Fechamento de ponto a distância: Ponto Manual x Ponto Digital

O fechamento de ponto  é uma das atividades obrigatórias de qualquer setor de RH. Para realizá-lo, é preciso fazer a contabilização das horas que constam no ponto online ou manual. E fazer o fechamento de ponto à distância, se tornou um grande desafio para inúmeras empresas que não tinham a estrutura e tecnologia necessária.

Em tempos de home office, essa tarefa deve ser realizada a distância – assim como diversas outras rotinas da empresa. Nesse momento, utilizar o ponto manual, seja ele em livro ponto ou relógio biométrico, pode ser um problema. Por conta dos colaboradores não estarem presencialmente na empresa.

Para te auxiliar, elaboramos algumas dicas de como organizar o seu RH remotamente. Acompanhe!

O uso da marcação de ponto é obrigatória?

De acordo com o Art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar o registro dos horários de entrada e saída dos empregados.

Isso inclui tanto os horários de início e fim de expediente como as marcações de intervalos. Ou seja, funcionários que trabalham 8 horas por dia, por exemplo, devem marcar pelo menos 4 pontos por dia: entrada, saída para almoço, retorno do almoço e fim da jornada diária.

O que é Cartão de Ponto?

O cartão de ponto nada mais é do que uma ferramenta de registro utilizada pelas empresas que operam dentro das leis da CLT. Ele é um cartão, normalmente de papel, designado para cada colaborador, que ao ingressar e sair do trabalho, precisa registrar o seu ponto presencialmente na empresa na máquina de ponto. 

A marcação de ponto no caso do cartão ponto, é sempre manual. Esse tipo de sistema não tem como garantir que quem está registrando o ponto é realmente o colaborador, pois outros funcionários podem fazer esse registro de forma manual pelo colega.

Como funciona o fechamento de Ponto Manual?

Mesmo que você utilize relógio de ponto, é possível que tenha que fazer o espelho de ponto manualmente para o fechamento das horas mensais trabalhadas por cada colaborador.

Nesse processo, é necessário verificar as marcações de ponto de todos os funcionários individualmente. Para isso, você pode utilizar uma planilha no Excel ou, até mesmo, um caderno.

O grande problema dessa modalidade de ponto, além do tempo necessário para fazer a atividade, é que o processo permite diversas falhas, como:

  • Falha no cálculo de horas trabalhadas;
  • Falha no cálculo de horas extras;
  • Excesso de horas extras por parte dos colaboradores;
  • Registros de ponto com erro (dias ou horas); 
  • Ausência de atestados para justificar o absenteísmo (o RH ou setor responsável precisa verificar com cada colaborador a questão de atestados);
  • Falta de controle de jornada de trabalho.

Todas essas questões podem gerar muita confusão para o RH e, até mesmo, multas e processos por causas trabalhistas.

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E o Ponto Online? Como funciona?

O ponto online ou ponto digital funciona de forma descentralizada. Isso porque ele permite que colaboradores registrem a entrada e saída da empresa a partir de um aparelho previamente determinado pela empresa, ou por dispositivos móveis (celular, tablet, notebook).

E todas as informações de jornada de trabalho dos colaboradores ficam todas salvas e registradas em apenas uma plataforma, que gestores e RH possuem acesso de administrador. 

A partir de plataformas de ponto online, como é o caso da Pontomais, é possível automatizar e otimizar algumas atividades burocráticas do setor de DP e RH. 

A automação de processos facilita bastante o dia a dia de uma empresa. O uso do ponto online é apenas uma dessas vantagens. Saiba mais sobre as vantagens:

  • Registro de ponto com geolocalização: para quem trabalha em home office ou possui colaboradores que trabalham fora do escritório, essa é uma ótima opção. Com a geolocalização, é possível saber exatamente onde o seu funcionário estava na hora de bater o ponto – o que garante que suas atividades estão sendo cumpridas como o combinado. 

Além do registro de ponto simples, a Pontomais ainda possui a opção de QR Code e Reconhecimento Facial como formas de fazer o registro de ponto.

  • Auditoria em tempo real: com o sistema de gestão de jornada online, gestores e setor de RH conseguem acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores na hora em que acontecem. Ou seja: se alguém tiver um atraso muito grande ou precisar faltar por que está doente, é possível reorganizar os times mesmo a distância;

Além de terem a possibilidade de extrair documentos para auditorias a qualquer momento (AFD, AFDT, entre outros). 

  • Relatórios de horas: no final do mês, ao invés de somar as horas trabalhadas, horas extra e banco de horas de cada colaborador, o sistema oferece um documento detalhado para você. Assim, basta exportar esses dados para o seu sistema de folha de pagamento e automatizar todo o processo;
  • Gestores e RH conectados: com o ponto online, o gestor da equipe trabalha em paralelo ao setor de RH para realizar a gestão de jornada. Além de facilitar as tarefas para os dois lados, essa prática também cria uma proximidade entre os diversos setores da empresa e o RH.

Como fazer o fechamento de ponto a distância?

Se a empresa opta por um controle de ponto digital, o fechamento do espelho de ponto se torna muito mais fácil. Isso porque em plataformas como a Pontomais, as informações de jornada de trabalho ficam salvas todas em apenas um local.

Então, o fechamento do espelho de ponto é feito em poucos cliques, porque o sistema já informa ao responsável as informações faltantes na jornada de cada colaborador e as jornadas que estão corretas. 

 

Continua com dúvidas? Veja o passo a passo de como fazer esse fechamento pela Pontomais!

Quais as vantagens de automatizar processos do seu RH?

O setor de Recursos Humanos é um dos pontos mais estratégicos de qualquer empresa, e ao optar por automatizar serviços dessa área, você ganha tempo para o RH. Isso acontece porque, com a automação, é possível diminuir os processos burocráticos e focar no desenvolvimento da companhia e dos colaboradores.

Além disso, alguns outros pontos vantajosos são:

  • Otimização da tomada de decisões diárias através de relatórios completos e assertivos;
  • Elaboração de equipes de Recursos Humanos mais enxutas e com profissionais que consigam focar em estratégia;
  • Diminuição ou, até mesmo, eliminação de erros operacionais advindos da realização de atividades manuais ou de planilhas que não funcionam como deveriam;
  • O RH deixa de ser somente um setor operacional para lidar diretamente com as pessoas e os problemas da empresa;
  • Aumento da produtividade do setor de RH de modo geral.

Gostou das nossas dicas? Opte pelo cartão de ponto online e comece a automatizar os processos do seu RH ainda hoje.

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Silvana Fernandes
Gerente de RH na Pontomais