Por que fazer o controle de ponto na sua empresa?

Pode parecer óbvio, mas não são todas as empresas que fazem o controle de ponto de seus funcionários. Isso acontece por inúmeros motivos, mas um deles é que a lei não exige esse controle de todos, mas sim apenas daquelas empresas que possuem no mínimo 20 colaboradores.

No entanto, empresas com menos de 20 colaboradores também podem se beneficiar do controle de ponto eletrônico. Entre as vantagens estão:

• • Mais segurança para empresa e colaborador: como o sistema de controle de ponto digital é antifraude, a empresa e o colaborador possuem a garantia de que as informações de ponto não serão alteradas. E quando houverem ajustes no ponto, eles ficarão registrados no sistema (AFD).

• Menos chances de um passivo trabalhista: com o acompanhamento das horas trabalhadas e com o fechamento de ponto de forma simplificada, o cálculo feito em cima das horas trabalhadas e horas extras torna- se mais fácil. Dessa forma, a empresa fica protegida de processos trabalhistas referentes a um controle de ponto errôneo.
• Gestão descentralizada de ponto: com uma gestão de ponto descentralizada, o RH não precisa ficar sobrecarregado com os ajustes de ponto. Os gestores conseguem controlar e acompanhar o ponto de cada colaborador da sua equipe, e fazer esse acompanhamento diário.

O que a legislação diz sobre o controle de ponto eletrônico

A lei que consolida as características que um controle de ponto eletrônico precisa ter é a Portaria 671. O que a lei garante é que os relógios de ponto eletrônicos, precisam armazenar as informações de todos os colaboradores em seu sistema sem dar brechas para adulterações por parte dos colaboradores ou empregadores.

Além disso, ela também garante que o sistema de ponto eletrônico:

• Não pode restringir ou impedir que o colaborador faça a marcação do ponto, mesmo que fora do horário de trabalho;
• Não permite que colaborador ou empregador programem essa marcação de ponto (automatizar a marcação do ponto);
• Impedir que o colaborador bata o ponto, ou que tenha que pedir uma autorização para batê-lo em caso de hora extra;

Essas são as características básicas que um sistema de controle de ponto eletrônico precisa cumprir. Por isso, é considerado um dos sistemas mais confiáveis e seguros para fazer o registro de ponto.

Tecnologia e segurança com o uso do Ponto Eletrônico

O ponto eletrônico, por ser uma das alternativas de controle de jornada regulamentadas e ter esse respaldo da tecnologia para auxiliar em suas funcionalidades, acaba por assegurar que a empresa e o colaborador estão protegidos por lei.

E quando esse registro é feito de forma 100% digital, no caso de sistemas como a Pontomais, essa gestão é mais descentralizada, mais tecnológica e ainda assim, segura. Principalmente por armazenar todas as informações na nuvem.

Controle de ponto online

Aplicativos de controle de ponto online são ótimas opções para auxiliar os gestores na tarefa de marcação de ponto e gestão de colaboradores.

Eles podem ser acessados diretamente pela internet, sem a necessidade de instalação. Assim, não ocupam espaço no disco rígido do seu computador. Quando baixados em celulares e outros aparelhos móveis, ocupam pouquíssimo espaço e facilitam a utilização do usuário.

Diferentes formas de registro de ponto eletrônico

Registro de ponto biométrico

A biometria é um novo sistema de ponto eletrônico que vem sendo implantado nas empresas atualmente para registrar o comparecimento da pessoa no local de trabalho. Pode ser feito por meio do uso das digitais, da voz ou da íris. O sistema biométrico faz a captação da imagem do olho da pessoa neste último caso.

As características físicas são avaliadas e as informações são enviadas a um banco de dados, que faz a identificação do funcionário. Com o uso dessa tecnologia, é impossível que um colega de trabalho registre o ponto do outro.

Ou seja: a probabilidade de fraudar o controle de ponto é praticamente nula. Esse sistema de ponto também é excelente para atender qualquer demanda de funcionários e ainda diminui os gastos da empresa com a impressão de papéis.

Registro de ponto por reconhecimento facial

O reconhecimento facial é um tipo de biometria. Ele faz o reconhecimento de características da sua face e permite que apenas você bata o ponto. Na Pontomais, existe essa opção, e a foto do rosto do colaborador no momento do ponto fica gravada na nuvem do sistema.

