Realizar a validação de documentos é um procedimento extremamente importante para as empresas em geral, uma vez que essa verificação oferece segurança ao gestor, auxiliando a evitar fraudes e possíveis prejuízos.
Para que essa consulta seja feita, o RH ou administrador da empresa precisa obter os dados dos documentos de seus colaboradores e verificar essas informações junto às entidades públicas e privadas.
A forma como essa validação deve ser feita e os impactos na sua empresa é o que você vai descobrir agora!
Continue lendo para entender mais sobre o tema.
O que é a validação de documentos?
Em síntese, a validação de documentos é um recurso utilizado pelas empresas que permite a confirmação de dados obtidos de clientes, colaboradores e usuários, ajudando a manter a segurança nas relações comerciais e empregatícias.
Assim, ao validar essas informações, a empresa também consegue checar inconsistências nas documentações, possíveis fraudes de identidade e até mesmo o bloqueio de CPF do indivíduo em questão.
Essa validação é de extrema importância, visto que muitas vezes resguarda as empresas de se colocarem em risco em momentos relacionados a propostas comerciais ou contratações de colaboradores, tanto entre B2B, quanto B2C.
Com esse relatório em mãos, o gestor ou RH conseguem tomar decisões mais estratégicas, impedindo que a empresa caia em fraudes, evitando estresse e prejuízos ao seu negócio.
Qual a importância da validação de documentos dos colaboradores?
A falta de validação dos documentos dos colaboradores pode gerar sérios problemas trabalhistas para o seu negócio. Caso o processo não esteja sendo feito corretamente e os dados apresentem incompatibilidades, a empresa não consegue enviar as obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias pelo eSocial.
Além disso, não realizar essa validação abre brechas para o cadastro de dados equivocados, bem como para que o seu negócio possa ser vítima de fraudes de identidade.
O que significa a validação cadastral do NIS?
Criado pelo Governo Federal, o eSocial é um projeto de unificação das informações dos colaboradores, enviadas ao sistema pelo empregador.
É possível verificar, graças ao aplicativo Consulta Qualificação Cadastral, se as informações do CPF e do NIS (Número de Identificação Social) – NIT, PIS e PASEP, estão corretos e habilitados para uso no portal do eSocial.
Para realizar essa validação, é preciso informar:
- Nome;
- Data de nascimento;
- Número de CPF;
- Número do NIS.
Com essas informações, o sistema verifica os campos preenchidos, dando uma devolutiva e apontando divergências ou não, nos dados apresentados. Além disso, o aplicativo indica quais os passos a serem feitos para corrigir esses equívocos, podendo ser:
- Discordâncias no CPF: para o caso do CPF constar como “suspenso”, “nulo” ou “cancelado”, ou ainda indicando nome ou data de nascimento divergente da indicada no documento. O aplicativo enviará uma mensagem orientando onde o indivíduo deve requisitar a alteração dos dados;
- Discordâncias no NIS: em casos de CPF ou data de nascimento divergentes, a orientação é passada em concordância com a entidade encarregada pelo cadastro do NIS (Caixa, INSS ou Banco do Brasil).
Como resolver a validação cadastral não realizada?
Alguns usuários podem receber a seguinte mensagem ao tentar realizar a validação cadastral do NIS:
“Erro 1090 – Validação cadastral do NIS não realizada”.
Essa falha ocorre devido ao eSocial não realizar mais a validação do PIS, podendo desconsiderar essa informação. Para solucionar o problema, é preciso:
- Selecionar a opção ‘Ajustada’;
- Conferir o número do PIS/NIS no cadastro do empregado, acessando em seguida o Painel de Pendências do eSocial;
- Clicar no botão “Validados”, na guia de Advertências;
- Selecionar a ocorrência e clicar na coluna “Ajustada”;
- Em seguida, feche a janela e abra na sequência. O ajuste aparecerá na guia de “Não periódicos” ou “Periódicos”.
Entenda tudo sobre Validação Cadastral!
Como confirmar dados pessoais na Receita Federal?
É possível confirmar os dados pessoais pelo site da Receita Federal de forma simples. Ao acessar o site da receita federal, você consegue emitir o comprovante de situação cadastral do colaborador por meio do CPF.
Para isso, basta informar os dados do documento e a data de nascimento da pessoa em questão. Clicando em consultar, você conseguirá verificar se o colaborador está em débitos com a União ou se possui dívidas ativas em seu nome.
Como saber se o CPF e RG do colaborador é verdadeiro?
É importante verificar se o novo colaborador é quem ele diz ser no processo seletivo. Por isso, verificar as inconsistências em seus documentos é um dever das empresas. Abaixo mostramos como validar o CPF e RG do colaborador.
