Você e sua equipe precisam aproveitar melhor o tempo? A sensação de não ter produzido tanto quanto deveria é constante ao final do dia?

Otimização de tarefas, redução de custos e ganho de produtividade são objetivos passíveis de serem alcançados por meio da tecnologia. Mas é preciso fazer mais: para pensar, criar e executar, precisamos de tempo.

Praticar uma gestão do tempo eficiente permitirá que você e sua equipe possam se dedicar às atividades mais relevantes e produtivas, assim, impactando seus resultados. Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão te ajudar a administrar o tempo e melhorar sua produtividade. Continue a leitura e confira!

 

1. Faça um planejamento

 

O ato de planejar não consiste somente em agendar reuniões, discutir metas e objetivos anuais, mas deve ser uma prática diária.

Comece por planejar sua rotina, limpando e organizando sua área de trabalho. Priorize suas tarefas por prazo de entrega, relevância e outros aspectos pertinentes. Assuma somente o que é seu, devolva tarefas que não lhe pertencem, delegue aquelas que outra pessoa pode fazer e se concentre no principal.

 

2. Gerencie as atividades

 

Depois de organizar as tarefas, o próximo passo é listar as atividades a fazer. Comece separando-as por dia e semana. Concentre-se em realizá-las por prioridade e marque aquelas já finalizadas. A sensação de dever cumprido lhe trará motivação para as seguintes.

Determine horários para verificação de novos e-mails, fazer contatos e retornar ligações. Por mais difícil que pareça, adotar essa prática lhe trará ganho de tempo. Urgências devem ser avaliadas e imprevistos devem ser resolvidos. Divulgue essas práticas para sua equipe.

3. Organize os e-mails

 

Para ganhar mais tempo, organize os e-mails em sua caixa de entrada em pastas específicas para as diferentes áreas da empresa, clientes e fornecedores.

Ao verificar seus e-mails, se o assunto pode ser resolvido em dois minutos, responda-o. Se demandar mais tempo e a resposta puder esperar, deixe-o para o momento de responder e-mails. Agindo assim, sua concentração será maior para responder de maneira específica por área e assunto. Mais tempo para você e sua equipe!

 

4. Diga não à procrastinação

 

Temos uma forte tendência a deixar para depois tarefas pouco agradáveis ou difíceis. Mas, ao priorizar atividades, é preciso seguir a ordem de execução, caso contrário o planejamento terá sido em vão.

Se a atividade é sua, ninguém mais irá executá-la. Comece no tempo determinado e não a deixe sem terminar. Deixar para depois somente reduzirá o prazo e aumentará a pressão, tornando ainda mais difícil sua execução.

 

5. Evite os “ladrões” de tempo

 

Alguns “ladrões” de tempo precisam ser combatidos: verificação excessiva de e-mails, mensagens instantâneas no computador ou celular, redes sociais, o cafezinho mais demorado, aquele vídeo engraçado que seu amigo enviou… Evite-os durante o trabalho, opte por transferi-los para o horário das pausas!

Vamos aproveitar para falar das pausas no trabalho. Elas são importantes, mas precisam ter horário definido e devem ser rápidas. Espairecer um pouco pode ajudar a retornar ao trabalho com maior concentração e energia. Gerencie suas pausas. Não as abandone, mas não deixe que elas sejam mais importantes que você.

 

6. Faça reuniões objetivas

 

Outro grande desperdício de tempo ocorre em reuniões não objetivas. Reuniões devem ter pauta definida, de preferência com horário para começar e terminar. Se quiser definir tempo para cada participação, todos poderão contribuir, ninguém se estenderá mais que o necessário e as soluções surgirão de forma mais produtiva.

Vencer o desperdício de tempo não é tarefa fácil, mas os resultados são muito compensadores. A empresa ganha em produtividade, minimiza o estresse e a pressão, faz com que o trabalho flua melhor e todos ganham.

Seu potencial precisa ser melhor aproveitado e seu tempo é muito precioso para ser desperdiçado. Portanto, aposte na gestão do tempo! Lembre-se: o tempo que passou não se pode recuperar. Mas, quanto ao que virá, dependerá de você.

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