Registro de ponto por geolocalização

A geolocalização é uma informação adicionada ao registro de ponto simples. O colaborador bate o ponto normalmente, e o local em que foi batido o ponto fica salvo no sistema.

Pela Pontomais, o colaborador consegue alterar o nome do endereço pelo próprio sistema, mas quando a AFD (Arquivo Fonte de Dados) é emitida, o endereço original do ponto consta no relatório.

Registro de ponto por QR Code

O registro de ponto por QR Code possibilita que o colaborador bata o ponto tanto por login e senha quanto através da leitura de um QR Code. O sistema de controle de ponto da Pontomais disponibiliza o código especificamente para cada colaborador.

Controle de ponto na nuvem

O sistema de marcação de ponto mais antigo, que é o ponto manual ou mecânico, vem se tornando defasado a cada dia. Esse sistema pode ser burlado facilmente, gera dificuldades no fechamento de ponto mensal e dificulta a ação dos gestores junto a seus times.

Por isso, softwares de controle de ponto foram criados e implantados nas mais diversas empresas, em todos os ramos de atividades. Com essa ferramenta fica mais fácil e seguro acompanhar a entrada, a saída e as horas extras de cada colaborador.

Outro item que favorece o uso das novas tecnologias para a segurança das empresas é que tudo fica registrado e disponível para consulta. Desse modo, tanto o empregado quanto o empregador podem ficar tranquilos quanto às horas trabalhadas.

Essas facilidades podem prevenir ações judiciais trabalhistas, bem como servir de prova para os empresários caso exista algum processo.

Vantagens na Automação e Controle

A automação de processos com o controle de ponto dos funcionários facilita cada dia mais a vida de pequenos, médios, grandes empresários e dos setores de RH das empresas.

Bastam apenas alguns cliques e todas as informações, referentes à jornada de trabalho dos colaboradores, estarão à disposição dos gestores e dos profissionais de Recursos Humanos habilitados para acesso. Outra vantagem é a facilidade na hora de fazer a folha de pagamento e o controle das férias individuais e coletivas.

Muitas empresas vêm optando pelo ponto eletrônico para registrar a marcação de horas de seus funcionários devido ao benefício obtido em relação ao custo. Além de ser um recurso tecnológico inovador e seguro, pode reduzir muitos gastos desnecessários.

Ao optar por este sistema inovador, você terá todo o suporte necessário para garantir a maior praticidade possível à sua gestão de RH. Veja como a Pontomais ajudou a Tecnofit a ter um RH mais estratégico.

Otimização de tempo e processos burocráticos

O objetivo da Pontomais é otimizar os processos burocráticos do RH e de quem cuida dos afazeres do Departamento Pessoal. E existem muitas funcionalidades que auxiliam nessa otimização.

A principal delas, é o fechamento do espelho ponto em poucos cliques. Então se a sua equipe gasta horas ou até mesmo dias para fazer o fechamento de ponto dos seus colaboradores, a Pontomais resolve isso.

Segurança jurídica contra processos trabalhistas

A Pontomais garante a integridade das informações do controle de ponto, evitando fraudes e disponibilizando ferramentas de auditoria em tempo real.

E o software é assegurado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego. Dessa forma, a empresa que a utiliza é assegurada de que não sofrerá processos trabalhistas por conta de pagamentos errôneos de horas ou outros problemas com relação a registro de ponto.

Transparência na gestão da jornada de trabalho

Pela plataforma da Pontomais, os gestores conseguem acompanhar a jornada de trabalho de cada colaborador da própria equipe a qualquer momento. E os próprios colaboradores possuem a visão da própria jornada e banco de horas, se a empresa fizer banco de horas.

Essa transparência dá mais segurança e controle para ambas as partes sobre a própria jornada.

Como fazer o controle de ponto eletrônico online?

Para fazer esse controle, não há mistério. Basta a empresa ou RH migrar as informações necessárias para utilizar um sistema de controle de ponto digital como o da Pontomais. Dessa forma, quando o colaborador bater o ponto, as suas informações já estarão armazenadas no sistema.