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Como o sistema de ponto online alivia o trabalho do setor de rh?

Manter o horário de entrada e saída dos colaboradores sob controle é uma das tarefas básicas do departamento de RH, o que não significa que é fácil ou não dá trabalho. Na verdade, exige bastante tempo, atenção e dedicação. E foi exatamente por isso que o sistema de ponto online surgiu: para facilitar a vida de quem trabalha com isso.

O mecanismo pode ser classificado como uma das tendências em recursos humanos, uma vez que acompanham as mudanças na legislação, podem facilmente se adaptar às novidades do mercado e a necessidade de cada cliente. Quer saber como funciona e de que forma alivia a rotina? Continue a leitura!

Como funciona o sistema de ponto online?

O sistema de ponto online surgiu para substituir o uso de equipamentos caros e complexos, como o relógio eletrônico. Basicamente, colaboradores podem registrar o ponto diretamente no seu próprio smartphone. Ou, se a empresa preferir, pode deixar um tablet a disposição para que isso seja feito.

Esse sistema permite que a empresa acompanhe em tempo real se os profissionais estão cumprindo sua jornada de trabalho, inclusive aqueles que fazem serviços externos, como as equipes de representantes em vendas. Isso é possível pois essa ferramenta conta com um GPS.

Seu uso é totalmente seguro. Os dados ficam armazenados em uma nuvem, o que garante que as informações fiquem praticamente imunes a qualquer tipo de problema que possa levar à eliminação sem justificativa e inviabilize possíveis fraudes.

Quais os benefícios de fazer a gestão em tempo real?

A possibilidade de fazer a gestão da jornada de trabalho em tempo real traz um alívio para quem trabalha nesse departamento.

A regra é clara: desde 2009, a portaria 1510 do Ministério do Trabalho exige que empresas com mais de 10 colaboradores tenham um registro do horário de trabalho de cada um deles. Como se não bastasse, o Governo criou em 2014, por meio do Decreto nº 8.373, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial.

Ou seja, além do profissional ter que fazer os cálculos relacionados ao banco de horas, horas extras, descontos diversos e demais obrigações, ainda é preciso enviar tudo isso ao eSocial. E nada mais prático que um sistema informatizado e automatizado para fazer tudo isso, certo?

 

Quais as vantagens do sistema de ponto online?

Que tal dedicar um tópico inteiro a respeito das maiores vantagens em adotar um sistema de ponto online?

Mais segurança

O sistema de ponto online propõe mais segurança ao controle de jornada, pois não permite que os dados sejam adulterados.

Tanto a empresa quanto os colaboradores podem ficar tranquilos referente a idoneidade das informações relacionadas ao registro do ponto.

Praticidade na marcação e registro

O fato do sistema de ponto online ser utilizado por meio de um aplicativo no smartphone torna o dia a dia muito mais prático.

As filas ao redor da máquina acabam e os colaboradores mais espertinhos não matam o tempo de serviço alegando ter que chegar até o relógio. Aqui, a praticidade significa produtividade.

Redução das ações trabalhistas

O impedimento de fraudes e a segurança no armazenamento de dados, como citamos acima, tem como consequência a redução de ações trabalhistas.

O sistema de ponto online proporciona uma gestão transparente, em que os trabalhadores também podem verificar a jornada de trabalho. Dessa forma, qualquer problema pode ser resolvido imediatamente por ambas as partes. A prática diminui drasticamente as possibilidades de se resolver esse tipo de problema perante a justiça.

Custos menores e redução de gastos

O sistema de ponto online pode ser um serviço em que a empresa paga por colaborador cadastrado, o que resulta em uma redução de custos.

A redução das ações trabalhistas, apontadas acima, também propõe uma economia nos recursos: a empresa está praticamente livre de arcar com qualquer ação proveniente da jornada de trabalho. Mas claro que, para isso, tudo deve estar andando nos trilhos!

Pontomais 2019

Como fazer o pagamento de horas extras pelo eSocial?

Ainda restou dúvidas a respeito do eSocial? Não se preocupe! Uma das dúvidas mais frequentes a respeito do registro de ponto online é sobre o pagamento de horas extras no sistema. Por isso, separamos algumas dicas para você.

Primeiramente, você deve saber que o saldo do banco de horas deve ser transmitido ao governo na 3ª fase do envio da folha de pagamento, certo? Muito bem. Nesse processo, é necessário que as empresas enviem o saldo inicial, considerado como horas acumuladas, de cada colaborador e de acordo com as atribuições de envio.

O manual de orientação indica que o saldo deve ser enviado com as naturezas:

9950 – Horas extraordinárias – Banco de horas (Crédito);

9951 – Horas compensadas – Banco de horas (Débito).

Sendo assim, é preciso enviar as informações da seguinte maneira:

  • quantas horas um colaborador tem em saldo inicial;
  • quantas foram compensadas;
  • quantas foram creditadas no mês.

O segundo ponto que merece muita atenção está relacionado ao período de apuração. Antes, as horas realizadas do dia 01 ao dia 15 eram pagas no final do mês vigente, e as que fossem realizadas do dia 16 ao 30 ficavam para o mês seguinte.

O procedimento não pode ser mentido atualmente. Isso significa que as horas não trabalhadas entre os dias 16 e 30 devem ser pagas no mesmo mês em que foram contabilizadas. Mais um motivo para adotar o sistema online como facilitador, certo? E nem precisamos mencionar como manter os dados organizados e seguros é fundamental para que o envio aconteça corretamente!

celular com sistema de ponto

Continuando: após enviar o saldo inicial, é preciso continuar transmitindo as atualizações referente aos saldos de horas, créditos e compensações a cada mês. O eSocial interpreta o quanto restou do saldo, de acordo com a primeira informação enviada.

Um outro elemento fundamental para que essa parte flua corretamente, é que a empresa precisa ter um regime de banco de horas estabelecido. Como o pagamento depende do tipo de acordo, e o valor é pago ou descontado de acordo com o limite do período, a informação precisa estar bem definida.

Não há como negar que o sistema de ponto online é um grande facilitador das rotinas burocráticas do departamento de recursos humanos de uma empresa. É sempre válido ressaltar o seu caráter seguro e dentro da legislação, fundamental para que a empresa esteja sempre em dia com os seus compromissos. Afinal, de nada adianta processos modernos e uma atuação estratégica quando a parte legal é negligenciada.

Ainda não está convencido de que o futuro já começou? Então confira aqui por que o cartão ponto não vale mais a pena e dê uma chance para o controle de jornada online!

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