Se você trabalha com fechamento de ponto, já deve ter ouvido algumas siglas como AFD e AFDT, não é mesmo? Esses documentos são fundamentais para manter a sua empresa protegida perante a auditoria fiscal. Por isso, este artigo tem o intuito de explicar um pouco mais sobre o arquivo AFD no ponto eletrônico.

Vamos lá?

O Que é e Como Funciona o Arquivo AFD no Ponto Eletrônico?

AFD (Arquivo Fonte de Dados) é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos seus colaboradores. Ele fica armazenado dentro de sistemas de ponto como o REP e o ponto digital e não podem ser apagados ou alterados, seja direta ou indiretamente.

Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações importantes, como:

• NSR – Número Sequencial de Registro;
• Dia, mês e ano da marcação de ponto;
• Hora e minuto do ponto registrado;
• Número do PIS do seu colaborador;
• Tipo do registro de ponto;
• CNPJ ou CPF do empregador.

Este documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas.

Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, uma vez que ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador. Ou seja: o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.

E o AFDT, o Que é e Como Funciona?

Já o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) diz respeito ao documento que conta com todas as informações tratadas sobre a jornada dos seus colaboradores. Esse arquivo utiliza todas as regras aplicadas à jornada e discrimina os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores.

Neste documento, é possível identificar e corrigir pequenos erros de marcação de ponto, como quando o colaborador esqueceu de registrar algum ponto do dia, por exemplo. Outras situações onde é possível utilizar o AFDT é quando há a necessidade de abonar faltas justificadas, como os atestados médicos.

O AFDT é um documento exclusivo para auditoria fiscal a partir do Ministério de Trabalho. Assim como o arquivo AFD, no ponto eletrônico é possível extraí-lo após o fechamento do espelho-ponto mensal.

Quais os Erros Mais Comuns no Controle de Ponto e Como Evitá-los?

A melhor maneira de manter o controle de ponto da sua empresa saudável é evitar alguns dos principais erros cometidos na gestão de jornada.

Vamos conhecer alguns dos principais desafios no controle de ponto e ver dicas de como sistemas de controle de ponto online, como a Pontomais, ajudam a resolvê-los?

Perda de Informações

Já imaginou perder todas as informações sobre a jornada dos seus colaboradores? Em alguns tipos de controle de ponto, é possível que aconteçam alguns erros como planilhas desconfiguradas, perda de documentação impressa, entre outros – que podem gerar grandes problemas para o Departamento Pessoal.

No controle de ponto online, todas as informações são salvas na nuvem, o que gera um sistema com segurança cloud antifraude e elimina as chances de perda de informações.

Erros de Cálculo

Erros nos cálculos de horas extras, horas trabalhadas e benefícios podem gerar muita dor de cabeça e, até mesmo, processos trabalhistas. No controle de ponto online, essa contabilidade é feita automaticamente, o que elimina qualquer possibilidade de erros e facilita a construção da folha de pagamento.

Gasto Excessivo

Outro grande problema no controle de ponto é o gasto excessivo de verba. Quando o Departamento Pessoal não acompanha a jornada dos colaboradores de forma correta, os erros relacionados ao cálculo ativos podem acarretar em gastos excessivos na folha de pagamento.

Utilize a Tecnologia a Seu Favor

Com o controle de ponto online, é possível gerenciar e acompanhar a jornada dos colaboradores em tempo real. Desse modo, a companhia pode estabelecer regras que ajudem a eliminar os gastos desnecessários, gerando uma folha de pagamento mais justa e enxuta.

A Pontomais oferece tanto o AFDT quanto o arquivo AFD no ponto eletrônico, ambos com fácil acesso ao realizar o fechamento do mês. Que tal começar um teste hoje?