A regra primária da administração de empresas dita que, para se obter lucro, é preciso produzir mercadorias ou serviços de alto valor agregado, gastando poucos recursos. E para gastar pouco, é necessário reduzir custos e gastos.

Isso todo mundo sabe, mas no dia a dia da gestão, colocar essa regra em prática é uma tarefa mais complicada do que pode parecer. Em tempos em que a economia patina, é ainda mais importante ser prudente e criativo ao lidar com os gastos, portanto, saber como reduzir custos na empresa é fundamental.

A primeira tarefa, claro, é estudar o orçamento, separando os gastos fixos e variáveis. Na tentativa de aumentar a competitividade da empresa, é comum que gestores voltem seu foco à diminuição de custos variáveis. Porém, estabelecer um plano de ação de cortes nos gastos fixos pode ser ainda mais útil para amenizar impactos como os da inflação na sua receita — sem contar que esse controle pode se converter no estabelecimento de uma cultura perene de gestão responsável, evitando gastos excessivos ou desnecessários, mesmo quando a economia vai bem.

Veja agora algumas dicas de como reduzir custos na empresa.

Custos fixos x Custos variáveis

Os custos fixos são todos os gastos financeiros recorrentes que uma empresa precisa arcar. Eles não são influenciados por vendas, produção ou lucros da empresa, ou seja, a empresa mesmo antes de começar a fazer negócio, já apresenta esses gastos. São custos que precisam serem pagos, independente da maturidade do negócio.

Os custos variáveis, no entanto, não apresentam uma recorrência e podem variar conforme o fluxo de produção, vendas e lucratividade. Eles sempre acompanham as mudanças de volume, seja qual for o tipo do negócio. Então, se o custo de produção ou entrega em determinado mês for alto, o valor variável também será.

Principais custos fixos e variáveis de uma empresa?

Os custos fixos e variáveis poderão variar de acordo com o modelo de negócio de cada empresa. Uma empresa do ramo alimentício, por exemplo, não terá os mesmos gastos que uma empresa de tecnologia, ou uma empresa em que as pessoas trabalham de forma remota.

Mas os gastos mais comuns, fixos e variáveis podem ser:

Exemplo de custos fixos

• Conta de luz;
• Água;
• Limpeza;
• Aluguel ou condomínio;
• Serviços de nuvem;
• Segurança;
• Salários e encargos trabalhistas;
• Entre outros.

Exemplo de custos variáveis

• Materiais para produção;
• Mão-de-obra;
• Comissões de vendas (mensais ou trimestrais);
• Embalagens;
• Taxas de cartão de crédito;
• Entre outros.

Como diminuir os custos fixos e variáveis?

A regra básica para diminuir custos em qualquer instância, em uma empresa, é focar na otimização de processos, tempo e de materiais. A otimização de processos impactará diretamente na velocidade de produção de cada time, ou seja, produzirão mais em menor tempo.

A otimização do tempo determina quais atividades são prioridades e como cada colaborador consegue realizá-las da forma mais eficiente possível. E a otimização de materiais economiza diretamente no gasto com estes e reduz, na produção, o desperdício.

Estas três frentes, impactam diretamente nos gastos que a empresa tem com os custos fixos e variáveis.

Otimize o expediente e os recursos humanos

O bom aproveitamento da jornada de trabalho deve ser considerado. Evitar horas extras, por exemplo, pode ser uma nova regra. Terceirizações de serviços como limpeza e segurança também devem ser considerados.

Quanto ao expediente, pode-se orientar a equipe para aproveitar ao máximo os momentos de alta produtividade, fazer uma pausa quando necessário, recompor as energias e a saúde mental, e tentar manter essa variação de alta produtividade ao longo do dia. Dessa forma, ninguém se sobrecarrega e é possível ter um alto desempenho.

Além de que, dentro dessa otimização de expediente, é importante priorizar as atividades que possuem maior peso nos resultados da empresa, e que são prioridades.

Faça pequenos cortes

Existem gastos que, apesar de não parecerem altos isoladamente, no fim do ano podem impactar as finanças. Deixamos alguns exemplos de mudanças pequenas que podem ajudar bastante. Substitua a cafeteira de expresso pelo coador tradicional, troque os copos descartáveis por canecas para cada funcionário. Além disso, compre produtos de limpeza a granel em lojas especializadas. Economizando até aqueles gastos que parecem pouco impactantes, no final do período, a economia será alta.

Troque o papel pela nuvem

Aproveite serviços e ferramentas que diminuam o uso de suprimentos como papel e cartuchos de impressora e aposte na digitalização de documentos, como relatórios em PDF em vez de impressos. Tudo isso economiza recursos e tempo, além de deixar os processos mais seguros.

Em se tratando do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, existem inúmeras soluções que auxiliam as papeladas burocráticas de funcionários e que centralizam todas as informações na Nuvem.

A Pontomais é uma dessas soluções, focada em controle de ponto, e para gerenciamento de informações de colaboradores também existem outras alternativas tão boas quanto.

Reduza gastos com energia elétrica

Muito pode ser feito para otimizar a conta de luz, desde mudanças estruturais, como abrir novas janelas para aproveitar a luz do sol, até o investimento em maquinário mais eficiente energeticamente. Outras medidas podem ser adotadas, como o uso de ar condicionado somente no período da tarde, por exemplo, ou ter funcionários em modelo híbrido de trabalho.

Não prejudique a qualidade

Observe quais recursos são indispensáveis para a manutenção da qualidade do seu produto ou serviço. Nesses gastos, sobretudo aos relacionados ao bom atendimento, é melhor não mexer. Afinal, o seu objetivo é manter o funcionamento adequado da empresa com inteligência e estratégia, não somente cortar gastos em qualquer setor. Viu como reduzir custos na empresa não é uma tarefa impossível? Quais dessas medidas você pensa em colocar em prática na sua empresa? Deixe seu comentário e participe da discussão!

Controle de estoque

Controle de estoque, principalmente para negócios que trabalham com vendas diretas é imprescindível. Pois, produto parado é perda de dinheiro. A partir do momento que se tem esse controle, as possibilidades de manobra de preço, promoção, e ações que incentivem a venda e a liberação desses produtos, se torna mais fácil e ágil.

Gastos com internet e serviço de telefonia

É importante sempre acompanhar as mudanças de preços nos planos oferecidos pelas companhias de internet e telefonia. Se a sua empresa, por exemplo, possui um plano, e eles mudam o valor de plano aumentando sem a sua autorização, você pode recorrer, sim, e pautar sua argumentação no contrato inicial de serviço.

Trabalho a distância

O trabalho remoto, dentre todas as alternativas de economia, é uma das que causam maior impacto diretamente no orçamento da empresa. Porque entende-se que o colaborador passa a utilizar os recursos da sua própria moradia.

Ou seja, a empresa consegue economiza em:

• Energia;
• Água;
• Café;
• Utensílios de limpeza;
• Papel;
• Vale-transporte;
• Entre outros.

Reavaliar contrato com fornecedores

Os fornecedores e stakeholders de uma empresa são relações que sempre podem ser aproximadas e reavaliadas. Hoje, a empresa possui a necessidade de serviço de todos os fornecedores que tem? Se sim, há alguma forma de otimização de contrato e redução de gastos?

Estar de olho nesses tipos de relação auxilia muito a forma com que a empresa gasta ou economiza seus custos.