O que é Validação de documentos e qual a importância para sua empresa?

Realizar a validação de documentos é um procedimento extremamente importante para as empresas em geral, uma vez que essa verificação oferece segurança ao gestor, auxiliando a evitar fraudes e possíveis prejuízos. Para que essa consulta seja feita, o RH ou administrador da empresa precisa obter os dados dos documentos de seus colaboradores e verificar essas informações junto às entidades públicas e privadas. A forma como essa validação deve ser feita e os impactos na sua empresa é o que você vai descobrir agora! Continue lendo para entender mais sobre o tema.

Índice

O que é a validação de documentos?

A validação de documentos é um recurso utilizado pelas empresas que permite a confirmação de dados obtidos de clientes, colaboradores e usuários, ajudando a manter a segurança nas relações comerciais e empregatícias. Ao validar essas informações, a empresa também consegue checar inconsistências nas documentações, possíveis fraudes de identidade e até mesmo o bloqueio de CPF do indivíduo em questão. Essa validação é de extrema importância, visto que muitas vezes resguarda as empresas de se colocarem em risco em momentos relacionados a propostas comerciais ou contratações de colaboradores, tanto entre B2B, quanto B2C. Com esse relatório em mãos, o gestor ou RH conseguem tomar decisões mais estratégicas, impedindo que a empresa caia em fraudes, evitando estresse e prejuízos ao seu negócio.

Qual a importância da validação de documentos dos colaboradores?

A falta de validação dos documentos dos colaboradores pode gerar sérios problemas trabalhistas para o seu negócio. Caso o processo não esteja sendo feito corretamente e os dados apresentem incompatibilidades, a empresa não consegue enviar as obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias pelo eSocial. Além disso, não realizar essa validação abre brechas para o cadastro de dados equivocados, bem como para que o seu negócio possa ser vítima de fraudes de identidade.

O que significa a validação cadastral do NIS?

Criado pelo Governo Federal, o eSocial é um projeto de unificação das informações dos colaboradores, enviadas ao sistema pelo empregador. É possível verificar, graças ao aplicativo Consulta Qualificação Cadastral, se as informações do CPF e do NIS (Número de Identificação Social) – NIT, PIS e PASEP, estão corretos e habilitados para uso no portal do eSocial. Para realizar essa validação, é preciso informar:

Nome;
Data de nascimento;
Número de CPF;
Número do NIS.

Com essas informações, o sistema verifica os campos preenchidos, dando uma devolutiva e apontando divergências ou não, nos dados apresentados. Além disso, o aplicativo indica quais os passos a serem feitos para corrigir esses equívocos, podendo ser:

Discordâncias no CPF: para o caso do CPF constar como “suspenso”, “nulo” ou “cancelado”, ou ainda indicando nome ou data de nascimento divergente da indicada no documento. O aplicativo enviará uma mensagem orientando onde o indivíduo deve requisitar a alteração dos dados;
Discordâncias no NIS: em casos de CPF ou data de nascimento divergentes, a orientação é passada em concordância com a entidade encarregada pelo cadastro do NIS (Caixa, INSS ou Banco do Brasil).

Como resolver a validação cadastral não realizada?

Alguns usuários podem receber a seguinte mensagem ao tentar realizar a validação cadastral do NIS: “Erro 1090 – Validação cadastral do NIS não realizada”. Essa falha ocorre devido ao eSocial não realizar mais a validação do PIS, podendo desconsiderar essa informação. Para solucionar o problema, é preciso:

Selecionar a opção ‘Ajustada’;
Conferir o número do PIS/NIS no cadastro do empregado, acessando em seguida o Painel de Pendências do eSocial;
Clicar no botão “Validados”, na guia de Advertências;
Selecionar a ocorrência e clicar na coluna “Ajustada”;
Em seguida, feche a janela e abra na sequência. O ajuste aparecerá na guia de “Não periódicos” ou “Periódicos”.

Como confirmar dados pessoais na Receita Federal?

É possível confirmar os dados pessoais pelo site da Receita Federal de forma simples. Ao acessar o site da receita federal, você consegue emitir o comprovante de situação cadastral do colaborador por meio do CPF. Para isso, basta informar os dados do documento e a data de nascimento da pessoa em questão. Clicando em consultar, você conseguirá verificar se o colaborador está em débitos com a União ou se possui dívidas ativas em seu nome.

Como saber se o CPF e RG do colaborador é verdadeiro?

É importante verificar se o novo colaborador é quem ele diz ser no processo seletivo. Por isso, verificar as inconsistências em seus documentos é um dever das empresas. Abaixo mostramos como validar o CPF e RG do colaborador. Para validar o CPF é preciso realizar os seguintes passos:

Acessar o portal da Receita Federal;
Digitar o número do CPF e data de nascimento do funcionário em questão;
Fazer a confirmação Captcha;
Clicar em consultar.

