O processo de admissão e demissão dos colaboradores é regido pelas leis da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Nela, são expostos os direitos e deveres que as empresas e os empregados devem seguir, desde a entrada no emprego até o momento do desligamento.

É importante ter todo o processo de admissão e a rescisão do colaborador em mente, para que todas as obrigações sejam cumpridas e as ações trabalhistas — que geram desgaste, prejuízos e transtornos — sejam evitadas.

Conheça agora todos os passos que devem ser seguidos nos processos de admissão e demissão de funcionários, e como realizá-los de forma ágil e prática.

O que é a admissão de funcionários?

A admissão é um processo de formalização do contrato de trabalho. Ela é a responsável por autorizar a prestação de serviços de uma pessoa física para a empresa em que está sendo contratada.

Ela envolve inúmeros procedimentos, desde o processo seletivo, validação de documentação, exame admissional, alinhamento de expectativas e interesses por parte do colaborador para a empresa, até a formalização da contratação.

Qual a importância de um processo admissional?

Afim de de auxiliar a empresa a encontrar colaboradores que estejam alinhados com o objetivo do negócio, um processo de admissão bem estruturado também ajuda a reduzir as taxas de turnover da empresa, diminuindo também gastos e minimizando os riscos de ações trabalhistas.

O que diz a lei sobre a admissão?

Todo processo de admissão do novo colaborador está previsto no Art. 41 da CLT, que torna obrigatório para o empregador o registro dos trabalhadores, seja por livro ou sistema eletrônico, conforme instruções do Ministério do Trabalho.

Igualmente, o parágrafo único do artigo 41, aponta que

Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

Por isso, é extremamente importante que os processos de admissão e rescisão da empresa contem com um sistema de armazenamento de informações; evitando problemas trabalhistas e assegurando a integridade dos dados.

O que mudou no processo de admissão com a Reforma Trabalhista?

De acordo com a Lei 13.467/2017, uma nova categoria de contratação foi implementada, utilizando trabalhadores terceirizados para serviços intermitentes, autônomos e home office. Além disso, a multa da empresa em caso de não registro do colaborador foi aumentada e as horas trabalhadas por regime parcial foram alteradas.

A partir das alterações da Reforma Trabalhista, o colaborador contratado em regime parcial passa a trabalhar em jornadas de

• 30 horas semanais sem horas extras, ou;
• 26 horas semanais, com seis horas extras por semana (remuneradas em 50% do valor da hora acordada).

‍Como fazer uma admissão?

Após o período de processo seletivo, há a orientação de documentação necessária e o firmamento do processo de admissão. Esse processo, definido por lei, pode ocorrer de duas formas:

• Acordo verbal: a admissão é comunicada e acordada verbalmente, sem necessariamente um contrato escrito e assinado. Nesses casos, o que acontece normalmente é o envio de e-mail ou uma videoconferência.
• Tácita: ela consiste na aquisição de um comportamento que configura a admissão. Ou seja, nesse caso, não há um acordo formalizado de forma verbal ou escrita, mas sim a execução do trabalho e posteriormente o pagamento feito de forma informal. Entretanto, essa prática traz um sério problema para as empresas: a falta de documentação e insegurança trabalhista.

Quais são os tipos de admissão?

No momento da admissão do novo colaborador, o empregador e o contratado podem determinar diferentes tipos de contrato. Por isso, é importante entender quais são os tipos de admissão existentes, e qual se encaixa melhor em cada situação. Confira!

Contrato de experiência

O contrato de experiência é uma categoria contratual de trabalho por prazo pré-estabelecido. Ele acontece quando a empresa quer fazer uma experimentação do colaborador que está entrando na área. É também uma oportunidade para o colaborador sentir se faz sentido o local de trabalho com seus objetivos profissionais.

De acordo com o parágrafo único do Art. 445 da CLT, o contrato de experiência não pode exceder 90 dias.

Contrato por tempo indeterminado

Contratação sem prazo para acabar, ou seja, contrato pleno. O rompimento desse contrato acontece, em sua maioria, em casos de demissão ou pedidos de dispensa.

Contratação temporária

A contratação por tempo determinado precisa se enquadrar em uma dessas situações:

• Atividade transitória: funções derivadas de sazonalidades ou épocas diferentes de alta em setores, como, por exemplo, o turístico.
• Serviço temporário: em que a essência da atividade exige um contrato por prazo determinado. Como serviços de atuação, artísticos, atletas, entre outros.

