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Gestão de tempo: 5 dicas para lidar com grande volume de tarefas

Sejamos francos: ser um empresário de sucesso requer trabalhar arduamente. Para crescer, é necessário aprender continuamente novas tarefas, gerenciar os colaboradores e fazer um planejamento para o futuro. Sendo assim, o grande volume de tarefas requer uma inteligente gestão de tempo.

A enorme quantidade de tarefas, muitas vezes, faz você se sentir sobrecarregado. Ela pode atrapalhar o cumprimento dos prazos e afetar a saúde física e mental, prejudicando a sua produtividade. Se a sua energia se esgota, não sobram forças para encarar o trabalho que continua a chegar. O fato é que, em alguns casos, não há sobrecarga, mas um mau gerenciamento da demanda de trabalho.

Continue a leitura e, por meio de 5 dicas, saiba como lidar com um grande volume de tarefas.

 

1. Faça o planejamento da rotina

 

Todos os colaboradores da empresa devem estar cientes das próprias rotinas. Por isso, trace o planejamento da rotina da empresa — diária, semanal, mensal, bimestral, semestral e anual. Estabeleça metas para que os colaboradores consigam se organizar, direcionando os seus esforços para os resultados desejados.

Nesse aspecto, ter clareza na comunicação e no planejamento é essencial para que todos os membros da empresa trabalhem sem desperdiçar tempo e outros recursos.

 

2. Otimize os processos da empresa

 

Uma empresa que tem processos morosos e mal definidos tende a desperdiçar tempo. Por esse motivo, faça um mapeamento de todos os processos da organização para identificar, com os seus colaboradores, quais são aqueles que demandam mais tempo e recursos. Trabalhe com eles para otimizar esses processos.

Em alguns casos, a melhor solução para os processos será a automatização. Com a ajuda de um software, torna-se possível transformar tarefas repetitivas em atividades automatizadas, liberando membros da equipe para funções mais analíticas.

 

3. Determine o tempo de execução das tarefas

 

Depois que você fez o mapeamento e a otimização dos processos, fica mais fácil saber qual é o tempo de execução das tarefas. Esse parâmetro é fundamental para que você determine o tempo necessário para o cumprimento delas, estabelecendo isso como meta para todos os colaboradores.

Quando o tempo determinado não é cumprido, podemos identificar alguns fatos: o processo ainda não está otimizado; o colaborador não está fazendo bem o próprio trabalho; ou faltam recursos humanos, materiais ou financeiros para o cumprimento da atividade.

 

Pontomais 2019

 

4. Exercite a disciplina e evite a procrastinação

 

Você e os seus colaboradores merecem um tempo para descansar e tomar um café. Por isso, determine quais são os momentos mais adequados para uma pausa no trabalho. Exercite a disciplina e evite procrastinar durante o expediente. Crie uma cultura que fomente essas atitudes para os demais colaboradores.

Mostre a importância existente na gestão de tempo para que todos tenham o engajamento necessário durante o horário de trabalho. Cumprir com os horários e tarefas acelera os resultados e evita expedientes prolongados, horas extras e estresse.

 

5. Foque nas tarefas estratégicas para o negócio

 

Às vezes, tentamos abraçar o mundo e executar todas as tarefas do modo mais perfeito possível. Saiba que esse comportamento não é adequado, pois existem parceiros que podem ajudar você a focar nas tarefas que são consideradas estratégicas para o negócio. É o caso da área de Recursos Humanos.

Terceirizar esse departamento ou contar com uma solução tecnológica torna o trabalho ainda mais prático, economizando um precioso tempo que pode ser destinado para outras atividades.

O investimento em tecnologia é uma das maneiras mais eficazes de se fazer gestão de tempo. Na área de Recursos Humanos, por exemplo, torna-se possível alinhar aspectos, como os perfis dos colaboradores, os registros de cargos e salários, e melhorar a comunicação, entre outros.

Continue enriquecendo o seu conhecimento e aprendendo a fazer a gestão de tempo ao ler esse outro artigo. Ele fala sobre os benefícios do uso da tecnologia no Departamento Pessoal.

 

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