Caso algum dado apresentado nesta verificação seja diferente daquilo que lhe foi apresentado, é possível que você esteja presenciando um uso de CPF falso. Vale lembrar que a falsificação de documentos é crime e configura falsidade ideológica. Já para a validação do RG do colaborador, existem duas formas de realização: a manual ou a automatização da checagem de documentos. Na manual, além de demandar tempo e atenção, é preciso analisar alguns fatores, como:

Fonte e tinta utilizados na impressão do documento;
Veracidade dos selos utilizados;
Papel utilizado;
Comparar o documento suspeito com outros documentos – de preferência da mesma região;
Numeração do documento.

Por não ser uma tarefa fácil e passível de erro, muitas empresas preferem automatizar essa etapa, contando com sistemas que validem as informações de forma prática e segura.

Como validar a carteira de trabalho digital?

Com a carteira de trabalho digital trazendo mais praticidade para os colaboradores e empregadores, é importante saber como realizar a validação desses dados. Primeiramente, é preciso entender que as informações obtidas neste documento são registradas por meio do eSocial, o que evita o envio de dados equivocados e ajuda a otimizar o tempo, tanto para colaborador, quanto empregador. Mas o que isso significa? Como as informações da carteira digital são registradas pelo eSocial, o RH ou gestor responsável não precisam validar os dados na carteira, mas sim dentro do eSocial. Para realizar essa conferência é preciso:

Acessar o eSocial e clicar em “Gestão dos Empregados”;
Clicar no nome que deseja conferir os dados cadastrais e contratuais;
Clicar no botão “Dados cadastrais” para ser direcionado à página de consulta de dados cadastrais.

Dessa forma, você pode validar os dados e verificar a integridade das informações de seus colaboradores.

Como validar atestado de antecedentes criminais?

Para realizar a validação da certidão de antecedentes criminais, é bem simples. Primeiramente você deve emitir a certidão pelo site do Governo. Após preencher os dados corretamente e emitir a certidão, basta acessar esse site e preencher o formulário com as informações solicitadas:

Nome;
Número da Certidão;
Hora da Emissão;
Data da Emissão.

Tudo pronto! Agora você pode verificar se o colaborador possui pendências com a lei. Mas lembre-se: a consulta deste documento deve ser realizada em conformidade com a lei. Para saber mais sobre a emissão da certidão e quais os cuidados você precisa ter, confira nosso artigo!

O que é a validação no eSocial?

Sendo uma plataforma que visa unificar as informações enviadas pelo empregador em associação com seus colaboradores, o eSocial permite uma validação prática desses dados. Para facilitar a verificação, o eSocial disponibiliza a ferramenta CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para assegurar a qualidade das informações apresentadas. Essa validação auxilia na descoberta de divergências entre os dados mostrados e indica o procedimento a ser realizado para que a correção seja feita.

Como fazer uma consulta cadastral?

Existem duas formas para realizar a consulta cadastral ou Consulta de Qualificação Cadastral (CQC). Para consultar pela web, basta acessar o portal do eSocial e preencher os dados requisitados do colaborador, que são:

Nome;
Data de Nascimento;
CPF;
NIS (NIT, PIS ou PASEP).

Depois de realizar o preenchimento, verificar se os dados do colaborador estão corretos. Para auxiliar nessa validação, aparecerá uma mensagem no portal informando a integridade ou não das informações apresentadas. Já para empresas de grande porte, o módulo em lote é a opção ideal. Para realizar essa consulta, o gestor ou RH da empresa deve acessar o site de Qualificação Cadastral e selecionar a opção “Consulta Qualificação Cadastral em Lote”. Ao ser redirecionado para a página de validação, basta informar os dados citados anteriormente de cada colaborador e realizar a consulta.

O que é um serviço de validação de documentos?

Um serviço de validação de documentos nada mais é do que um sistema que ajuda a garantir a integridade da sua empresa, por meio da verificação de dados dos seus colaboradores. O sistema da Pontomais oferece esse serviço. A funcionalidade Validamais realiza a verificação de antecedentes pessoais, deixando a sua empresa mais segura de forma prática e digital. O Validamais garante a verificação dos dados pessoais de seus colaboradores por meio de uma pesquisa que engloba o maior número de informações encontradas nas bases de dados públicas. Basta ter o nome do funcionário ou CPF para que essa checagem seja realizada. Com isso, você pode verificar a situação do colaborador perante a lei e identificar práticas não recomendadas ou antiéticas, que podem ferir a cultura e valores da sua empresa. Modernize o seu processo de validação cadastral da sua empresa e garanta mais praticidade e segurança! Aproveite para conhecer mais sobre as funcionalidades da Pontomais!