Contrato de trabalho autônomo

Contrato de profissionais que atuam de forma independente, sem precisar de um vínculo empregatício com empresa ou organização. Normalmente estão envolvidos em projetos determinados e também por tempo determinado.

Contrato de estágio

No momento de estágio, não há, na verdade, um contrato, mas sim um acordo ou termo de compromisso entre o estagiário e a empresa, com as atividades que serão desempenhadas pelo estagiário e compromissos da empresa com ele. Mas o vínculo empregatício não existe.

Menor Aprendiz

O Menor Aprendiz é um programa criado pelo Governo Federal, estabelecido pela Lei do Aprendiz n.º 10.097/00. No contrato desse tipo de programa há um tempo determinado de no máximo 2 anos, com foco em estudantes de catorze e dezoito anos, bem como sua jornada de trabalho deverá ser de no máximo 6 horas diárias.

Nessa modalidade regida pelo Art. 432 da CLT, há a assinatura na CTPS e o contrato de trabalho precisa estar atrelado a frequência desse aprendiz na escola.

Informações que precisam constar no contrato de trabalho

O contrato de trabalho é a documentação responsável por determinar e formalizar juridicamente quais serão as disposições que envolvem o trabalho do contratado. No contrato de trabalho, salvo algumas variações, é interessante que tenha informações como:

• Preâmbulo;

• Objeto;

• Detalhamento das Obrigações;
  • Remuneração;
  • Jornada de trabalho;
  • Possibilidade e condições especiais;
  • Direitos e deveres das partes envolvidas;
  • Função, tarefas e responsabilidades;
  • Férias;
  • Local de trabalho;
  • Prazo e forma de pagamento;
  • Responsabilidade em caso de atraso;
  • Confidencialidade;

• Rescisão;

• Vigência;

• Escolha do foro;

• Assinaturas.

O que é uma data de admissão?

A data de admissão do colaborador é o momento em que ele passa a integrar a empresa, realizando as atividades pelas quais foi contratado.

Qual a data correta para a admissão?

A admissão, ou anotação da contratação na carteira de trabalho, antes tinha um prazo de até 48 horas. Após a Lei 13.874/2019, esse prazo foi alterado prevendo a obrigatoriedade de anotação da carteira de trabalho em até 5 dias úteis.

Quanto tempo leva o processo de admissão?

Após o processo seletivo feito, o período de contratação de um novo colaborador pode demorar semanas dependendo de como funciona os processos internos da empresa. Já considerando o processo seletivo como um todo, pode demorar meses.

Quais as etapas de uma contratação?

As etapas para selecionar candidatos até a etapa de formalização pode variar de empresa para empresa. Confira uma das formas possíveis para

Definição de perfil de candidato

Antes de mais nada, é imprescindível ter o perfil comportamental e de habilidades do candidato pré-definido. Ele precisa constar as atividades que esse profissional vai desenvolver, conhecimentos prévios, habilidades técnicas e comportamentais.

Fica a critério da empresa tornar público ou não a média/perspectiva salarial da vaga.

Anúncio da vaga

Para anunciar a vaga é importante definir o melhor canal/plataforma, a descrição e o formato de inscrição. Para definição do canal, entenda qual lugar os candidatos ideais para a organização estão inseridos. Eles estão em redes sociais, no ônibus, eles pesquisam sobre vagas? Com isso em mente já facilita o lugar para buscar essa persona.

Logo depois, a descrição de uma vaga é uma das etapas em que as empresas mais pecam no momento de contratação. Parece uma tarefa fácil, mas é a partir da descrição que o candidato decide se vai participar do processo seletivo ou não. Então certifique-se de:

• Descrever a rotina da vaga;
• As atividades que serão realizadas;
• As expectativas com relação ao candidato;
• A cultura da empresa e equipe;
• Benefícios da vaga;
• O nível da contratação;
• O salário aproximado;

Para definir o formato de inscrição da vaga, entenda em qual plataforma ou canal será divulgada. Para canais físicos, é importante deixar o contato. No caso de vagas divulgadas em plataformas elas já fazem esse cruzamento de informações, permitindo que a empresa faça a triagem e entre em contato de forma facilitada.

Seleção

A princípio, é no processo de seleção que a triagem do candidato é feita. Nela são analisados e selecionados os candidatos com perfil mais próximo do que foi solicitado na vaga divulgada. Aqui são analisados currículos, portfólios, experiências passadas, feat com as atividades que serão exigidas, tudo o que envolve os requisitos exigidos na vaga.

