Confira 4 erros mais comuns na folha de pagamento e como evitá-los

Erros na folha de pagamento!

Gerir com eficiência a folha de pagamento é um dos pilares para o bom funcionamento da empresa, especialmente para a saúde financeira dos negócios.

Erros cometidos durante a elaboração da folha podem ocasionar problemas aos colaboradores e muitas dores de cabeça aos empregadores. Isso significa que a elaboração da folha de pagamento exige atenção redobrada e expertise.

Para ajudá-lo a não cair nas armadilhas de falhas nesse processo, levantamos os 4 erros na folha de pagamento mais comuns. Vamos lá?!

 

1. Cálculo errado

 

Não é incomum que funcionários responsáveis pela elaboração da folha de pagamento digitem uma informação incorreta na planilha e comprometam todo o processamento da folha.

Qualquer registro errado no sistema ou planilha de controle pode comprometer seriamente o fechamento da folha de pagamento. Sem contar com futuros problemas com passivos trabalhistas por conta de dados incorretos no processo de registro e, consequentemente, no valor da remuneração.

É fundamental que, ao gerar a folha de pagamento, cada informação seja cuidadosamente verificada e conferida. Como são muitos percentuais que incidem sobre a remuneração dos funcionários, muitos erros acabam sendo cometidos, como a inserção de informações incorretas referentes a horas extras, adicionais e benefícios, INSS e faltas, levando ao cálculo errado.

Por isso, o empreendedor deve ficar atento a todos os detalhes no momento do cálculo da folha, para que nenhum número saia errado e comprometa a remuneração do trabalhador.

 

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2. Problemas com fórmulas automáticas e backups

 

Assim como processos manuais estão suscetíveis a erros e falhas, não é incomum que sistemas e programas também apresentem uma pane e coloquem todos os dados e informações em risco.

Uma fórmula errada pode gerar uma folha de pagamento com remunerações totalmente incorretas, prejudicando o funcionário e acarretando sérios prejuízos financeiros à empresa.

Por isso, é fundamental redobrar os cuidados em relação a fórmulas automáticas. É preciso ficar atento ao processo de cálculo e elaboração, já que, geralmente, todo ele é feito automaticamente assim que os dados são lançados.

Além disso, é fundamental que seja mantido um backup constante de todas as informações geradas para a elaboração da folha de pagamento, já que qualquer problema no servidor da empresa pode comprometer os dados (ou, até mesmo, fazer tudo desaparecer!).

 

3. Utilização de planilhas ou registros manuais

 

Por incrível que pareça, ainda é comum a utilização de planilhas ou registros manuais. Esse tipo de controle é uma das principais causas de erros na folha de pagamento, pois não conta com a integração das informações e tampouco com a checagem das fórmulas aplicadas.

Se a planilha tiver algum problema ou se os vários sistemas utilizados apresentarem algum defeito, todos os registros podem ser perdidos. Além disso, processos manuais inviabilizam a atualização de mudanças fiscais e da legislação trabalhista. Isso pode gerar problemas, como causas trabalhistas e pagamento de multas.

Por isso, a recomendação é sempre adotar um software de gestão que, além de realizar toda a gestão de informações e dados para o correto cálculo da folha de pagamento, possa automatizar todo o processo e manter em segurança os registros.

 

4. Pagamento incorreto de benefícios

 

Se existe um erro na folha de pagamento que pode gerar muita dor de cabeça para o empregador é o pagamento incorreto dos benefícios que são considerados de direito para o trabalhador.

No entanto, a empresa precisa ficar atenta, já que cada caso é um caso. Por exemplo, um funcionário que retornou de férias já recebeu o salário do mês, portanto, só vai ser remunerado com o proporcional aos dias trabalhados.

O mesmo vale para quem realizou horas extras, bem como para funcionários que tem direito ao percentual de insalubridade ou periculosidade ou a descontos obrigatórios de FGTS e INSS.

Os dados da folha de pagamento devem estar sempre atualizados. Uma solução é a adoção de um software de marcação de ponto e tratamento dos dados em nuvem, eliminando de vez erros na folha de pagamento e eventuais discrepâncias na remuneração.

Agora que você já está por dentro dos principais erros que devem ser evitados ao elaborar a folha de pagamento, complemente sua leitura com “Afinal, o registro de ponto é obrigatório?”.

 

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