A definição e execução correta de estratégias demanda uma visão sistêmica sobre o negócio e o mercado, o que nem sempre é fácil de obter. Para ajudar nessa tarefa, é importante compreender o que é 5W2H e como aplicá-lo.

Essa ferramenta funciona como uma checklist, pontuando tudo o que precisa ser feito na execução de um plano, um projeto ou um processo diário. Por sua simplicidade, ganhou destaque na gestão empresarial e, na atualidade, é amplamente aplicado.

Elaboramos este post para você descobrir o que é 5W2H, sua importância e como aplicá-lo na empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

 

O que é 5W2H?

 

O nome é um acrônimo de 7 palavras em inglês, que devem ser usadas para eliminar possíveis dúvidas e garantir a execução de uma tarefa com eficácia. São 5 perguntas que começam com a letra W e 2 com a letra H:

  • what (o quê?);
  • why (por quê?);
  • where (onde?);
  • who (por quem?);
  • when (quando?);
  • how (como?); e
  • how much (quanto?).

Não se sabe ao certo quem criou a ferramenta, contudo, é certo que surgiu com a busca pela qualidade total nas empresas. Logo, também contribui para que erros sejam mitigados, tornando o negócio mais próspero e competitivo.

 

Como aplicar o 5W2H?

 

Já compreendido o conceito de 5W2H e sua importância para as organizações, é preciso entender o passo a passo para sua aplicação. Para tanto, abordaremos as perguntas de forma individual, explicando-as com maior clareza.

 

What: o que deve ser feito?

 

Em 1º lugar, é preciso ter clareza sobre o que deve ser feito. Sem um entendimento claro do escopo do projeto ou do plano a ser executado, muito dificilmente a execução será bem-sucedido.

 

Why: por que deverá ser feito?

 

A razão da execução também deverá ser discutida, munindo o projeto, o processo ou a estratégia de um propósito claro. Quando há uma razão por trás do que é feito, todos trabalham com maior comprometimento, empenho e motivação.

 

Where: onde será feito?

 

O plano será executado dentro ou fora da empresa? Caso seja fora, quais autorizações especiais serão necessárias? Essa pergunta contribui para que se tenha uma visão sistêmica, eliminando possíveis falhas na execução.

 

Who: por quem será feito?

 

Todo plano/projeto deve ter uma pessoa no comando. Assim, é possível obter maior alinhamento e sinergia. Então quem será o líder responsável pela execução?

 

When: quando será feito?

 

Refere-se ao tempo, isto é, à data para execução. Todo plano/projeto deve ter uma data precisa para início, meio e fim. Para tanto, é importante criar cronogramas, metas e engajar a todos na busca pelos resultados.

 

How: como será feito?

 

É preciso deixar claro a forma como os recursos (financeiros, humanos e materiais) serão alocados para que bons resultados sejam alcançados.

 

How much: quanto vai custar?

 

Para que o plano ou projeto não seja paralisado no decorrer da execução, especialmente pela falta de recursos financeiros, é preciso ter clareza sobre o quanto vai custar. Defina orçamentos precisos, com valores reais e atualizados.

 

Qual é a importância do 5W2H?

 

Hoje, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de errar. Falhas custam dinheiro, mancham a reputação da empresa e fazem com que os clientes migrem para a concorrência.

Ao aplicar a ferramenta 5W2H com eficácia, é possível ter uma visão muito mais holística da empresa e do mercado em geral. Desse modo, é possível evitar erros que prejudiquem o negócio e não gerem nenhuma inovação. Além de tudo, é possível manter todo o time alinhado, engajado e comprometido.

Veja, agora você entende o que é 5W2H. Aproveite para continuar aprendendo, leia nosso artigo “8 habilidades que todo líder deve ter para encarar a crise”!

 

 

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