Contato com o candidato

O contato com os candidatos pode ser feito por telefone, e-mail, rede social (LinkedIn). Nessa etapa, normalmente é o RH quem contata a pessoa e valida se há um interesse para participar do processo seletivo. Em alguns casos a validação de perfil comportamental também já acontece nas primeiras conversas.

Entrevistas

A etapa de entrevistas consiste em entender o feat do candidato com a empresa, como ele reage com perguntas sobre a sua própria área, quais são as expectativas dele com a vaga e se está alinhado com o que é esperado dele na vaga.

As entrevistas são uma das etapas mais importantes, porque é onde os gestores e RH irão perceber se o que está no currículo e portfólio do candidato realmente são verdades.

Negociação

Posteriormente ao período de entrevistas, triagem e validação de perfil, chegou a hora da empresa firmar ou não a proposta feita. É aqui que o candidato poderá pedir mais ou menos do que foi oferecido, deixar claro suas expectativas com salário e acertar as últimas questões para a entrada na empresa. Assim, com a negociação feita, e se tudo ocorrer como esperado, a empresa já pode dar início ao processo de admissão de forma formal.

Pré-requisitos para admissão

Formalização

O próximo passo é formalizar a contratação. Para isso, é preciso marcar um exame admissional em alguma empresa de medicina do trabalho. Após o funcionário realizar o exame e o laudo decretar que ele está apto para executar a função, é hora da documentação.

Peça os seguintes documentos:

• CPF,
• RG,
• duas fotos 3×4,
• carteira de trabalho,
• carteira de inscrição no PIS/PASEP,
• título de eleitor,
• certidão de nascimento e de casamento,
• resultado do exame admissional,
• certificado de reservista ou prova de alistamento militar — quando do sexo masculino —, conforme a idade do trabalhador a ser admitido,
• carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe, como carteira da OAB, do CREA entre outros.

Leve toda documentação a um contador para ele fazer toda a burocracia. Lembre-se de que essa documentação deve ser devolvida rapidamente, pois é crime reter documentos. Assim que o contador realizar toda a burocracia e anotar os dados necessários na carteira de trabalho, o processo de admissão está finalizado.

O que é e como funciona um exame admissional?

O exame admissional é uma forma da empresa avaliar se a pessoa está bem psicologicamente e fisicamente para iniciar o trabalho ou se vai precisar de alguma necessidade específica para executar suas atividades.

Ele funciona como um exame médico padrão em que são feitas algumas perguntas, em formato de entrevista, são levantadas informações sobre a situação atual de saúde do candidato, se existem doenças na família, doenças crônicas, e sintomas.

Assim, a partir disso podem ser solicitados exames médicos adicionais como de colesterol, glicemia, entre outros.

E para candidatos que exercem suas funções em situação de risco, podem ser solicitados exames como: eletrocardiograma, eletroencefalograma, audiometria, entre outros.

O exame admissional significa que a pessoa já foi contratada?

O exame é uma das etapas para a formalização da contratação. Significa que o candidato já passou no processo seletivo e está em etapa de formalização de proposta. Sendo assim, o candidato ainda possui liberdade para deixar o processo sem vínculo empregatício caso seja de seu interesse.

Integração

A integração ou processo de onboarding é o momento destinado a causar uma boa primeira impressão no colaborador. É aqui que são passados os processos, metodologias, cultura, ferramentas, toda a visão sistêmica da empresa, a integração com o respectivo time, bem como será a rotina do novo colaborador em sua respectiva área.

No momento de integração é interessante situar e compartilhar os desafios da empresa e equipe para os novos, assim eles já ficam cientes do que precisarão dar foco inicialmente e como melhor trabalhar.

O processo para a integração será particular de cada empresa, mas tende a ser simples quando planejado, com antecedência, e bem estruturado pelo RH.

Feito os processos de contratação, existe um segundo momento, para colaboradores que não estão mais tão alinhados com os objetivos da empresa, que é a demissão.

Com o final do onboarding a contratação e ambientação do candidato estarão finalizados, mas há o outro lado da moeda, que é quando a empresa precisa se despedir ou o colaborador precisa sair. Nesse momento é dado início ao processo de demissão.

Como realizar a Demissão?

A demissão de um funcionário pode ocorrer de duas formas: com ou sem justa causa. Sendo assim, o processo de desligamento é um pouco diferente em cada caso, como podemos ver a seguir:

Demissão com justa causa

A demissão por justa causa é aquela em que o colaborador é mandado embora por ter feito alguma falta grave. Por isso, é essencial ter provas dos fatos que motivaram a demissão, como advertências (devem ser feitas por escrito), controle de ponto que revelem faltas e comunicado de notificação que gerou a demissão.

