5 dicas para observar ao contratar ponto eletrônico

Você sabe, com certeza, que contratar ponto eletrônico traz inúmeras vantagens para sua empresa e seus colaboradores, certo? Mas para desfrutar das facilidades que são oferecidas pelo sistema é preciso tomar alguns cuidados antes da contratação.

Para esse fim, os diversos benefícios do ponto eletrônico vão depender da segurança e da qualidade dos equipamentos e serviços contratados. Considere, portanto, a importância de fazer uma boa escolha na hora de decidir.

Continue a leitura e conheça 5 cuidados que devem ser levados em conta ao contratar ponto eletrônico para sua empresa.

Quais os benefícios de se contratar ponto eletrônico?

O controle de ponto eletrônico oferece diversas vantagens para a empresa e para seus colaboradores. Entre os principais benefícios resultantes dessa iniciativa podem ser relacionados:

  • maior precisão no controle da jornada de trabalho;
  • maior segurança com os dados registrados;
  • mais praticidade para o registro do ponto;
  • possibilidade de utilização do ponto móvel;
  • otimização (maior eficiência) para os serviços de RH;
  • redução no número de erros de lançamento;
  • redução de custos;
  • redução nas questões trabalhistas.

Desse modo, se por um lado existe a exigência da legislação para o controle de ponto eletrônico, por outro existem as vantagens que a tecnologia propicia. Conhecer essas possibilidades e como selecioná-las no momento da contratação depende de se observar alguns cuidados.

Quais cuidados devem ser observados ao contratar?

Para garantir que todas as vantagens da utilização do ponto eletrônico sejam desfrutadas, algumas iniciativas devem ser tomadas na sua contratação. Veja a seguir os 5 principais aspectos que devem ser considerados.

1. Conhecer as reais necessidades de sua empresa

Uma boa análise das demandas do RH de sua empresa deve ser feita com referência ao controle de ponto. Essa iniciativa é importante para identificar o que realmente é necessário com vistas a introduzir melhorias efetivas na gestão de pessoal.

Ao mesmo tempo, a abertura de novas possibilidades a partir da tecnologia envolvida representa modernização para a empresa e facilidade operacional especificamente para o RH. Assim, por exemplo, o controle da jornada de trabalho externo e o uso do controle de ponto móvel são facilidades que podem ser introduzidas.

Com esse cuidado, é atendido não apenas o que é necessário, mas também o que pode ser aprimorado nas rotinas existentes. É uma oportunidade de avaliação e melhoria dos processos de RH relacionados ao ponto.

2. Definir os requisitos técnicos exigíveis do sistema

Em função das necessidades da empresa, assim como de suas expectativas de melhoria, devem ser definidos os requisitos técnicos que são esperados do sistema de ponto eletrônico. Nesse sentido, algumas garantias e facilidades devem estar presentes:

  • integração absoluta com as exigências da legislação;
  • garantia de blindagem contra fraude;
  • controle e atualização de dados em tempo real;
  • facilidade para o fechamento do ponto;
  • emissão de relatórios diversos em tempo real;
  • emissão do Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico para auditorias trabalhistas;
  • utilização em turnos flexíveis;
  • visualização por gráficos;
  • certificação pelo INMETRO;
  • relação custo-benefício favorável;
  • maior transparência nas relações de trabalho.

É preciso levar em conta que algumas providências na própria empresa devem ser tomadas para que o ponto eletrônico possa ser adequadamente instalado. Para isso, considere os seguintes aspectos:

  • definição dos locais para instalação dos pontos fixos;
  • verificação da disponibilidade de energia elétrica nesses pontos;
  • existência de ponto de rede habilitado nesses locais;
  • definição do pessoal que fará o acompanhamento.

 

Evite processos trabalhistas com a Pontomais

 

3. Identificar os recursos oferecidos pelo sistema

Tomando por base os requisitos técnicos exigíveis definidos anteriormente, deve-se confrontá-los com os recursos oferecidos pelo sistema para confirmação ou não do atendimento às necessidades. Considere que, nesse momento, você sabe exatamente o que precisa para aprimorar os trabalhos de RH de sua empresa.

O ideal é realizar testes operando o sistema antes de sua implantação definitiva. Com isso, é possível confirmar as funcionalidades do sistema e sua capacidade de atender às necessidades levantadas.

Um bom sistema de controle de ponto pode ajudar a introduzir novos procedimentos que facilitarão a gestão e a eficiência do RH de sua empresa. Ao verificar as funcionalidades oferecidas, peça uma demonstração fazendo uso de situações reais enfrentadas pela organização.

4. Verificar como será feita a integração com o RH

Um aspecto que deve ser tratado com cuidado é a integração do novo sistema com as ferramentas de gestão do RH já utilizadas. Há normalmente um período de transição que deve ser avaliado e definido para esse fim.

Às vezes, podem ser requeridos alguns dias operando em paralelo com o sistema antigo para atender a qualquer ajuste. São questões que dependem das condições instaladas anteriormente e podem variar de um sistema para outro.

Por sua vez, leve em conta o tempo necessário para a instalação e que deve estar previsto no contrato (o tempo e o respectivo custo). Esse período contratado deve ser suficiente para que o novo sistema esteja rodando sem dificuldades e não apresente necessidade de aditivos para conclusão dos serviços.

5. Conhecer a experiência e a reputação do sistema

A maior segurança de que tudo deve dar certo e a implantação do novo sistema ser um sucesso reside na qualidade e na experiência da empresa contratada. Para isso, uma boa reputação no mercado e uma clientela significativa é indispensável.

Portanto, procure conhecer os casos de sucesso com a adoção do sistema considerado e saber como o mercado vê o que está sendo avaliado. O controle de ponto eletrônico é ferramenta muito prática, de modo que não será difícil encontrar casos para realizar essa avaliação.

É importante garantir que o melhor serviço seja oferecido para sua empresa nessa transição, garantindo que você possa desfrutar de todos os benefícios da tecnologia sem que isso afete as rotinas do seu negócio.

Existem empresas muito bem posicionadas com soluções capazes de atender qualquer demanda nessa área. Elas devem representar a sua linha de frente para controle do ponto. Com esses cuidados você está apto a selecionar o melhor e assim contratar ponto eletrônico que realmente satisfaça à demanda de sua organização.

Gostou do artigo? Entre em contato conosco e tenha tudo o que você precisa para a implantação de ponto eletrônico em sua empresa.

 

Lembrando que a Convenia é parceira desse artigo e vocês podem conferir as novidades deles clicando aqui!

 

Controle de Ponto e Gestão de Jornada Pontomais

 

A Pontomais é líder no mercado de Controle de Ponto e Gestão de Jornada. São de 9.000 empresas e 180.000 usuários em toda América Latina. Uma plataforma simples, econômica e segura. A solução mais moderna e inovadora para diminuir os processos burocráticos e assegurar de que as empresas estejam DENTRO DA LEI. Não perca tempo, CLIQUE AQUI, conheça a Pontomais e venha Rhevolucionar a gestão da sua empresa.