Para validar o CPF é preciso realizar os seguintes passos:
- Acessar o portal da Receita Federal;
- Digitar o número do CPF e data de nascimento do funcionário em questão;
- Fazer a confirmação Captcha;
- Clicar em consultar.
Caso algum dado apresentado nesta verificação seja diferente daquilo que lhe foi apresentado, é possível que você esteja presenciando um uso de CPF falso. Vale lembrar que a falsificação de documentos é crime e configura falsidade ideológica.
Já para a validação do RG do colaborador, existem duas formas de realização: a manual ou a automatização da checagem de documentos.
Na manual, além de demandar tempo e atenção, é preciso analisar alguns fatores, como:
- Fonte e tinta utilizados na impressão do documento;
- Veracidade dos selos utilizados;
- Papel utilizado;
- Comparar o documento suspeito com outros documentos – de preferência da mesma região;
- Numeração do documento.
Por não ser uma tarefa fácil e passível de erro, muitas empresas preferem automatizar essa etapa, contando com sistemas que validem as informações de forma prática e segura.
Como validar a carteira de trabalho digital?
Com a carteira de trabalho digital trazendo mais praticidade para os colaboradores e empregadores, é importante saber como realizar a validação desses dados.
Primeiramente, é preciso entender que as informações obtidas neste documento são registradas por meio do eSocial, o que evita o envio de dados equivocados e ajuda a otimizar o tempo, tanto para colaborador, quanto empregador.
Mas o que isso significa?
Como as informações da carteira digital são registradas pelo eSocial, o RH ou gestor responsável não precisam validar os dados na carteira, mas sim dentro do eSocial.
Para realizar essa conferência é preciso:
- Acessar o eSocial e clicar em “Gestão dos Empregados”;
- Clicar no nome que deseja conferir os dados cadastrais e contratuais;
- Clicar no botão “Dados cadastrais” para ser direcionado à página de consulta de dados cadastrais.
Dessa forma, você pode validar os dados e verificar a integridade das informações de seus colaboradores.
Como validar atestado de antecedentes criminais?
Para realizar a validação da certidão de antecedentes criminais, é bem simples.
Primeiramente você deve emitir a certidão pelo site do Governo. Após preencher os dados corretamente e emitir a certidão, basta acessar esse site e preencher o formulário com as informações solicitadas:
- Nome;
- Número da Certidão;
- Hora da Emissão;
- Data da Emissão.
Tudo pronto! Agora você pode verificar se o colaborador possui pendências com a lei.
Mas lembre-se: a consulta deste documento deve ser realizada em conformidade com a lei. Para saber mais sobre a emissão da certidão e quais os cuidados você precisa ter, confira nosso artigo!
O que é a validação no eSocial?
Sendo uma plataforma que visa unificar as informações enviadas pelo empregador em associação com seus colaboradores, o eSocial permite uma validação prática desses dados.
Para facilitar a verificação, o eSocial disponibiliza a ferramenta CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para assegurar a qualidade das informações apresentadas. Essa validação auxilia na descoberta de divergências entre os dados mostrados e indica o procedimento a ser realizado para que a correção seja feita.
Como fazer uma consulta cadastral?
Existem duas formas para realizar a consulta cadastral ou Consulta de Qualificação Cadastral (CQC). Para consultar pela web, basta acessar o portal do eSocial e preencher os dados requisitados do colaborador, que são:
- Nome;
- Data de Nascimento;
- CPF;
- NIS (NIT, PIS ou PASEP).
Logo depois de realizar o preenchimento, verificar se os dados do colaborador estão corretos. Para auxiliar nessa validação, aparecerá uma mensagem no portal informando a integridade ou não das informações apresentadas.
Já para empresas de grande porte, o módulo em lote é a opção ideal. Para realizar essa consulta, o gestor ou RH da empresa deve acessar o site de Qualificação Cadastral e selecionar a opção “Consulta Qualificação Cadastral em Lote”.
Ao ser redirecionado para a página de validação, basta informar os dados citados anteriormente de cada colaborador e realizar a consulta.
O que é um serviço de validação de documentos?
Um serviço de validação de documentos nada mais é do que um sistema que ajuda a garantir a integridade da sua empresa, por meio da verificação de dados dos seus colaboradores.
O sistema da Pontomais oferece esse serviço. A funcionalidade Validamais realiza a verificação de antecedentes pessoais, deixando a sua empresa mais segura de forma prática e digital.
O Validamais garante a verificação dos dados pessoais de seus colaboradores por meio de uma pesquisa que engloba o maior número de informações encontradas nas bases de dados públicas. Basta ter o nome do funcionário ou CPF para que essa checagem seja realizada.
Dessa forma, você pode verificar a situação do colaborador perante a lei e identificar práticas não recomendadas ou antiéticas, que podem ferir a cultura e valores da sua empresa.
Modernize o seu processo de validação cadastral da sua empresa e garanta mais praticidade e segurança!
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