Assim, mesmo o desligamento sendo ocasionado por justa causa, o empregado terá direito a pagamento de saldo de salário, férias vencidas, abono constitucional de 1/3 sobre férias vencidas e os proporcionais de férias e 13º salário.

Demissão sem justa causa

Nessa modalidade basta a vontade da empresa de não contar mais com o serviço do funcionário. Assim, serão devidas as seguintes obrigações:

• Aviso prévio ou aviso prévio especial, caso o empregado tenha mais de um ano na empresa;
• 13º salário proporcional;
• Férias vencidas e proporcionais, 1/3 sobre as férias vencidas e as proporcionais;
• Comissões, DSR, horas extras, prêmios, gratificações;
• Adicional noturno, saldo de salário;
• Indenização de 40% dos depósitos do FGTS;
• Rescisão na forma do código 01;
• Fornecimento das guias de seguro-desemprego e indenizações que existam em convenções coletivas de trabalho.

Sendo assim, com ou sem justa causa, é preciso que o funcionário realize o exame demissional e se fazer as anotações sobre o desligamento na carteira de trabalho, além do trabalho burocrático feito por um contador.

O processo de admissão e demissão de um funcionário é algo trabalhoso, por isso, o melhor é sempre fazer uma boa seleção para que não seja necessário ficar sempre emperrado com esses processos.

‍Pedido de demissão

O pedido de demissão é aquele que acontece quando o colaborador já não deseja mais fazer parte do quadro de funcionários. Dessa forma, ele pode pedir para a saída acontecer imediatamente, ou pedir para fazer o aviso prévio de no máximo um mês.

Quando ele não quer fazer os 30 dias de aviso prévio, ele será proporcional assim como o valor que a empresa precisa pagar.

Demissão consensual

A demissão consensual é a demissão em comum acordo, entre empregador e colaborador. Nessa modalidade, o empregador permite o “saque de rescisão por acordo”. Essa modalidade não muda muita coisa para o empregador, mas permite que o colaborador possa sacar o FGTS.

Estão inclusas nessa modalidade: metade do aviso prévio (se indenizado) e indenização de 20% sobre o saldo, assim como as demais verbas trabalhistas, como férias vencidas e 13º salário.

Quem faz o processo de admissão?

Tanto o processo de admissão quanto o de demissão são serviços realizados pelo setor de Recursos Humanos da empresa, responsável por legalizar a entrada e saída do colaborador, garantindo que todas as normas exigidas pela CLT sejam devidamente realizadas.

O que é uma data de demissão?

Essa data se refere ao momento em que houve o desligamento do colaborador na empresa. Ela ficará registrada no histórico de afastamento do funcionário, assim como a causa para o desligamento, que deve constar obrigatoriamente nesse documento.

O que não pode faltar no acerto de um colaborador?

Para colaboradores com um contrato com menos de um ano:

• Termo de Rescisão de Contrato;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
• Aviso Prévio;
• CD – Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro Desemprego;
• Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); e
• Atestado Médico Demissional.

Para colaboradores com um ou mais anos de contrato:

• Termo de Rescisão de Contrato;
• Cheque administrativo nominal ao ex-funcionário, dinheiro ou depósito – no valor das verbas rescisórias;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
• Comprovante de Aviso Prévio;
• CD – Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro Desemprego;
• Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
• Atestado Médico Demissional;
• 6 últimas guias do FGTS – GFIP;
• GRFP paga;
• GRs das contribuições sindical, assistencial e confederativa do empregado – referentes ao exercício, se houver; e
• Carta de Preposto, se houver.

Em quanto tempo a rescisão precisa ser paga?

De acordo com o art. 477 da CLT, a rescisão precisa ser paga para o colaborador em até 10 dias após o final do contrato de trabalho. O não cumprimento desse prazo pode causar problemas trabalhistas futuros para a própria empresa. O ideal é que a empresa possua alguém preparado e responsável por esses tipos de burocracias.

Como um sistema de admissão digital ajuda o RH?

Um sistema digital de admissão que otimize os processos do RH é uma opção muito buscada pelas empresas. Isso se deve ao fato desses sistemas reduzirem o tempo de contratação, centralizando as documentações e realizando a assinatura digital dos documentos.

Assim, processos admissionais e de rescisão que duravam dias, podem ser feitos em poucas horas. Sem dores de cabeça, com toda a segurança e praticidade que a empresa e o colaborador precisam.