O fechamento de ponto é uma das atividades obrigatórias de qualquer setor de RH. Para realizá-lo, é preciso fazer a contabilização das horas que constam no ponto online ou manual. E fazer o fechamento de ponto à distância, se tornou um grande desafio para inúmeras empresas que não tinham a estrutura e tecnologia necessária.

Em um modelo de trabalho híbrido ou home office, essa tarefa deve ser realizada a distância – assim como diversas outras rotinas da empresa. Nesse momento, utilizar o ponto manual, seja ele em livro ponto ou relógio biométrico, pode ser um problema, principalmente pela falta de controle da empresa e os colaboradores serem incapacitados de estarem presencialmente para fazer o registro de ponto.

Para te auxiliar, elaboramos algumas dicas de como organizar o seu RH remotamente. Acompanhe!

O que é fechamento de ponto?

O fechamento de ponto é a conclusão e verificação de todos os registros de entrada e saída do trabalho feitos ao longo do mês. É por ele que o RH consegue fazer os pagamentos necessários para os colaboradores.

O uso da marcação de ponto é obrigatória?

De acordo com o Art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar o registro dos horários de entrada e saída dos empregados.

Isso inclui tanto os horários de início e fim de expediente como as marcações de intervalos. Ou seja, funcionários que trabalham 8 horas por dia, por exemplo, devem marcar pelo menos 4 pontos por dia: entrada, saída para almoço, retorno do almoço e fim da jornada diária.

Quais as formas de marcação de ponto?

• Ponto manual: cartão de ponto, caderno de ponto, livro ponto;
• Ponto mecânico: cartão de ponto, marcador de ponto;
• Ponto eletrônico: relógio ponto biométrico, relógio ponto por cartão de aproximação;
• Ponto digital: ponto online, biometria facial, QR Code, registro de ponto pelo Whatsapp.

O que é cartão de ponto?

O cartão de ponto nada mais é do que uma ferramenta de registro utilizada pelas empresas que operam nas leis da CLT. Ele é um cartão, normalmente de papel, designado para cada colaborador, que ao ingressar e sair do trabalho, precisa registrar o seu ponto presencialmente na empresa na máquina de ponto.

A marcação de ponto no caso do cartão ponto, é sempre manual. Esse tipo de sistema não tem como garantir que quem está registrando o ponto é realmente o colaborador, pois outros funcionários podem fazer esse registro de forma manual pelo colega.

Como funciona o fechamento de Ponto Manual?

Mesmo que você utilize relógio de ponto, é possível ter que fazer o espelho de ponto manualmente para o fechamento das horas mensais trabalhadas por cada colaborador.

Nesse processo, é necessário verificar as marcações de ponto de todos os funcionários individualmente. Para isso, você pode utilizar uma planilha no Excel ou, até mesmo, um caderno.

O grande problema dessa modalidade de ponto, além do tempo necessário para fazer a atividade, é que o processo permite diversas falhas, como:

• Falha no cálculo de horas trabalhadas;
• Falha no cálculo de horas extras;
• Excesso de horas extras por parte dos colaboradores;
• Registros de ponto com erro (dias ou horas);
• Ausência de atestados para justificar o absenteísmo (o RH ou setor responsável precisa verificar com cada colaborador a questão de atestados);
• Falta de controle de jornada de trabalho.

Todas essas questões podem gerar muita confusão para o RH e, até mesmo, multas e processos por causas trabalhistas.

E o Ponto Online? Como funciona?

O ponto online ou ponto digital funciona de forma descentralizada. Isso porque ele permite que colaboradores registrem a entrada e saída da empresa a partir de um aparelho previamente determinado pela empresa, ou por dispositivos móveis (celular, tablet, notebook).

E todas as informações de jornada de trabalho dos colaboradores ficam todas salvas e registradas em apenas uma plataforma, que gestores e RH possuem acesso de administrador.

A partir de plataformas de ponto online, como o caso da Pontomais, é possível automatizar e otimizar algumas atividades burocráticas do setor de DP e RH.

A automação de processos facilita bastante o dia a dia de uma empresa. O uso do ponto online é apenas uma dessas vantagens. Saiba mais sobre as vantagens:

• Registro de ponto com geolocalização: para quem trabalha em home office ou possui colaboradores que trabalham fora do escritório, essa é uma ótima opção. Com a geolocalização, é possível saber exatamente onde o seu funcionário estava na hora de bater o ponto – o que garante que suas atividades estão sendo cumpridas como o combinado.

Além do registro de ponto simples, a Pontomais ainda possui a opção de QR Code e Reconhecimento Facial como formas de fazer o registro de ponto.

• Auditoria em tempo real: com o sistema de gestão de jornada online, gestores e setor de RH conseguem acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores na hora em que acontecem. Ou seja: se alguém tiver um atraso muito grande ou precisar faltar por que está doente, é possível reorganizar os times mesmo a distância;

Além de terem a possibilidade de extrair documentos para auditorias a qualquer momento (AFD, AFDT, entre outros).

• Relatórios de horas: no final do mês, ao invés de somar as horas trabalhadas, horas extra e banco de horas de cada colaborador, o sistema oferece um documento detalhado para você. Assim, basta exportar esses dados para o seu sistema de folha de pagamento e automatizar todo o processo;
• Gestores e RH conectados: com o ponto online, o gestor da equipe trabalha em paralelo ao setor de RH para realizar a gestão de jornada. Além de facilitar as tarefas para os dois lados, essa prática também cria uma proximidade entre os diversos setores da empresa e o RH.

Como fazer o fechamento de ponto a distância?

Se a empresa opta por um controle de ponto digital, o fechamento do espelho de ponto se torna muito mais fácil. Isso porque em plataformas como a Pontomais, as informações de jornada de trabalho ficam salvas todas em apenas um local.

Então, o fechamento do espelho de ponto é feito em poucos cliques, porque o sistema já informa ao responsável as informações faltantes na jornada de cada colaborador e as jornadas que estão corretas.

Continua com dúvidas? Veja o passo a passo de como fazer esse fechamento pela Pontomais!

E o holerite?

O holerite é o documento que comprova para o colaborador todos os valores que ele recebeu em salário, benefícios, auxílios e os respectivos descontos. O que a lei entende é que por mais que o colaborador não assine o holerite, se o pagamento é feito por depósito bancário já é considerada a anuência do colaborador.

Ou seja, não sendo necessário fazer o uso de sistemas digitais para colher a assinatura da pessoa para comprovar o pagamento.

Quais as vantagens de automatizar processos do seu RH?

O setor de Recursos Humanos é um dos pontos mais estratégicos de qualquer empresa, e ao optar por automatizar serviços dessa área, você ganha tempo para o RH. Isso acontece porque, com a automação, é possível diminuir os processos burocráticos e focar no desenvolvimento da companhia e dos colaboradores.

Além disso, alguns outros pontos vantajosos são:

• Otimização da tomada de decisões diárias através de relatórios completos e assertivos;
• Elaboração de equipes de Recursos Humanos mais enxutas e com profissionais que consigam focar em estratégia;
• Diminuição ou, até mesmo, eliminação de erros operacionais advindos da realização de atividades manuais ou de planilhas que não funcionam como deveriam;
• O RH deixa de ser somente um setor operacional para lidar diretamente com as pessoas e os problemas da empresa;
• Aumento da produtividade do setor de RH de modo geral.

Gostou das nossas dicas? Opte pelo cartão de ponto online e comece a automatizar os processos do seu RH ainda hoje.