Dia 15/10/2019 foi publicado a Portaria 1.127/2019, pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, que basicamente diz que: “As informações anteriormente recolhidas pelo CAGED, serão substituídas pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.”

O CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um portal online. Um cadastro, criado em 1965, com o objetivo de acompanhar e fiscalizar o processo de admissão e de demissão de trabalhadores regidos pela CLT. Com a finalidade de mostrar o índice de pessoas buscando recolocação no mercado de trabalho no país, direcionando ações de combate ao desemprego, como reciclagem de colaboradores e também controle do pagamento do Seguro Desemprego.

Então, basicamente, essa atualização tanto de entrada e saída de colaboradores, e a atualização de dados cadastrais em si, auxilia o Ministério do Trabalho a entender a situação trabalhista atual do Brasil (quais setores estão contratando mais, quais setores mais dispensam trabalhadores).

A partir de 08/01/2020, o CAGED foi extinto para as empresas que estão inseridas no grupo 3, sendo o 3º grupo, Simples Nacional, o mais recente inserido nessa nova forma de declaração.

Hoje, as empresas desse grupo passam a realizar o repasse de informação pelo sistema do eSocial mesmo. Os grupos 1 e 2 já não tinha essa obrigatoriedade. E os demais, como públicos e organizações internacionais, ainda precisam realizar o envio das informações pelo CAGED.

O que acontecia anteriormente, cita Adrielle de Freitas, Contadora (CRC PR 071155/O-0), era que: “o contratante acabava não seguindo a CLT, que traz o prazo de 48 horas para registro na carteira de trabalho do colaborador. Isso porque o CAGED podia ser enviado até o 7º dia do mês subsequente ao do início das atividades do trabalhador, permitindo que contratações retroativas acontecessem.”

Por exemplo, um colaborador entrava apenas para realizar um “teste” de 10, 20 dias em uma empresa. Já que as informações não tinham essa urgência de serem enviadas. Assim, ele trabalhava sem o registro até que o contratante enviasse toda a documentação para contabilidade ou para o Departamento Pessoal da empresa efetuar o registro.

Com essa nova regularização, diz Adrielle: “todas as contratações devem ser informadas pelo eSocial um dia antes do início efetivo do contratado.O que além de ser praticamente em tempo real, reúne as informações com muito mais assertividade e segurança.”

Para demissão, os empregadores têm até 10 dias, na maioria dos casos, assim como o pagamento da rescisão, para informar pelo eSocial o rompimento desse contrato de trabalho.

Caso qualquer uma dessas regras sejam descumpridas, as companhias são passíveis de multa.

A multa é calculada de acordo com a quantidade de dias em atraso e de funcionários omitidos.

Antes, o CAGED funcionava por um portal online completamente separado do sistema do eSocial. Após a validação desse arquivo que era gerado, as informações podiam ser enviadas.

Com o eSocial, as ferramentas são associadas, centralizando a maior parte das demandas, deixando a rotina mais ágil e prática.

“Antes tínhamos que lidar com 15 diferentes declarações relacionadas à folha de pagamento.

Eram legislações diferentes, programas e formas de envio distintos, e muita papelada. Hoje, a centralização de informações e as automações dos sistemas traz mais velocidade e menor custo na execução de processos que costumam ser muito morosos.”

Absolutamente nada! Essa era uma imposição trabalhista que precisava ser cumprida única e exclusivamente pela empresa.

Mas temos uma dica muito importante que a Adrielle nos passou:

“Pra você que está buscando recolocação no mercado de trabalho, ou já está trabalhando, mas se casou, divorciou ou atualizou algum dado cadastral, indico que entrem no site do e-Social e realizem a qualificação cadastral.

Com o seu Nome, Data de nascimento, CPF e número do PIS, você consegue validar se seus dados não possuem divergências com as bases do governo. Esse cadastro é muito importante, pois qualquer problema com as informações cadastrais impedem a contratação do empregado.”

Então, no geral, as informações estarão mais assertivas. Com mais segurança e com as datas corretas sendo repassadas para o órgão regulador.