 20 colaboradores, é recomendável que todas façam o controle de ponto e o acompanhamento das horas excedidas.

A Pontomais possibilita uma gestão de jornada completamente digital. Mas existem ainda métodos mais tradicionais, como é o caso das planilhas de horas extras e banco de horas no Excel.

Quer entender mais sobre o assunto? Confira:

Diferença entre horas extras e banco de horas

Antes de organizar uma planilha de horas extras e banco de horas, é necessário entender as principais diferenças, a fim de evitar erros na hora de calcular possíveis pagamentos ou folgas.

As horas extras funcionam com a compensação financeira pelas horas em excesso. Essa modalidade acompanha algumas regras referentes ao que deverá ser pago: se o trabalho excedente for realizado durante a semana ou aos sábados, o valor das horas terá um acréscimo de 50% e, caso tenha sido realizada aos domingos ou feriados, terá um acréscimo de 100%.

Já o banco de horas funciona como um sistema de acúmulo e compensação. A principal característica é que, ao contrário das horas extras, essa modalidade pode ou não recompensar financeiramente os colaboradores.

Isso acontece porque o banco possui validade máxima de 6 meses, e caso não tenha sido completamente quitado antes desse tempo, a empresa deverá pagar as horas excedentes ou descontar as horas faltantes do colaborador. No entanto, o mais comum é realizar a quitação aos poucos, com dias de folga ou reduzindo a jornada em dias específicos.

É importante ressaltar que, independente do regime adotado pela empresa, é necessário que a gestão e os colaboradores estejam alinhados. As horas trabalhadas fora do expediente comum devem ser uma exceção, e quando tornam-se rotinas, podem representar perigo para a saúde da empresa.

Como organizar uma planilha de horas extras e banco de horas?

Antes de organizar a planilha é indispensável que alguns dados já estejam disponíveis. Para poder calcular quantas horas excedentes um colaborador trabalhou naquele mês, é necessário que o controle de ponto esteja em dia.

Pensando nisso, preparamos uma Planilha de Controle de Ponto para auxiliar na gestão de jornada dos colaboradores. Ela possui diversos campos personalizáveis, nos quais é possível indicar o período que está sendo registrado, dados de identificação do colaborador e, obviamente, os pontos diários.

Por ser uma planilha de horas extras e banco de horas feita no Excel, ela possui uma fórmula que calcula automaticamente as horas totais realizadas no dia, facilitando o trabalho do RH na hora de calcular quantas horas foram excedentes. Para isso, basta fazer a seguinte conta:

HORAS REALIZADAS – HORAS NORMAIS

Por exemplo: na quarta-feira, Maria totalizou 10 horas trabalhadas durante o dia. Como sua jornada diária comum é de 8 horas, basta fazer a seguinte subtração:

10 – 8 = 2 (horas extras)

Com essa informação em mãos, é necessário que o RH compute essas horas de acordo com a realidade compensatória da empresa. Se o regime adotado é o de banco de horas, ele deverá contabilizar essas 2 horas de maneira positiva no saldo do colaborador. Se a empresa trabalha com horas extras, deverá ser calculado quantas horas entraram em 50% e quantas entraram em 100%.

Como calcular o pagamento das horas extras?

Após computar as horas extras realizadas, é possível calcular o valor a ser pago pelo trabalho excedido.

Pensando em aumentar a praticidade desse processo, criamos uma Calculadora de Horas Extras. Por lá, você preenche duas tabelas diferentes: a de horas extras com acréscimo de 50% e de 100%.

Depois, basta indicar na planilha a quantidade de horas na jornada mensal, o valor do salário e a quantidade de horas extras realizadas. O restante, referente ao valor da hora extra e a quantia a ser paga, é calculado automaticamente.

Como quitar o banco de horas?

A quitação do banco de horas irá depender do acordo comum firmado entre a empresa e o colaborador, podendo acontecer mensalmente ou semestralmente.

Por não ser remunerado, o banco de horas é compensado através de folgas ou reduções na jornada diária de trabalho. No entanto, é necessário que esses descontos sejam previamente alinhados com a gestão, para evitar problemas e atrasos nas demandas internas.

Por último, é importante lembrar que o banco de horas possui validade máxima de 6 meses. Caso o vencimento ocorra antes da quitação completa, a empresa deverá pagar as horas extras que não foram compensadas ou descontar da folha de pagamento nos casos em que o saldo está negativo.

Vantagens de optar pelo controle de ponto digital

As planilhas de horas extras e banco de horas no Excel funcionam e são utilizadas com muita frequência. Apesar disso, abrem espaços para possíveis falhas e consomem muito tempo do RH.

Para garantir a praticidade e a segurança do processo, recomendamos que esse controle seja feito através de um sistema de gestão de jornada digital. Confira as vantagens:

Praticidade

Preencher planilhas leva tempo, ainda mais nos casos em que a empresa possui muitos colaboradores. Para otimizar a rotina do RH, a Pontomais disponibiliza todos os cálculos necessários automaticamente e os disponibiliza para fácil visualização nos painéis e relatórios.

Segurança

Com a gestão de jornada digital a segurança é garantida. Não há espaço para possíveis fraudes de dados, tendo em vista que todos os registros geram um recibo e estão protegidos dentro do sistema.

Redução de falhas humanas

Falhas humanas acontecem com mais frequência do que gostaríamos. As planilhas possibilitam o registro incorreto de alguns dados, comprometendo a veracidade do controle de ponto, algo que não acontece em um sistema automatizado.

Agora que você já sabe como montar planilhas de horas extras e banco de horas no Excel, é hora de ponderar sobre qual é a melhor opção para a sua empresa.

Conheça todas as nossas funcionalidades e descubra como a Pontomais pode facilitar a gestão de jornada dos seus colaboradores!