Ter uma equipe produtiva e de alta performance é o que os gestores de todas as áreas mais desejam. Na área de recursos humanos não é diferente. Para dar conta de todas as suas atribuições e ainda dar suporte às outras áreas, a equipe de Rh precisa ser assertiva, eficiente e muito produtiva. Por isso, o Pontomais separou 7 dicas milagrosas pra você dar um up e melhorar de vez a produtividade na equipe de RH.

1) Esqueça de vez a ideia de ser “multitarefas”

Se você acha que tem a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo, sinto informar, mas você está bem enganado! Você pode até conseguir, mas os resultados não são tão bons quanto você pensa. Segundo um estudo publicado pela Harvard Business Review, quando você realiza várias atividades ao mesmo tempo, você tem uma queda de 40% na produtividade e um aumento de 10% no nível de estresse. Ou seja: não invente moda! A melhor maneira de ser produtivo é se concentrar em uma atividade por vez. Planeje o seu dia e se organize para que você só comece a próxima tarefa quando a anterior já estiver finalizada. Ok?

2) Metas. Estabeleça metas!

Por mais clichê que essa frase possa parecer, ela tem uma razão para ser tão conhecida: estabelecer metas dá certo. Quando o colaborador sabe o que deve fazer e onde deve chegar, ele tende a cumprir suas atividades mais rapidamente e com mais eficiência. Crie metas de equipe para o mês e para a semana, por exemplo. Além disso, converse com seus colaboradores incentivando-os a criar metas pessoais diárias, para que eles organizem melhor o tempo de trabalho. Tome cuidado para que as metas não virem uma espécie de competição entre os colaboradores. Recompense todos da mesma forma e aproveite a oportunidade para unir a equipe em prol da produtividade na equipe de RH. Além disso, quando for criá-las, comece sempre com um verbo como “Fechar o ponto da equipe administrativa até o dia 27 de cada mês”, por exemplo, ou “Agendar todas as entrevistas até o fim do dia”.

3) Faça reuniões periódicas para manter o time informado, alinhado e motivado

Reuniões são mais importantes do que a gente imagina. Elas não servem só para transmitir informações do gestor para os colaboradores, mas também serve para manter todo mundo alinhado em um mesmo objetivo em prol da produtividade na equipe de RH. Se a sua agenda permitir, faça pelo menos uma reunião rápida de uns 20 min por semana, para passar informações importantes, fazer reconhecimentos, parabenizar o time pelo desempenho da semana ou alinhar alguns pontos de melhoria, para pedir por sugestões ou considerações e, principalmente, para que todos estejam unidos. Esses encontros não precisam ser aquelas reuniões longas e entediantes. Elas devem ser focadas nos pontos de maiores problemas e no próprio desempenho da equipe. Faça um café coletivo, peça opiniões, faça com que todos falem e deem sugestões, pergunte sobre suas vidas e descontraia o ambiente: falar de trabalho nem sempre precisa ser chato. Lembre-se disse e passe a enxergar essas reuniões como uma forma de estar mais próximo da sua equipe e mantendo aberto o diálogo.

4) Faça as atividades mais fáceis primeiro

Você já deve ter ouvido falar que as atividades maiores e mais difíceis devem ser feitas antes, porque pela manhã nós temos mais disposição e nosso cérebro funciona melhor. Né? Mas segundo o pessoal de Harvard, não é bem assim. Trabalhar em tarefas menores e mais simples por primeiro é mais eficiente, porque a sensação de ter cumprido várias tarefas – mesmo que menores e mais rápidas – nos dá motivação e segurança para encarar as atividades mais difíceis depois, aumentando a sua produtividade. Ou seja: as “pequenas vitórias” e aquela sensação de alívio por riscar coisas no seu check-list, influenciam muito na sua motivação e concentração no resto do dia. Se você começar logo de manhã com a atividade mais complexa do dia, pode ser que você leve muito tempo trabalhando nela e não sobre muito tempo para as outras atividades, o que pode te deixar pressionado e causar um “bloqueio”. E se isso acontecer, já viu, né? Aí você não consegue fazer nem a mais difícil, nem as mais fáceis, e você acaba o dia de trabalho sem produzir quase nada. Então não deixe de seguir uma ordem de importância, mas procure sempre começar com as mais fáceis. ☺

