Para que uma empresa se mantenha competitiva e em contínuo crescimento, é indispensável um controle eficiente das suas finanças. E entre as prioridades, a folha de pagamento é um dos primeiros itens a entrar na lista.

Manter os pagamentos dos funcionários em dia é mais do que uma obrigação, é um fator decisivo para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, colaboradores desmotivados não mantêm a produtividade deseja e, consequentemente, levam a resultados insatisfatórios.

O gerenciamento organizado e eficiente da folha de pagamento da empresa permite que as informações sejam facilmente acessadas em caso de eventuais problemas e, além disso, oferece ao gestor um panorama real sobre as despesas com pessoal. Mas para muitos empreendedores, manter a folha de pagamento organizada é um verdadeiro desafio e, em muitos casos, o descontrole e desconhecimento dos gastos com recursos humanos pode ser fator impeditivo para novos investimentos — e, na pior das hipóteses, inviabilizar o negócio.

Pensando nisso, elaboramos algumas dicas de como administrar a folha de pagamento. Fique de olho!

 

1. Programe os pagamentos

 

Não caia no esquecimento. Ao programar os pagamentos é possível preestabelecer uma data, valor e conta correspondente para que o depósito de cada colaborador seja feito todo mês.

Além de automatizar o pagamento dos salários, é possível acompanhar todas as movimentações pela internet, o que permite gerenciar todos os gastos com pessoal e evitar imprevistos que possam ocasionar atrasos com os funcionários.

 

2. Mantenha os dados dos colaboradores atualizados

 

Funcionários podem alterar o estado civil, passarem a ter dependentes, mudarem de cargo, ou a própria legislação trabalhista pode ser alterada. Por isso é imprescindível manter atualizados os dados de todos.

Com as regras das novas obrigações acessórias, como no caso do eSocial, os órgãos fiscalizadores passaram a exigir um maior detalhamento sobre todas as informações trabalhistas e, no caso de não estarem de acordo, as empresas podem ser impedidas de enviar as obrigações no prazo — o que resulta em multas e outras autuações.

 

3. Fique atento aos benefícios adicionais

 

Alguns benefícios como FGTS, INSS e 13º salário são obrigatórios e devem ser pagos ao empregado. Já outros benefícios, como adicional noturno, hora extra, adicional de insalubridade ou periculosidade devem ser acrescidos na folha de pagamento e, por isso, todas as informações referentes devem ser muito bem administradas pelo gestor para não errar — nem para mais e, tampouco, para menos.

 

4. Defina uma estrutura padronizada de cargos e salários

 

Manter os funcionários motivados é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Mas para alcançar tal objetivo, é fundamental ter uma política de remuneração eficiente e justa.

Ao definir uma estrutura de cargos e salários, os colaboradores poderão entender como funciona a distribuição das remunerações, bem como as gratificações e os benefícios. Além disso, o funcionário passa a identificar as oportunidades de crescimento dentro da empresa e como alcançar tal objetivo.

Sabendo qual o cargo de cada funcionário e sua respectiva remuneração, é possível saber exatamente a quantidade de trabalhadores em cada área ou cargo, o que facilita o cálculo da folha de pagamento. Além disso, o gestor pode potencializar setores que estão defasados ou promover colaboradores para outras funções.

 

5. Pague seus funcionários em dia

 

Ao apresentarem problemas de caixa e insuficiência de recursos para quitar algumas obrigações, muitas empresas acabam sacrificando o pagamento dos salários e os devidos encargos, como o FGTS, já que são dívidas não onerosas e, por consequência, não geram juros por atraso.

O correto gerenciamento da folha de pagamento permite que os valores correspondentes aos salários mensais sejam pagos aos funcionários em dia, evitando desmotivação e, por consequência, redução da produtividade e baixo desempenho organizacional.

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