Todo processo precisa ter as fases início, meio e fim bem definidas, caso contrário está incompleto. Pode parecer um clichê, mas na gestão de RH, por exemplo, temos essa sequência no processo de seleção — é preciso fazer o recrutamento, triar os profissionais mais qualificados e contratar o ideal. Agora, você sabe como fazer uma boa gestão de processos?

Há uma série de etapas, como identificar os gargalos, criar um organograma e alinhar o time. A seguir, explicamos a importância da gestão de processos e algumas dicas para otimizá-la. Vamos lá?

Afinal, qual é a importância da gestão de processos?

Há uma série de processos que permitem o funcionamento da empresa, como o pagamento de salários e distribuição dos holerites. Quando pouco planejadas, essas simples práticas demoram mais do que o necessário, podem gerar custos adicionais e afetam a competitividade no ambiente de trabalho.

Exatamente por isso é imprescindível realizar uma boa gestão de processos. O gestor deve ter uma ideia clara do início, meio e fim da tarefa, assim como monitorar as etapas com foco na excelência do resultado final.

Outra vantagem da gestão está no maior alinhamento do time. Todos os talentos podem entender o que fazer, como fazer e quando. Isso pode estimular o espírito de equipe, diminuir o número de erros e de acidentes, tornando o negócio mais produtivo.

Como otimizar os processos da empresa?

1. Desenhe os principais processos

Ferramentas visuais sempre foram de grande ajuda aos gestores e operários, afinal, oferecem uma ideia muito mais clara do que deve ser feito. No caso da gestão de processos, é interessante contar com o fluxograma.

O fluxograma indica o passo a passo do que deve ser feito com a ajuda de elementos geométricos, permitindo que mesmo os colaboradores mais desatentos entendam com facilidade a direção a ser seguida.

2. Identifique os gargalos existentes

Gargalo é todo obstáculo que impede o alcance de ótimos resultados. No controle de ponto, por exemplo, a falta de uma tecnologia apropriada é um enorme empecilho, portanto, um gargalo a ser superado.

Monitore os principais processos da empresa na busca por impedimentos que devem ser eliminados. Os mais comuns são: mão de obra desqualificada, métodos e máquinas antigas, e matéria-prima imprópria.

3. Selecione os processos-chave

Mesmo as menores empresas podem contar com uma quantidade enorme de processos. Analisá-los na busca por gargalos e criar fluxogramas pode dar um grande trabalho. Por essa razão, se deve focar os processos-chave.

Selecione apenas 20% dos processos mais importantes da empresa ou do departamento. Eles provavelmente são responsáveis por 80% dos resultados alcançados (princípio 20/80). Assim, poderá ter foco na atuação.

O que fazer depois de tudo isso?

Depois de aplicar todas as dicas, certamente terá processos funcionais e eficazes para o alcance de ótimos resultados. Mas ainda falta o mais importante: alinhar a equipe de trabalho.

É crucial se reunir com os profissionais e mostrar a nova configuração dos processos, indicando seu início, meio e fim por meio do fluxograma. Assim, todos poderão falar a mesma língua e atuar com alinhamento.

Como pode observar, a adequada gestão de processos é realmente importante para o sucesso da empresa. Ela contribui para mitigar o número de erros, aumentar a eficiência diária e o alinhamento do talentos. Então, não deixe de identificar gargalos, criar fluxogramas e analisar os processos-chave.

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