É de extrema importância para uma empresa manter o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, seja ele realizado utilizando um livro ponto, um relógio eletrônico de ponto ou de maneira digital.

O controle do ponto auxilia a empresa a entender o comportamento do funcionário em sua jornada de trabalho. Quando ele começa a trabalhar? Qual o horário de sua pausa para o almoço? Em que momento do dia ele encerra a jornada?

Uma das maneiras de controlar a jornada é através do famoso livro ponto. Onde as informações são preenchidas diretamente pelo funcionário e posteriormente conferidas e validadas pelo RH da empresa.

Mas será que essa é a melhor maneira de realizar o controle de ponto?

Conheça os riscos em usar o livro ponto em sua empresa.

O que diz a lei do controle de ponto?

De acordo com o Art. 74 da CLT (Consolidação das Leis de Trabalho), toda empresa com mais de 20 trabalhadores é obrigada a manter o controle de ponto da jornada de trabalho dos colaboradores através de um registro manual, mecânico ou eletrônico.

Uma das opções mais usadas pelas empresas para realizar o controle manualmente é a utilização do livro ponto.

O que é um livro ponto?

O livro de ponto é um caderno disponibilizado pela empresa onde diariamente o colaborador registra a sua jornada de trabalho, com o horário de sua entrada, de sua saída, além de suas pausas, descansos e horário de almoço. Ele é um documento que deve ser preenchido manualmente pelo colaborador.

No final de cada mês, o RH da empresa reúne todos os pontos registrados pelos funcionários para fazer o fechamento, com o cálculo das horas, horas extras, horas faltantes, faltas, entre outras informações necessárias para a realização do pagamento do salário.

Após o RH fazer este fechamento, ele repassa novamente para o funcionário para que ele possa fazer a conferência das informações e, estando tudo correto, assinar o seu espelho ponto.

Vale lembrar que o livro ponto é um documento confidencial e deve ser armazenado com cuidado pela empresa, para que outros funcionários ou terceiros tenham acesso aos dados do colaborador. Caso contrário, isso pode gerar alguns problemas jurídicos para a companhia.

O livro ponto é seguro?

O grande risco da utilização do livro ponto é a sua falta de segurança. Não apenas pela sua confidencialidade, como dito acima, mas pelo fato de, assim como tudo que é controlado pelos humanos, ser passível de erro.

Quais as desvantagens em utilizar o livro ponto?

Entre as desvantagens no uso do livro ponto, temos a possibilidade de fraude por parte do colaborador, com o registro de horários errados em sua entrada, saída ou pausas. Existem casos de até mesmo um funcionário não comparecer à empresa e seu colega preencher os horários como se ele realmente estivesse em uma jornada de trabalho.

Outro problema comum é o chamado ponto britânico, que é aquele famoso arredondamento dos horários. Por exemplo: quando um funcionário chega às 09:07, mas registra no livro ponto como 09:00, ou sua saída ser às 17:57 e também arredondar para às 18:00. Com o passar do tempo, estes minutos a menos de trabalho, podem gerar um grande impacto negativo na produtividade da empresa.

Além disso, podemos ter outros problemas como:

• Inconsistências nas informações;
• A demora na gestão do ponto feito pelo RH
• A pressa em agilizar o processo, o que pode gerar erros de cálculos das horas extras.

E, vale lembrar que o livro ponto é um documento, portanto ele não pode conter rasuras, o que pode caracterizar como uma fraude.

Por fim, a empresa precisa armazená-lo de maneira segura e por tempo indeterminado, para evitar problemas trabalhistas futuros.

Caso algum ex-colaborador entre na justiça contra a empresa, o livro ponto serve como prova de tudo o que foi realizado durante as suas jornadas de trabalho.

Portanto, é imprescindível que a empresa não perca ou danifique o livro ponto.

Qual a melhor opção para fazer o controle de ponto?

Como a própria legislação define, o controle de ponto não precisa ser feito apenas manualmente. Existem outras opções como o controle mecânico, quando o registro é feito diretamente por um relógio de ponto, como aqueles modelos mais antigos, onde o funcionário insere o cartão ponto e o registro é realizado.

Existem opções mais modernas, como o famoso REP (Relógio Eletrônico de Ponto), podendo ter o colaborador fazendo o registro apenas com a sua impressão digital.

Porém, esse modelo de controle necessita que seja realizada uma sincronização do relógio com um sistema no computador, gerando inúmeras planilhas no final mês, para que o RH possa fazer o cálculo de fechamento.

Dentre as opções permitidas pela lei, a mais segura e recomendável é o controle de ponto eletrônico, que pode ser realizado através de um computador, um software instalado diretamente no smartphone do funcionário ou mesmo em um tablet disponibilizado pela empresa.

Através desse sistema, vários processos do RH são automatizados, como o cálculo das horas extras, inconsistências nas informações, entre outros.

Além disso, o próprio colaborador pode ter acesso em tempo real ao seu espelho ponto, sabendo exatamente suas horas extras ou quantas horas tem em seu banco de horas, por exemplo.

Quanto custa um controle de ponto online?

A Pontomais oferece diversos planos para a utilização do sistema de controle de ponto online. Os planos variam conforme a necessidade da empresa, seja ela tendo apenas um funcionário, ou sendo uma grande corporação com centenas, ou até milhares de colaboradores.

Mas, para que você possa conhecer todas as funcionalidades do sistema de controle de ponto online, a Pontomais oferece um período de teste de 14 dias, totalmente gratuito. Então deixe o livro ponto no passado e aproveite já os benefícios de modernizar o seu RH.