Quando se fala em otimização de processos para redução de custos, uma das primeiras alternativas que os gestores têm é diminuir o quadro de funcionários e, consequentemente, o gasto com a folha de pagamento. Entretanto, é possível encontrar meios de diminui-los por meio de alternativas mais simples e sem grandes impactos.

No artigo de hoje falaremos sobre a otimização de processos e quais benefícios ela pode oferecer para se alcançar a redução de custos. Então, quer saber mais sobre o assunto? Continue conosco e confira agora mesmo!

 

A redução de desperdícios

 

Uma das grandes vantagens otimização de processos para redução de custos é a redução dos desperdícios.

Ao mapear as atividades de trabalho para aprimorá-las, o gestor e sua equipe buscam identificar as falhas e eliminá-las. Com isso, todos os recursos (ferramentas, materiais, tempo, mão de obra, entre outros) são mais bem aproveitados, diminuindo os desperdícios.

 

Maior eficiência dos processos

 

Ao executar uma atividade utilizando a menor quantidade de recursos possível e obtendo resultados satisfatórios, pode-se dizer que a eficiência foi alcançada. Ou seja, além de eliminar os desperdícios, a qualidade dos produtos e serviços não é afetada.

Nesse caso, a otimização de processos para redução de custos vem por meio da diminuição do gasto com a utilização dos recursos.

 

Melhor aproveitamento da produtividade

 

A otimização de processos para redução de custos também inclui a mudança no layout das áreas de trabalho, fazendo com que atividades sequenciadas estejam bem próximas, bem como os materiais necessários para a execução das tarefas.

Dessa forma, é possível produzir muito mais com a mesma quantidade de pessoas, o que eleva os índices de produtividade da empresa.

 

Redução de erros e necessidade de retrabalho

 

Outra questão relacionada à otimização dos processos é a identificação de todas as falhas em determinada atividade que prejudicam os seus resultados, para reconhecer quais são as causas raiz e apontar as soluções que podem ser adotadas como correção.

Além disso, esse mapeamento padroniza as tarefas, o que também ajuda a reduzir o índice de erros. Assim, quando há precisão na realização das atividades, a necessidade de retrabalho é mínima — ou mesmo nula.

 

Mais controle sobre as informações

 

A otimização de processos para redução de custos também melhora o fluxo das informações ao mesmo tempo em que aumenta o controle sobre elas.

Nesse sentido, é possível aprimorar a comunicação, além de saber de onde cada informação sai, quem a recebe e, sobretudo, quais dados são necessários para que cada colaborador possa realizar suas atividades da melhor forma possível.

 

Identificação e solução de gargalos

 

Como dissemos, a otimização de processos passa por uma fase de mapeamento, que consiste no estudo dos métodos de trabalho utilizados. A partir daí, busca-se por falhas, desperdícios e outros problemas que podem gerar ineficiência e prejudicar os resultados.

Por meio desse procedimento, torna-se possível identificar todos os gargalos que, de alguma forma, afetam a produtividade e impedem que os resultados alcançados sejam tão satisfatórios quanto poderiam ser.

Com essas informações em mão, o gestor e as equipes conseguem levantar quais são as possíveis causas dessas deficiências e elaborar ações mais acertadas — que podem minimizar o ponto fraco.

Dessa forma, em vez de atuar “apagando incêndios”, procurando soluções para o sintoma, as medidas adotadas permitem cortar o problema pela raiz e evitar que determinadas situações voltem a ocorrer, influenciando diretamente na redução dos custos.

 

Melhoria na distribuição de responsabilidades

 

Outro aspecto que vale a pena destacar é a distribuição de responsabilidades, que, com a otimização dos processos, passa a ser definida com maior precisão e define com clareza onde se inicia e onde finaliza o dever de cada colaborador.

A maior vantagem dessa medida é que se torna claro para todos dentro da organização quem são os responsáveis por cada tarefa, melhorando a comunicação e até mesmo a cobrança por resultados.

E isso ainda ajuda a eliminar os atrasos que ocorrem em decorrência da espera pela liberação de determinada atividade, quando não se sabe ao certo quem deveria fazê-la ou qual é o seu grau de prioridade, por exemplo.

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Eliminação de etapas desnecessárias

 

Com o mapeamento dos processos, também fica mais fácil identificar quais etapas são desnecessárias. Isso porque, quando se fala em atividade dispensável, diz-se no sentido de que ela não agrega valor para o resultado final.

Em outras palavras, se trata de todas as tarefas que não trazem melhoria significativa para o resultado e que, se forem excluídas do procedimento, não trarão queda de qualidade para os produtos e serviços oferecidos para o cliente. Isso inclui fases repetitivas e a necessidade excessiva de aprovações para o andamento do processo, por exemplo.

Com essas mudanças, portanto, consegue-se alcançar a diminuição do tempo necessário para concluir a atividade, bem como ganhos em produtividade e redução de desperdícios — fatores que, como dito anteriormente, contribuem diretamente para a redução de custos.

 

Redução da burocracia

 

Sabemos que processos engessados causam demora no andamento das atividades e, consequentemente, atrasam a sua finalização. Por outro lado, a otimização dos processos ajuda a reduzir a burocracia envolvida sem que haja problemas com a hierarquia, a tomada de decisão e a qualidade dos processos.

De maneira geral, pode-se alcançar essa redução por meio de:

 

  • aumento da delegação de tarefas, em que o gestor passa fazer uma distribuição maior de tarefas nos níveis tático (para colaboradores confiáveis) e passa a ter mais tempo para focar na estratégia empresarial;
  • redução na necessidade de documentos e aprovações;
  • simplificação dos processos por meio da eliminação das etapas desnecessárias.

Otimização de processos e redução de custos por meio do investimento em tecnologia

 

Quando o objetivo é reduzir os custos, uma das medidas que são tomadas é o corte nos investimentos. Porém, por mais contraditório que pareça, com um investimento em um sistema de gestão também é possível alcançar essa diminuição dos gastos.

Isso se dá por meio de vantagens como a automação das atividades, a agilidade na execução das tarefas, o aumento da produtividade, a redução dos riscos, o aumento da confiabilidade e a segurança das informações.

Sem dúvida, uma excelente relação custo-benefício, que começa a compensar o aporte realizado já em curto prazo e, no que diz respeito à otimização de processos, tem uma relação direta. Especialmente visto que, para implantar um sistema, um dos primeiros passos é padronizar as rotinas de trabalho.

Enfim, como vimos, além de auxiliar na redução de custos a otimização de processos garante ainda outros benefícios para a organização, promovendo diversas melhorias no método de trabalho. Assim, consegue-se alcançar resultados aprimorados como um todo.

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