A Portaria 671, de novembro de 2021, foi alterada pela nova Portaria 1486, publicada pelo Diário Oficial da União (DOU), em junho de 2022. Dentre as resoluções alteradas, encontram-se normas referentes a Carteira de Trabalho, modelos de contrato, registro de ponto eletrônico e a disponibilização de arquivos.

Para te atualizar sobre a medida, separamos um conteúdo completo sobre o que há de novo no registro de ponto. Confira as alterações que podem impactar a sua empresa!

O que é a Portaria 1.486/2022?

A Portaria n° 1.486/2022 altera a Portaria nº 671/2021, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, inspeção do trabalho, políticas públicas e relações de trabalho.

A resolução modifica aspectos relacionados ao registro de ponto eletrônico, o modelo de contrato de trabalho e a sua forma de preenchimento. Ela ainda fala sobre as assinaturas eletrônicas e a forma de disponibilização e armazenamento de arquivos.

Além disso, estabelece alterações nas solicitações de registro sindical, de alteração estatutária, de fusão e de incorporação. Também pontua certas mudanças em relação à solução de conflito entre entidades sindicais e mais.

A Portaria 1486 mudou o funcionamento dos anexos da Portaria 671. O Anexo VII passa a vigorar como o Anexo I; e o Anexo IX, a vigorar na forma do Anexo II. Por fim, ainda revogou algumas disposições.

O que é a Portaria 671 do controle de ponto eletrônico e como ela é afetada pela nova Portaria 1486?

A Portaria 671, de 08 de novembro de 2021, foi expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Essa norma atualizou a legislação trabalhista e modernizou as matérias referentes ao Controle de Ponto Eletrônico, Carteira de Trabalho, Registro de Colaboradores e outras previsões legais.

Ela informa sobre as relações de trabalho, a legislação trabalhista e as políticas públicas. Dentre as dezenas de artigos que a norma traz, estão tópicos de extrema importância para empresas que realizam o controle de ponto eletrônico.

A portaria consolidou todas as formas de registro de ponto eletrônico e as transformou em “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), com variações específicas.

Além disso, a Portaria 671 traz como regra que todo sistema seja capaz de emitir o comprovante de registro de ponto, em formato impresso ou eletrônico, bem como esclarece como esse comprovante de registro de ponto deve ser feito.

A Portaria 1486, do Ministério do Trabalho e Previdência, altera a Portaria 671. A medida foi publicada no Diário Oficial da União (DOU), em 06 de junho de 2022.

A resolução altera, entre outros tópicos, as normas sobre anotação na Carteira de Trabalho (CTPS), o modelo de contrato de trabalho e forma de preenchimento, sobre o registro eletrônico de ponto, bem como a forma de disponibilização de arquivos.

Saiba mais detalhes sobre as mudanças em decorrência da nova Portaria 1.486/2022! Vamos lá?

Quais foram as mudanças no Controle de Jornada com a nova Portaria 1486?

A nova Portaria 1486 trouxe mudanças em relação ao Controle de Jornada. Confira as principais alterações:

• Art. 81 e 83: o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AFJ) deverão observar as especificações disponíveis no portal gov.br, em vez dos anexos previstos anteriormente na Portaria nº 671/2021;
• Art. 88: inclusão de parágrafos para dispor sobre padrão de assinaturas eletrônicas;
• Art. 89: determina a observância de especificações disponíveis no portal gov.br para emissão do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, em substituição ao Anexo II da Portaria 671. Passa a conter texto sobre padrão de assinatura;
• Art. 96: recebeu acréscimo de informação para preenchimento de PIS nos modelos de registradores de ponto eletrônico;
• Art. 97: incluído parágrafo único que afasta a exigência de arquivo eletrônico e relatórios especificados no Art. 83 da Portaria 671 para o sistema alternativo eletrônico de controle de jornada. A revogação do parágrafo único do Art. 83 harmoniza a nova redação do Art. 97.
• Art. 97-A (novo): estabelece que o prazo de um ano para adequação dos desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários, também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.
• Art. 164 e Art. 167: substitui a determinação de seguir modelos no Anexo, passando a ser pelo portal gov.br.
• Art. 169: estabelece que o modelo do Termo de Compromisso e Manutenção do Sigilo estará disponível no portal gov.br e não no Anexo XIII.
• Art. 173: adequação de redação com a retirada do inciso II, que previa a entrega de Plano de Trabalho Específico, mantendo-se o inciso I, para a entrega do Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo;
• Arts. 178-A e 178-B: são incluídos e se referem à disponibilização e utilização de dados pessoais. A nova Portaria contém 02 anexos sobre registro de ponto eletrônico;
• ANEXO I – Novo Anexo VIII da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C);
• ANEXO II – Novo Anexo IX da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa – REP-P).

Quais foram as mudanças relacionadas às Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho com a nova Portaria 1486?

As Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho também sofreram alterações, destacando-se os seguintes pontos:

• Arts. 235 a 238, 240, 241, 246, 252, 253, 272 e revogação do Art. 283: juntada de guia GRU não é mais requisito obrigatório para as solicitações relacionadas aos procedimentos administrativos de Registro Sindical, conforme alterações promovidas;
• Arts. 235 a 238: os editais de convocação para registro de sindicato, alteração, fusão e incorporação, poderão ser publicados em jornais impressos ou digitais;
• Arts. 235 a 238: a publicação, em todas as unidades da Federação, quando se tratar de entidade com abrangência nacional, e nos respectivos Estados abrangidos, quando se tratar de entidade interestadual, poderá ser suprida pela publicação em jornal cuja tiragem seja comprovadamente de abrangência nacional;
• Art. 242 e Art. 253: ratifica não ser possível o saneamento de irregularidades ou insuficiência de documentos que impliquem na publicação de novos editais de convocação, o que exige que a entidade interessada recomece todo o procedimento;
• Art. 248: em caso de solução de conflito, as partes terão prazo para apresentação no MTE. Se o Cartório não liberar a tempo o novo Estatuto para peticionamento no SEI, a entidade poderá, mediante comprovação da impossibilidade de atendimento do prazo, solicitar abertura de um novo prazo;
• Art. 249: será indeferida a impugnação apresentada por entidade com representação genérica em face da solicitação de registro ou alteração estatutária pleiteada por entidade representativa de categoria diferenciada, nos termos do § 3º do Art. 511 da CLT;
• Revogações dos §§ 1º e 2º do Qrt. 252 e inclusão do parágrafo único: a manutenção da atualização dos dados da diretoria não é mais requisito essencial para o deferimento das solicitações, mas a nova Portaria reitera que, após o deferimento do registro, deve a entidade manter seus dados atualizados;
• Art. 260: para fins de atualização sindical, procedimento por meio do qual entidades com registro concedido antes de 18 de abril de 2005, promovam seu recadastramento junto ao CNES, a apresentação do estatuto social pode ser substituída pela cópia da carta sindical;
• Revogação do Art. 268: previa que as entidades que estivessem com mandatos de diretoria vencidos, teriam seus códigos sindicais suspensos até atualização dos dados no CNES.

O que é o arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados)?

Quem trabalha com fechamento de ponto já deve estar familiarizado com a sigla AFD. Esse documento é fundamental para manter a empresa protegida perante a auditoria fiscal.

O AFD, Arquivo Fonte de Dados, é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos colaboradores de uma empresa. Ele fica armazenado dentro de sistemas de ponto e não pode ser apagado ou alterado, seja direta ou indiretamente.

Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações importantes, como:

• NSR – Número Sequencial de Registro;
• Dia, mês e ano da marcação de ponto;
• Hora e minuto do ponto registrado;
• Número do PIS do colaborador;
• Tipo do registro de ponto;
• CNPJ ou CPF do empregador.

Este documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas.

Vale ressaltar, mais uma vez, que não é possível alterar as informações deste documento, pois ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador. Ou seja: o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.

Quais são os padrões de assinatura eletrônica CAdES e PAdES para os Comprovantes de Registro de Ponto?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. Sua particularidade em relação a outros tipos de assinatura eletrônica é utilizar um par de chaves criptográficas, uma pública e uma privada, associadas a um certificado digital. O órgão que regulamenta a emissão desse tipo de certificado é a ICP-Brasil, ou Infraestrutura de Chaves Públicas.

A entidade regulamentadora viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Além disso, estabelece as diretrizes para gerar e verificar as assinaturas digitais que garantem a segurança de todo o processo, desde a criação, passando pela validação e armazenamento.

O CAdES, CMS Advanced Electronic Signature, tem uma ampla documentação e variada gama de bibliotecas de software disponíveis. Porém, aplica-se principalmente a documentos binários.

Com armazenamento de conteúdo digital incluso na estrutura (attached) ou não (detached), geração de assinaturas em paralelo ou em série. O CadES é recomendado para assinatura de qualquer tipo de documento eletrônico, desde que seja assinado como um todo.

O padrão permite a validação a longo prazo. Nesse caso, dependendo do formato de assinatura, o processo exigirá dados adicionais, como: certificados de chave pública, LCR, carimbo do tempo e até detalhes da política de assinatura.

Já o PadES, ou PDF Advanced Electronic Signature, é um padrão de assinatura digital específico para documentos em PDF.

Seu principal benefício é utilizar a base instalada do leitor de PDF, que permite a visualização do documento eletrônico e da assinatura em si, tal qual em uma versão impressa. Além da visualização, o padrão também facilita a troca de documentos.

Assim como o CAdES, o PAdES também proporciona validação no longo prazo, de acordo com a política de assinatura.

Como deverão ser armazenadas as assinaturas eletrônicas geradas nos sistemas de tratamento de registro de ponto de acordo com as mudanças na Portaria 671?

De acordo com a legislação trabalhista, os sistemas de registro de ponto devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizado pelo colaborador.

O comprovante de registro de ponto pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. Mas, caso esse comprovante seja eletrônico, o arquivo deve ter o formato PDF e ser assinado eletronicamente, conforme os Art. 87 e Art. 88.

A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro de ponto. Elas devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade publicados pelo INMETRO e devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos pela autoridade certificadora ICP-Brasil.

Portanto, segundo a nova Portaria 1486, as assinaturas geradas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador devem ser emitidas no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

Já as assinaturas eletrônicas geradas para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).

De modo geral, o que muda na nova Portaria 1486 para a empresa?

Apesar da Portaria 1486 trazer diversas mudanças na Portaria 671, não são todas que impactam diretamente as empresas. Muitas delas, como mencionamos ao longo deste conteúdo, se referem às Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho, por exemplo.

Portanto, as mudanças que mais impactam as empresas que utilizam o Controle de Ponto estão relacionadas aos documentos fiscais e assinaturas eletrônicas.

De acordo com a nova portaria, os Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AFJ) deverão observar as especificações disponíveis no portal gov.br, em vez dos anexos.

Além disso, o Comprovante de Registro de Ponto dos colaboradores precisa ser emitido no padrão PAdES, e os arquivos AFD e o AEJ, devem ser emitidos no padrão CAdES e armazenadas em um arquivo no formato p7s (detached).

Fique atento a essas novas mudanças e garanta a segurança e integridade das informações da Jornada de Trabalho dos seus colaboradores. Conte com um sistema de Controle de Ponto de acordo com a legislação, como a Pontomais. Ganhe tempo e desburocratize a rotina do seu RH para que o setor possa desenvolver pessoas e transformar histórias.