Realizar a validação de documentos é um procedimento extremamente importante para as empresas em geral, uma vez que essa verificação oferece segurança ao gestor, auxiliando a evitar fraudes e possíveis prejuízos.
Para que essa consulta seja feita, o RH ou administrador da empresa precisa obter os dados dos documentos de seus colaboradores e verificar essas informações junto às entidades públicas e privadas.
A forma como essa validação deve ser feita e os impactos na sua empresa é o que você vai descobrir agora!
Continue lendo para entender mais sobre o tema.
O que é a validação de documentos?
A validação de documentos é um recurso utilizado pelas empresas que permite a confirmação de dados obtidos de clientes, colaboradores e usuários, ajudando a manter a segurança nas relações comerciais e empregatícias. Ao validar essas informações, a empresa também consegue checar inconsistências nas documentações, possíveis fraudes de identidade e até mesmo o bloqueio de CPF do indivíduo em questão. Essa validação é de extrema importância, visto que muitas vezes resguarda as empresas de se colocarem em risco em momentos relacionados a propostas comerciais ou contratações de colaboradores, tanto entre B2B, quanto B2C. Com esse relatório em mãos, o gestor ou RH conseguem tomar decisões mais estratégicas, impedindo que a empresa caia em fraudes, evitando estresse e prejuízos ao seu negócio.Qual a importância da validação de documentos dos colaboradores?
A falta de validação dos documentos dos colaboradores pode gerar sérios problemas trabalhistas para o seu negócio. Caso o processo não esteja sendo feito corretamente e os dados apresentem incompatibilidades, a empresa não consegue enviar as obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias pelo eSocial. Além disso, não realizar essa validação abre brechas para o cadastro de dados equivocados, bem como para que o seu negócio possa ser vítima de fraudes de identidade.O que significa a validação cadastral do NIS?
Criado pelo Governo Federal, o eSocial é um projeto de unificação das informações dos colaboradores, enviadas ao sistema pelo empregador. É possível verificar, graças ao aplicativo Consulta Qualificação Cadastral, se as informações do CPF e do NIS (Número de Identificação Social) – NIT, PIS e PASEP, estão corretos e habilitados para uso no portal do eSocial. Para realizar essa validação, é preciso informar:- Nome;
- Data de nascimento;
- Número de CPF;
- Número do NIS.
- Discordâncias no CPF: para o caso do CPF constar como “suspenso”, “nulo” ou “cancelado”, ou ainda indicando nome ou data de nascimento divergente da indicada no documento. O aplicativo enviará uma mensagem orientando onde o indivíduo deve requisitar a alteração dos dados;
- Discordâncias no NIS: em casos de CPF ou data de nascimento divergentes, a orientação é passada em concordância com a entidade encarregada pelo cadastro do NIS (Caixa, INSS ou Banco do Brasil).
Como resolver a validação cadastral não realizada?
Alguns usuários podem receber a seguinte mensagem ao tentar realizar a validação cadastral do NIS: “Erro 1090 – Validação cadastral do NIS não realizada”. Essa falha ocorre devido ao eSocial não realizar mais a validação do PIS, podendo desconsiderar essa informação. Para solucionar o problema, é preciso:- Selecionar a opção ‘Ajustada’;
- Conferir o número do PIS/NIS no cadastro do empregado, acessando em seguida o Painel de Pendências do eSocial;
- Clicar no botão “Validados”, na guia de Advertências;
- Selecionar a ocorrência e clicar na coluna “Ajustada”;
- Em seguida, feche a janela e abra na sequência. O ajuste aparecerá na guia de “Não periódicos” ou “Periódicos”.
Como confirmar dados pessoais na Receita Federal?
É possível confirmar os dados pessoais pelo site da Receita Federal de forma simples. Ao acessar o site da receita federal, você consegue emitir o comprovante de situação cadastral do colaborador por meio do CPF. Para isso, basta informar os dados do documento e a data de nascimento da pessoa em questão. Clicando em consultar, você conseguirá verificar se o colaborador está em débitos com a União ou se possui dívidas ativas em seu nome.Como saber se o CPF e RG do colaborador é verdadeiro?
É importante verificar se o novo colaborador é quem ele diz ser no processo seletivo. Por isso, verificar as inconsistências em seus documentos é um dever das empresas. Abaixo mostramos como validar o CPF e RG do colaborador. Para validar o CPF é preciso realizar os seguintes passos:- Acessar o portal da Receita Federal;
- Digitar o número do CPF e data de nascimento do funcionário em questão;
- Fazer a confirmação Captcha;
- Clicar em consultar.
- Fonte e tinta utilizados na impressão do documento;
- Veracidade dos selos utilizados;
- Papel utilizado;
- Comparar o documento suspeito com outros documentos – de preferência da mesma região;
- Numeração do documento.
Como validar a carteira de trabalho digital?
Com a carteira de trabalho digital trazendo mais praticidade para os colaboradores e empregadores, é importante saber como realizar a validação desses dados. Primeiramente, é preciso entender que as informações obtidas neste documento são registradas por meio do eSocial, o que evita o envio de dados equivocados e ajuda a otimizar o tempo, tanto para colaborador, quanto empregador. Mas o que isso significa? Como as informações da carteira digital são registradas pelo eSocial, o RH ou gestor responsável não precisam validar os dados na carteira, mas sim dentro do eSocial. Para realizar essa conferência é preciso:- Acessar o eSocial e clicar em “Gestão dos Empregados”;
- Clicar no nome que deseja conferir os dados cadastrais e contratuais;
- Clicar no botão “Dados cadastrais” para ser direcionado à página de consulta de dados cadastrais.
Como validar atestado de antecedentes criminais?
Para realizar a validação da certidão de antecedentes criminais, é bem simples. Primeiramente você deve emitir a certidão pelo site do Governo. Após preencher os dados corretamente e emitir a certidão, basta acessar esse site e preencher o formulário com as informações solicitadas:- Nome;
- Número da Certidão;
- Hora da Emissão;
- Data da Emissão.
O que é a validação no eSocial?
Sendo uma plataforma que visa unificar as informações enviadas pelo empregador em associação com seus colaboradores, o eSocial permite uma validação prática desses dados. Para facilitar a verificação, o eSocial disponibiliza a ferramenta CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para assegurar a qualidade das informações apresentadas. Essa validação auxilia na descoberta de divergências entre os dados mostrados e indica o procedimento a ser realizado para que a correção seja feita.Como fazer uma consulta cadastral?
Existem duas formas para realizar a consulta cadastral ou Consulta de Qualificação Cadastral (CQC). Para consultar pela web, basta acessar o portal do eSocial e preencher os dados requisitados do colaborador, que são:- Nome;
- Data de Nascimento;
- CPF;
- NIS (NIT, PIS ou PASEP).