5) Identifique qual é o problema e faça o possível para resolvê-lo

Existem vários fatores que podem causar a falta de produtividade: uma noite mal dormida, problemas pessoais, problemas de saúdes, muito barulho e assim por diante. Mas, ultimamente, um dos maiores inimigos da produtividade e da alta performance têm sido os celulares com todos seus arsenais de redes sociais, jogos, blogs, sites, e por aí vai. Por isso, é importante que você alinhe com a sua equipe que o uso dos smartphones não é ~e nem deve ser~ proibido, mas que seu uso não deve interferir na atenção, produtividade e qualidade do trabalho.Quando você perceber que a produtividade da equipe ou de um colaborador específico está diminuindo, procure identificar qual é o problema na base da observação e da conversa. Chegue na pessoa com cuidado e diga que percebeu que tem algo errado e que está disposto a fazer o possível para ajudar. Mostre-se solícito e preocupado, ao invés de “dar uma bronca”.

6) Motive a sua equipe (Se o RH motiva os outros, quem motiva o RH?)

O RH é uma das equipes mais importantes de uma empresa, e isso não há como negar. E, como todas as outras equipes, o RH também precisa de motivação. Além da motivação ser o combustível para uma maior produtividade, ela também influencia na qualidade do que está sendo produzido. Por isso, se você é gestor de RH, pense em maneiras de manter o time unido e motivado com o trabalho. Primeiramente, crie um ambiente de trabalho agradável, onde as pessoas possam interagir, levar objetos pessoais (como porta-retratos e itens de decoração para a mesa), e até ouvir música, se for possível. Crie perspectiva de progresso dentro da empresa, oferecendo planos de carreira e possibilidades de promoção. Defenda um budget para a capacitação, treinamento e desenvolvimento dos talentos do seu time de RH, tornando possível o crescimento pessoal e profissional da equipe e, de quebra, melhorando a produtividade. Permita pausas e momentos de descanso: eles melhoram a motivação e a eficiência do colaborador. Pratique gestos de agradecimento e reconheça o trabalho com aumentos salariais, lembranças e elogios em público. Dê folga no dia do aniversário, crie momentos de descontração com o time, peça conselhos, crie “desafios” com recompensas para quem bater as metas da semana, etc.

7) Use ferramentas e softwares para não perder tempo com as atividades demoradas e burocráticas

A gente sabe mais do que ninguém que a área de RH é cheia de processos demorados e burocráticos. Controle benefícios e da jornada dos colaboradores, fechamento de ponto e de folhas de pagamento, admissões, desligamentos, entrevistas e por aí vai. Essas tarefas chegam a ocupar quase 80% do tempo dos profissionais de RH. É muito tempo gasto com burocracias e pouco tempo pra lidar com o Rh estratégico (gestão de pessoas, programas de reconhecimento, treinamentos, recrutamentos).Então, porque não agilizar os processos e diminuir o trabalho da sua equipe com ferramentas que acompanham e organizam processos e atividades demoradas e burocráticas, de maneira simples moderna, barata e confiável? E essas ferramentas podem te ajudar mais do que você imagina! Existem ferramentas para organizar e acompanhar processos, para facilitar a comunicação com os colaboradores de toda a empresa, para ajudar em entrevistas, para encontrar candidatos e etc.

Com o intuito de reduzir o tempo gasto com as burocracias do controle de jornada e fechamento de ponto eletrônico, o Pontomais é uma ótima alternativa para facilitar a vida do pessoal do RH e a de todos os colaboradores. É uma ferramenta completa, inovadora, moderna e simples de usar.

Até a próxima. ☺