Otimizar os processos do RH é um ponto de extrema necessidade para as empresas, principalmente quando levamos em conta que esses profissionais gastam muito tempo em tarefas burocráticas, sendo uma delas, os processos de admissão.

Segundo pesquisa realizada pela Indeed, 44% dos profissionais responsáveis pela contratação de novos colaboradores gastam cerca de duas semanas para realizar essa tarefa. O processo de coleta dos documentos para admissão é a etapa que mais colabora para essa duração, de acordo com pesquisa do Ibope publicada pela VEJA.

Neste artigo trazemos as documentações exigidas nos diferentes regimes de contratação, quais não devem ser exigidos e quais as melhores formas de otimizar o processo de admissão da sua empresa.

Bora conferir nosso conteúdo?

O que é o processo de admissão?

De maneira sucinta, o processo admissional é o momento em que o RH contrata novos colaboradores para uma empresa. Por ser um processo que envolve a adesão de um novo funcionário ao ambiente de trabalho, é preciso de um cuidado especial, principalmente no que se refere a solicitação e organização de documentos.

É importante ressaltar que existe um prazo para registro do funcionário. De acordo com o artigo 29 da CLT, o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em até cinco dias úteis e o colaborador deverá ter acesso ao documento em até 48 horas após o seu preenchimento.

Vale pontuar que o não cumprimento dessa data pode acarretar em multa de R$800,00 a R$3.000,00. Para evitar passivos trabalhistas, é preciso que a documentação esteja correta e seja entregue dentro do prazo.

O que precisa para registrar o colaborador?

Após o processo de seleção, o novo contratado precisa enviar sua documentação e realizar o exame admissional. Vale ressaltar que a documentação varia de acordo com o tipo de contrato realizado pela empresa.

Quais são os documentos necessários para admissão?

A lista de documentos para admissão a serem enviados pelo novo colaborador pode ser um pouco extensa dependendo do tipo de contrato e da profissão exercida.

Confira as listas abaixo.

Documentos para admissão do colaborador

• Atestado médico admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Número do PIS ou NIS;
• Comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade;
• Cópia do CPF;
• Cópia do RG;
• Foto 3×4;
• Certidão de nascimento;
• Título de eleitor com os comprovantes de votação das 3 últimas eleições;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens com idades entre 18 e 45 anos);
• CNH (para cargos que exijam a utilização de veículos);
• Cópia da certidão de casamento (se houver);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos (se houver).

Documentação para admissão de jovem aprendiz

• RG;
• CPF;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se possuir);
• Carteira de Trabalho;
• Atestado de frequência escolar.

Documentos para admissão de estagiário

• RG;
• CPF;
• Atestado de frequência escolar;
• Comprovante de residência;
• Histórico escolar;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Quais documentos para admissão são enviados pela empresa?

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de salário-família;
• Declaração de dependentes (para fins de Imposto de Renda na fonte);
• Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte;
• Ficha ou livro de registro de empregados.

Qual a importância desses documentos?

A documentação exigida é indispensável para a contratação de novos colaboradores, uma vez que ela é responsável por garantir os direitos trabalhistas dos colaboradores e formalizar a admissão do funcionário.

Assim, é importante assegurar que o processo de coleta de documentos para admissão seja realizado da melhor forma possível, para não existirem falhas, erros no preenchimento, atraso nas entregas ou perda das documentações.

Quando solicitar os documentos para admissão?

As documentações são solicitadas pelo RH após o colaborador realizar o exame admissional. Vale reforçar que os documentos variam de acordo com o regime de contratação, como citado anteriormente.

Quais os documentos que não podem ser solicitados no processo de admissão?

Assim como algumas documentações são necessárias para a admissão do colaborador, existem documentos que não podem ser solicitados segundo a Lei nº 9.029/1995, por possuir caráter discriminatório e limitativo.

Art. 1º Fica proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de emprego, ou sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar ou idade, ressalvadas, neste caso, as hipóteses de proteção ao menor previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.

Art. 2º Constituem crime as seguintes práticas discriminatórias:

I – a exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez;

II – a adoção de quaisquer medidas, de iniciativa do empregador, que configurem;

a) indução ou instigamento à esterilização genética;

b) promoção do controle de natalidade, assim não considerado o oferecimento de serviços e de aconselhamento ou planejamento familiar, realizados através de instituições públicas ou privadas, submetidas às normas do Sistema Único de Saúde (SUS).

Outros documentos entram nessa lista, tais como:

• Comprovação de experiência prévia por tempo superior a 6 (seis) meses no mesmo tipo de atividade;
• Certidão negativa trabalhista;
• Certidão negativa da SERASA, do SPC e assemelhados ou dos cartórios de protestos;
• Ficha criminal;
• Exame de HIV (AIDS).

Como organizar documentos de admissão?

Por ser uma tarefa composta de etapas que demandam atenção, o processo de admissão demanda muito cuidado dos profissionais do RH, principalmente nas questões envolvendo a documentação do candidato.

Sendo assim, se faz necessário encontrar meios de otimizar esse processo e garantir a segurança tanto para a empresa, quanto para o novo contratado.

Muitos RHs apostam no uso de checklist de documentos e, por mais que essa estratégia possa auxiliar na conferência das informações enviadas, esse processo não otimiza as etapas de contratação.

Dessa forma, para garantir a segurança jurídica e possibilitar um armazenamento seguro das informações dos candidatos, a admissão digital é a melhor escolha. E, para isso, existe o Admissão.

Sendo a nova solução do Ecossistema VR, o Admissão realiza os processos de contratação de forma totalmente digital, otimizando o recebimento, armazenamento e a validação das informações.

Com ele, os profissionais ficam livres da conferência manual e ganham mais autonomia e praticidade com um sistema dinâmico de gerenciamento dos candidatos.

Quer saber mais dessa solução? Clique e conheça!