Os negócios estão, progressivamente, se tornando digitais. É cada vez mais comum as empresas adotarem nos seus processos sistemas e softwares que levam a uma gestão descentralizada mais eficiente e longe de suscetíveis negligências. Como é o caso do controle de ponto online.

Nesse cenário, controlar a jornada de trabalho dos funcionários é essencial. Tal gerenciamento é um importante pilar para a gestão eficiente e, principalmente, para garantir a segurança tanto do empregador — que fica amparado quanto à legislação trabalhista — quanto do empregado — que garante o recebimento dos seus direitos, por exemplo, as horas extras.

Mas o que determina o sucesso do controle de ponto online? Vejamos algumas ações que você não deve deixar de adotar.

Por que fazer o controle de ponto online?

Evite processos trabalhistas

O controle de ponto online é uma das formas de assegurar informações sobre a jornada de trabalho do colaborador e proteger a empresa de eventuais processos trabalhistas. Isso porque, com um sistema antifraude (como é o caso da Pontomais) as informações, uma vez que salvas na nuvem, não são alteradas e nem perdidas.

Dessa forma, se a empresa precisar comprovar as horas trabalhadas pelo colaborador, ou horas extras, estará tudo salvo no sistema.

É importante frisar que um dos principais motivos para os passivos trabalhistas, é realmente o pagamento e cálculo errado de horas extras trabalhadas. Por isso, o controle de jornada descentralizado é tão essencial, principalmente nos casos em que os colaboradores estão em sistema home office.

Economia tempo e dinheiro

A partir de um sistema digital simples e que auxilia na realização de tarefas do departamento pessoal, como por exemplo, o fechamento de espelho ponto, setores que demoravam dias para realizar esse fechamento, podem fazê-lo em algumas horas.

Pela Pontomais, o fechamento do espelho ponto pode literalmente ser feito em pouquíssimos cliques! Basta a jornada de trabalho dos colaboradores estarem sem ajustes para serem feitos, que a plataforma extrai as informações do período de tempo selecionado no modelo certo para realizar o fechamento da folha de pagamento.

Além desse tipo de funcionalidade, existem outras, que facilitam ainda mais o trabalho do RH.

Melhore a gestão da sua equipe

A partir de um sistema de controle de ponto digital, é possível ter uma visão muito mais ampla e completa sobre a jornada de trabalho de cada colaborador. Entender quem está em jornada, quem ainda não chegou, quem está tendo atrasos recorrentes… dessa forma se torna mais fácil fazer ajustes e auxiliar os colaboradores se necessário em algum momento.

Como implementar um sistema de controle de ponto online eficaz?

Averiguar se a sua empresa tem como implementar o sistema de ponto digital é o primeiro passo. Se o sistema que você usa hoje é, por exemplo, um relógio ponto, ele precisa ser homologado pelo Ministério do Trabalho para a Pontomais conseguir fazer essa integração.

Sendo homologado, a Pontomais consegue realizar a integração com certeza. Ou, caso seja mais interessante, apenas mudar para o sistema 100% digital fazendo o upload dessas informações na plataforma e acompanhando a adaptação de seus colaboradores.

E considerando que algumas empresas acham importante o funcionário estar presencialmente no escritório para bater o ponto, há também a opção do Pontomais Happy, que é uma adaptação do relógio ponto só que feito de forma digital também.

Estabeleça metas

Ao implementar o controle de ponto online, é possível estabelecer metas para o cumprimento da jornada de trabalho.

Isso significa que o gestor passa a gerir com maior eficiência a entrada e a saída dos seus colaboradores, bem como a realização de horas extras ou banco de horas. O controle de ponto online possibilita:

• transparência quanto à marcação, uma vez que não utiliza horários predeterminados ou aqueles estabelecidos no contrato de trabalho;
• maior agilidade na contabilização das horas trabalhadas ao longo do mês;
• redução significativa de erros e falhas relacionados à marcação e contabilização das horas trabalhadas;
• maior controle, tanto para o empregador quanto para o empregado, em relação aos registros de entrada e saída na empresa.

Esteja Atento à Legislação

Controles manuais ou por meio de livros de registros não comportam as atuais necessidades de pequenos, médios ou grandes negócios.

Com a edição da Portaria n.º 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego, as empresas tiveram que procurar soluções que atendessem à legislação em vigor.

O controle de ponto online é uma excelente alternativa para adequar as regras exigidas à jornada de trabalho na empresa. Assim, é possível manter o registro em conformidade com as regulamentações e, ainda, contar com atualizações e ajustes automáticos.

Vale destacar que as organizações que descumprirem as regras estabelecidas pela portaria estão sujeitas a multas e autuações.

Divida as Responsabilidades

É claro que a responsabilidade de manter a contabilização das horas efetivamente trabalhadas é do setor de recursos humanos. No entanto, nada impede que o gerenciamento das atividades seja feito de forma conjunta entre gestores, administradores e colaboradores.

Vale destacar que a premissa básica para uma gestão eficiente é conhecer as regras legais de jornada e aquelas relacionadas às marcações de ponto.

Os empregados precisam conhecer e entender que é importante manter o cumprimento das normas da empresa para a marcação de ponto. Se descumprida, pode lhes render punições disciplinares.

Utilize a Tecnologia a Seu Favor

Celular, tablet, smartphone, computador com câmera, inúmeros aplicativos móveis podem ser utilizados para realizar as marcações diárias, otimizando o tempo e revertendo para maior produtividade.

Se, antes, o colaborador registrava o ponto e não tinha qualquer controle das horas efetivamente trabalhadas e aquelas que realizava a mais, com o controle de ponto online é possível receber notificações de entradas, saídas e desvios da jornada direto no seu smartphone.

Vale destacar que é possível gerar relatórios e realizar integrações automáticas com o relógio de ponto eletrônico. Otimize a rotina do seu RH com essa ferramenta de gestão!

Qual a melhor solução em controle de ponto eletrônico?

Considerando que existem inúmeras necessidades em diferentes ramos e empresas, a Pontomais é com certeza a plataforma mais completa do mercado. Com um time que está sempre focado em trazer melhorias e em atender as necessidades dos clientes, é uma das melhores opções hoje no mercado da América Latina.

Dentre suas principais funcionalidades estão:

• 5 formas para registrar o ponto (QR Code, Reconhecimento Facial, Registro Simples + geolocalização e ponto offline.
• Sistema antifraude
• + de 20 relatórios gerenciais
• Sistema 100% dentro da lei
• Integração com todos os relógios pontos homologados pelo Ministério do Trabalho.