Praticamente tudo que se fazia antes de forma manual ou presencial, é possível fazer hoje pela internet. Até o monitoramento da jornada dos funcionários pode ser realizado por controle de ponto online. Esse sistema é uma estratégia eficiente para manter a entrada e a saída dos funcionários em ordem.

Fazer essa tarefa, que antes era cansativa e passível de muitas horas de análise e eventuais erros, é muito mais seguro e rápido com o auxílio da tecnologia. E como isso pode ser feito com ferramentas virtuais?

Leia o post e confira como o controle de ponto online pode facilitar a gestão de pessoas e evitar processos desgastantes de registro. Vamos lá!

 

Como o controle de ponto online evita erros?

 

O controle de ponto online evita os erros mais comuns que podem ocorrer quando essa tarefa é feita de forma manual pela equipe do departamento de recursos humanos (RH). Afinal, mesmo quando o controle é feito com auxílio de planilhas do Excel, os erros podem persistir.

Isso porque usar planilhas não evita os deslizes de quem insere os dados. Além disso, vale mencionar que eles podem ser afetados, ainda, por problemas no computador. Por outro lado, um software para o controle de ponto guarda as modificações automaticamente e dispõe de alta tecnologia e muitos protocolos de segurança.

 

Quais são as diferenças entre os pontos manual e eletrônico?

 

Existem muitas diferenças entre os controles de ponto manual e online. Na opção manual, por exemplo, há basicamente duas maneiras de fazer a marcação:

  • ponto cartográfico;
  • livro de ponto.

 

Em ambos os casos, é necessário que um profissional do RH confira posteriormente os registros anotados e verifique o controle de ponto de cada trabalhador. Isso porque é preciso examinar horas extras, abonos, faltas justificadas ou não, adicionais, férias e demais detalhes.

Quando se usa o controle de ponto eletrônico, por outro lado, nada disso é necessário. O próprio sistema produz um relatório automático que tem todos os dados já organizados. Caso seja necessário, o setor de RH só precisa fazer ajustes pontuais (como a inclusão de atestados médicos, por exemplo).

E ainda há outros pontos positivos: quando está hospedado na nuvem, o controle de ponto pode ser acessado pelos gestores a qualquer hora e de qualquer lugar para a emissão de relatórios. Quando a empresa tem muitos funcionários, esse tipo de controle é ainda mais útil.

 

Qual é a recomendação do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)?

 

Outra boa razão para utilizar o controle de ponto eletrônico é que o próprio MTE o recomenda para todas as pequenas e médias empresas com mais de 10 funcionários, independentemente da atividade que exerçam. As portarias MTE 1510/2009 e 373/2011 têm mais detalhes sobre o tema.

Fazer esse controle da maneira recomendada é a melhor forma de evitar autuações e multas por irregularidades. Com ele, então, a empresa fica em dia com a Justiça e evita possíveis dificuldades legais.

 

Quais são as vantagens do controle de ponto online?

 

São muitas as facilidades que o controle de ponto online agrega às rotinas da gestão. Esse sistema modifica o processo de registro e o torna mais prático, eficiente e seguro para ambas as partes. Implantar essa tecnologia pode ajudar a aumentar a qualidade das informações obtidas e simplificar sua análise. Além disso, toda a operação se torna mais alinhada, já que as consultas podem ser feitas mais facilmente.

Esses fatores devem ser considerados ao escolher qual metodologia vai ser utilizada para fazer os registros. As vantagens oferecidas pelo ponto online deixam claro que ele é a melhor opção para fazer o controle desse aspecto nas empresas.

E quais são os benefícios de adotar esse sistema? Apresentamos, a seguir, as principais melhorias que o empreendimento ganha ao optar por essa tecnologia!

 

Otimiza a rotina do gestor

 

Não é necessário perder tempo com a correção mensal de cada registro de ponto, solicitar aprovações e imprimir documentos individuais. Além disso, é possível fazer marcações por meio de aparelhos móveis para mostrar a data e o local em que o funcionário fez o registro.

Dessa maneira, podem-se acompanhar equipes externas, domésticas e de terceiros. Há praticidade para o empregador e o empregado, que pode fazer solicitações e justificar ausências. Os trabalhadores ainda recebem mensagens caso se esqueçam de registrar o ponto ou se sua jornada não estiver completa.

 

Permite avaliar indicadores de desempenho

 

Para fazer as marcações, o profissional gasta cerca de 10 segundos, por meio de QR Code e auditoria fotográfica, e ainda recebe o respectivo comprovante. Assim, o gestor pode fazer a avaliação de desempenho dos funcionários por meio de indicadores precisos, com controle de faltas, horas extras e outros aspectos em tempo real.

 

Garante a veracidade das informações

 

É essencial que os dados registrados no ponto sejam verídicos, tanto para o empregado quanto para o empregador. Para os funcionários, ajuda a salvaguardar seus direitos trabalhistas e evitar que a empresa abuse da jornada. Já para a organização, permite acompanhar o colaborador e prestar contas sobre o cumprimento da legislação específica.

Quando a organização adota o controle de ponto online, não é permitido fazer alterações manuais nos registros. Dessa forma, todos ganham: afinal, sabem que podem confiar no que está discriminado nos relatórios emitidos pelo sistema.

 

Melhora o custo-benefício

 

O ponto online oferece excelente custo-benefício. Sua implantação é simples e não há a necessidade de mobilização de muito espaço físico. Outra opção é escolher a instalação virtual. Com ela, não são necessários computadores ou uma rede para comportar o sistema — afinal, ele pode ser instalado em um pequeno aparelho. Desse modo, não é necessário gastar com recursos financeiros e físicos para acomodar o ponto eletrônico.

 

Oferece mais facilidade nos procedimentos

 

Toda a rotina que envolve o processo de registro e análise dos registros é otimizada. Assim, o tempo gasto para verificar faltas, presenças, horas trabalhadas e demais resultados — que, antes, levava horas para ser conferido manualmente — pode ser utilizado para implantar medidas pertinentes às informações obtidas.

 

Evita processos trabalhistas

 

Os registros armazenados pelo ponto eletrônico são instrumentos excelentes caso seja necessário comprovar que a empresa está em legalidade quanto à jornada dos colaboradores. Como são mais confiáveis, eles podem ser utilizados como provas concretas da jornada dos funcionários e, assim, ajudar a evitar processos trabalhistas.

O controle de ponto online oferece muitos benefícios e vantagens para a gestão de pessoas. Além de aumentar a eficiência do monitoramento e da análise das informações dos registros, garante segurança para a empresa e para os trabalhadores. Por isso, investir nessa tecnologia é um passo crucial para a organização que deseja alinhar e melhorar a gestão de pessoas.

Quer instalar o ponto online em sua empresa e contar com todos os benefícios que um sistema como esse oferece? Entre em contato conosco para conhecer as soluções que temos para otimizar o controle de jornada do seu negócio!